Assistant de direction
Offre n° O052241216000825
Publiée le 16/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nos coordonnées de recrutement :
contact.recrutement@haute-marne.fr
ou
0325328888 (demander le service recrutement)
S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
contact.recrutement@haute-marne.fr
ou
0325328888 (demander le service recrutement)
S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Cours Marcel Baron, Chaumont (Haute-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rémunération brute mensuelle : Adjoint administratif territorial
Echelon 1 : 1 801,74 €
R.I.F.S.E.EP. : 316,00 €
Rémunération minimum basée sur la grille indiciaire.
Dans le cas où vous seriez retenu, une fiche financière vous sera transmise.
Echelon 1 : 1 801,74 €
R.I.F.S.E.EP. : 316,00 €
Rémunération minimum basée sur la grille indiciaire.
Dans le cas où vous seriez retenu, une fiche financière vous sera transmise.
Missions / conditions d'exercice
Placé sous l'autorité hiérarchique du directeur de la contractualisation et de l’administration de la direction générale adjointe du pôle des Solidarités, vous réalisez notamment les missions suivantes :
Soutien au directeur dans l’organisation des missions et des tâches de la direction :
- Assister le directeur dans la transmission d’informations internes et externes ;
- Gérer et coordonner l’agenda du directeur, planifier, organiser et suivre les rendez-vous ;
- Assurer l’organisation pratique des réunions (réserver les salles de réunion ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels, préparer les fonds de dossier) ;
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus…)
- Suivre et classer les courriers réservés (demandes et réponses de la direction) ;
- Coordonner la dématérialisation et suivre les parapheurs de la direction ;
- Suivre les conventions gérées par la direction ;
- Gérer les fournitures administratives (recensement des besoins, commande et gestion des stocks).
Gestion du courrier non dématérialisé :
- Participer à l’ouverture et au tri des courriers du Département avec le Service courrier ;
- Distribuer les courriers
Les fonctions pourront évoluer avec la mise en œuvre de la dématérialisation des courriers.
Intendance de la direction générale adjointe pôle Solidarités :
- gérer le stock de fournitures de la DGAPS sur les 3 sites (gestion des commandes de papier et enveloppes) ;
- en l’absence de l’agent responsable de l’entretien et suivi du parc automobile, et en lien le centre technique départemental, assurer le suivi technique des véhicules du site de Chaumont et de la direction ;
- en lien avec le service intendance, être le(la) référent(e) de l’entretien des locaux de la direction (bâtiment Issartel).
Gestion du matériel de la PMI :
- demander les devis à partir du recensement des besoins établies par la coordinatrice de la PMI ;
- procéder à la mise en concurrence et établissement des devis ;
- gestion des commandes et édition des bons de commande ;
- réception des livraisons et préparation de la distribution dans les CAS ;
- en lien avec le service intendance, demande de N°’ inventaire et étiquetage des matériels ;
- contrôle des factures et mise en paiement ; rattachements des engagements comptables à l’exercice.
Soutien au directeur dans l’organisation des missions et des tâches de la direction :
- Assister le directeur dans la transmission d’informations internes et externes ;
- Gérer et coordonner l’agenda du directeur, planifier, organiser et suivre les rendez-vous ;
- Assurer l’organisation pratique des réunions (réserver les salles de réunion ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels, préparer les fonds de dossier) ;
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus…)
- Suivre et classer les courriers réservés (demandes et réponses de la direction) ;
- Coordonner la dématérialisation et suivre les parapheurs de la direction ;
- Suivre les conventions gérées par la direction ;
- Gérer les fournitures administratives (recensement des besoins, commande et gestion des stocks).
Gestion du courrier non dématérialisé :
- Participer à l’ouverture et au tri des courriers du Département avec le Service courrier ;
- Distribuer les courriers
Les fonctions pourront évoluer avec la mise en œuvre de la dématérialisation des courriers.
Intendance de la direction générale adjointe pôle Solidarités :
- gérer le stock de fournitures de la DGAPS sur les 3 sites (gestion des commandes de papier et enveloppes) ;
- en l’absence de l’agent responsable de l’entretien et suivi du parc automobile, et en lien le centre technique départemental, assurer le suivi technique des véhicules du site de Chaumont et de la direction ;
- en lien avec le service intendance, être le(la) référent(e) de l’entretien des locaux de la direction (bâtiment Issartel).
Gestion du matériel de la PMI :
- demander les devis à partir du recensement des besoins établies par la coordinatrice de la PMI ;
- procéder à la mise en concurrence et établissement des devis ;
- gestion des commandes et édition des bons de commande ;
- réception des livraisons et préparation de la distribution dans les CAS ;
- en lien avec le service intendance, demande de N°’ inventaire et étiquetage des matériels ;
- contrôle des factures et mise en paiement ; rattachements des engagements comptables à l’exercice.
Profils recherchés
Profil recherché :
- formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.),
- maîtrise de l’outil informatique (World, Excel)
- goût pour le travail en équipe
- disponibilité, rigueur et méthode
- discrétion et réserve
- permis B
- formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.),
- maîtrise de l’outil informatique (World, Excel)
- goût pour le travail en équipe
- disponibilité, rigueur et méthode
- discrétion et réserve
- permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
0325328888
Informations complémentaires
Les plus : Tickets restaurants, association amicale, contrat de groupe et participation mutuelle.
Organisation de travail : Travail sur 5 jours en moyenne, 39h00, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public. Horaires fixes : 09h00-11h30 14h15-16h45 et le vendredi 16h00. 22 jours RTT et 25 jours de congés annuels.
Possibilité, sous réserve de nécessité de service d'effectuer 40 jours de télétravail sur 12 mois
Organisation de travail : Travail sur 5 jours en moyenne, 39h00, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public. Horaires fixes : 09h00-11h30 14h15-16h45 et le vendredi 16h00. 22 jours RTT et 25 jours de congés annuels.
Possibilité, sous réserve de nécessité de service d'effectuer 40 jours de télétravail sur 12 mois
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.