Assurer une aide permanente au directeur en termes d’organisation, de gestion et d’animation de l’activité de la direction, d’accueil, d’information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers.

Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction
• Gère l’activité professionnelle du directeur, et du directeur adjoint en tant que de besoin, en planifiant des réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant, la gestion de notes, l’archivage matériel et dématérialisé
• Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l’activité de la direction dont l’accueil des nouveaux arrivants, la coordination des déménagements intra direction avec le service Equipement et déplacements de la Dirlog, la fonction de vérificateur des frais de mission de la direction et l’archivage des pièces justificatives correspondantes

Appui à l’animation de la direction
• Participe aux comités de direction et en rédige les comptes rendus, contribue à l’organisation de séminaire de direction
• Organise et veille à la transmission et à la circulation des informations au sein de la direction
• Anime le pôle administratif de la DIFAJE, composé de l’assistante de direction et des assistants.es administratives de 3 services : rencontres régulières, échange d’informations, organisation intérim et suppléances en cas d’absence, formalisation d’outils, guides ou procédures communes
• Saisit des rapports présentés en session et en commission permanente (Direction, Finances, CGOE), et vérifie les rapports transmis par les services de la DIFAJE avant validation du directeur
• Assure la supervision du site intranet de la direction en relation avec les correspondants intranet des services de la direction
• Travaille en réseau avec les assistantes de direction de l’ensemble des directions de la collectivité
• Assure la suppléance du secrétariat de la direction générale adjointe chargée des Ressources

Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité (gestion du
• courrier, gestion des délibérations, parapheur électronique)
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction/du service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter