Assistant du Directeur Général des Services
Offre n° O052240722001427
Publiée le 16/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nos coordonnées de recrutement :
contact.recrutement@haute-marne.fr
ou
0325328888 (demander le service recrutement)
S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
contact.recrutement@haute-marne.fr
ou
0325328888 (demander le service recrutement)
S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 rue du commandant hugueny - bp 509, Chaumont (Haute-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rémunération brute mensuelle :
Rédacteur
Echelon 1 : 1 836,20 €
R.I.F.S.E.EP. : 532,00 €
N.B.I. (titulaire ou stagiaire uniquement) : 49,22 €
Rémunération minimum basée sur la grille indiciaire des rédacteurs.
Dans le cas où vous seriez retenu, une fiche financière vous sera transmise.
Rédacteur
Echelon 1 : 1 836,20 €
R.I.F.S.E.EP. : 532,00 €
N.B.I. (titulaire ou stagiaire uniquement) : 49,22 €
Rémunération minimum basée sur la grille indiciaire des rédacteurs.
Dans le cas où vous seriez retenu, une fiche financière vous sera transmise.
Missions / conditions d'exercice
Collaborateur/trice directe du Directeur général des services, assurant l’interface entre l’ensemble des pôles, directions et services, la Direction générale et le Cabinet du Président du Conseil départemental, l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente dans l’organisation quotidienne de leur travail, en termes d’accueil, de gestion du courrier et des agendas, de constitution, de suivi et de classement de dossiers.
L’assistant(e) de direction assure les missions suivantes :
- accueil physique et téléphonique des élus, des agents, des partenaires institutionnels
et des usagers
- orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande
- réception, gestion et ventilation du courrier papier et électronique
- réception, examen, enregistrement et suivi des parapheurs présentés à la signature du Président
du Conseil départemental et du Directeur général des services
- gestion de l’agenda du Directeur général, organisation et planification des réunions
- réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- dématérialisation des dossiers et gestion de répertoires partagés
- élaboration et suivi de dossiers supports des réunions et notamment des réunions de travail avec la Préfète
- suivi des projets et des activités de la direction générale, (présentations, rapports,
comptes rendus, suites réservées aux courriers reçus…)
- suivi du projet d’administration et notamment la revue des politiques publiques
- coordination de la circulation d’informations auprès des pôles et des directions
(notamment tenue de fichiers-ressources)
- suivi de la permanence de direction ; suivi des congés des directeurs et chefs de services…
- participation aux réunions de direction générale
- organisation des réunions des assistantes de direction DGS DGA
L’assistant(e) de direction assure les missions suivantes :
- accueil physique et téléphonique des élus, des agents, des partenaires institutionnels
et des usagers
- orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande
- réception, gestion et ventilation du courrier papier et électronique
- réception, examen, enregistrement et suivi des parapheurs présentés à la signature du Président
du Conseil départemental et du Directeur général des services
- gestion de l’agenda du Directeur général, organisation et planification des réunions
- réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- dématérialisation des dossiers et gestion de répertoires partagés
- élaboration et suivi de dossiers supports des réunions et notamment des réunions de travail avec la Préfète
- suivi des projets et des activités de la direction générale, (présentations, rapports,
comptes rendus, suites réservées aux courriers reçus…)
- suivi du projet d’administration et notamment la revue des politiques publiques
- coordination de la circulation d’informations auprès des pôles et des directions
(notamment tenue de fichiers-ressources)
- suivi de la permanence de direction ; suivi des congés des directeurs et chefs de services…
- participation aux réunions de direction générale
- organisation des réunions des assistantes de direction DGS DGA
Profils recherchés
Profil recherché :
– expérience souhaitée dans un poste similaire ; Bac+2 minimum souhaité
– connaissances du fonctionnement des services d’une collectivité / d’une administration,
des circuits et procédures administratives
– maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, AdobeReader…)
– maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil
– capacités rédactionnelles et prise d’initiative
– grandes qualités relationnelles et sens du service public
– méthode, autonomie, rigueur et organisation, discrétion et confidentialité, grande disponibilité
– capacité à faire face à une charge de travail soutenue ;
réactivité en cas d’urgence ponctuelle
– expérience souhaitée dans un poste similaire ; Bac+2 minimum souhaité
– connaissances du fonctionnement des services d’une collectivité / d’une administration,
des circuits et procédures administratives
– maîtrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, AdobeReader…)
– maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil
– capacités rédactionnelles et prise d’initiative
– grandes qualités relationnelles et sens du service public
– méthode, autonomie, rigueur et organisation, discrétion et confidentialité, grande disponibilité
– capacité à faire face à une charge de travail soutenue ;
réactivité en cas d’urgence ponctuelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0325328888
Informations complémentaires
Les plus : Tickets restaurants, association amicale, contrat de groupe et participation mutuelle.
Organisation de travail : Travail sur 5 jours en moyenne, 39h00, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public. Horaires fixes : 09h00-11h30 14h15-16h45 et le vendredi 16h00. 22 jours RTT et 25 jours de congés annuels.
Possibilité, sous réserve de nécessité de service d'effectuer 40 jours de télétravail sur 12 mois
Organisation de travail : Travail sur 5 jours en moyenne, 39h00, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public. Horaires fixes : 09h00-11h30 14h15-16h45 et le vendredi 16h00. 22 jours RTT et 25 jours de congés annuels.
Possibilité, sous réserve de nécessité de service d'effectuer 40 jours de télétravail sur 12 mois
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.