Assistant·e de direction
Offre n° O047250401396400
Publiée le 08/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du Département, Agen (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
07/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au coeur du Sud-Ouest, le Conseil Départemental de Lot-et-Garonne vous invite à rejoindre une équipe de 1300 agents qui oeuvrent au quotidien sur un territoire de 333 000 habitants.
D'Agen à Marmande, de Casteljaloux à Villeneuve-sur-Lot, en passant par Damazan ou Nérac, le Lot-et-Garonne c'est un concentré de Sud-Ouest alliant convivialité et douceur de vivre. Idéalement situé entre les métropoles de Bordeaux et Toulouse, le Lot-et-Garonne est unanimement reconnu pour sa qualité de vie et son environnement privilégié. Véritable « Jardin de la France » pour la qualité et la diversité de ses produits locaux et sa gastronomie, le Lot-et-Garonne est aussi un territoire de culture, de sport et d'activités nature.
En terre d'ovalie, l'esprit d'équipe, le partage et la solidarité font partie de notre ADN. Rejoignez le pack lot-et-garonnais !
D'Agen à Marmande, de Casteljaloux à Villeneuve-sur-Lot, en passant par Damazan ou Nérac, le Lot-et-Garonne c'est un concentré de Sud-Ouest alliant convivialité et douceur de vivre. Idéalement situé entre les métropoles de Bordeaux et Toulouse, le Lot-et-Garonne est unanimement reconnu pour sa qualité de vie et son environnement privilégié. Véritable « Jardin de la France » pour la qualité et la diversité de ses produits locaux et sa gastronomie, le Lot-et-Garonne est aussi un territoire de culture, de sport et d'activités nature.
En terre d'ovalie, l'esprit d'équipe, le partage et la solidarité font partie de notre ADN. Rejoignez le pack lot-et-garonnais !
Missions / conditions d'exercice
Placé·e sous l'autorité du·de la Directeur·rice Enfance-Famille, l'assistant·e de direction organise et veille au bon fonctionnement de la Direction.
Il/Elle est le lien entre les différentes directions, l'ensemble des agents de la DEF, les établissements et services accueillant des jeunes et les personnes extérieures.
Il/Elle apporte une aide au·à la Directeur·rice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers de la direction.
1. Assistant·e de la Direction Enfance Famille
- Accueil téléphonique et physique du public spécifique de la protection de l'enfance
- Gestion de l'agenda du·de la Directeur·rice, réservations
- Rédaction des mails, courriers, notes et rapports
- Réorientation des mails provenant des partenaires
- Appui administratif des Chefs·fes de territoire ASE et des cadres
- Suivi des parapheurs internes
- Ouverture, enregistrement et tri du courrier par agent
- Commande des fournitures
- Gestion de la documentation
- Suivi logistique et interventions diverses
- Élaboration et transmission des éléments pour l'astreinte de la DEF
- Suivi des courriers adressés à la Présidente sous le logiciel AIRS
- Mise à jour du tableau des astreintes des établissements et envoi aux cadres
- Participation aux réunions trimestrielles de coordination des assistantes administratives de la DGADS
2. Suivi des dossiers RH des agents de la direction
- Suivi des contrats et des demandes de publications
- Tenue de tableaux de bord concernant les contrats des agents de la DEF
- Préparation des dossiers pour les nouveaux arrivants
- Actualisation de l'organigramme et de l'annuaire
- Réception, contrôle, enregistrement et suivi des documents adressés à la DRH (arrêts de travail, demandes de TP, détachement, mutation, congé parental, disponibilité)
3. Instruction des demandes de subventions relevant de la protection de l'enfance
- Instruction et suivi des dossiers de demandes de subvention
- Rédaction des rapports à présenter en commission et saisie sous GEDELIB
- Préparation des notifications CP ou AD
- Rédaction des notes à l'attention de la Présidente
- Paiement des aides allouées sous GSO
4. Correspondante formation de la direction enfance famille
- Suivi des demandes de formation en interne et en externe de l'ensemble des agents de la DEF
- Communication des offres de formation en externe au·à la Directeur·rice et aux cadres
5. Référente des formations référentiel HAS en lien avec le CREAI NA
- Etablissement du calendrier, gestion des inscriptions et constitution des groupes
- Organisation des sessions (réservation des salles en interne et en externe, matériel informatique)
- Demande et négociations des devis
- Préparation des supports de formation
6. Participation à l'organisation des réunions de l'ODPE, du schéma DPPE 2021-2025 et aux évènements
- Soutien administratif à l'organisation
- Gestion des invitations
- Rédaction des comptes rendu
- Conférence annuelle de la protection de l'enfance
- Réussite 47
- Séminaire de la DEF
Il/Elle est le lien entre les différentes directions, l'ensemble des agents de la DEF, les établissements et services accueillant des jeunes et les personnes extérieures.
Il/Elle apporte une aide au·à la Directeur·rice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers de la direction.
1. Assistant·e de la Direction Enfance Famille
- Accueil téléphonique et physique du public spécifique de la protection de l'enfance
- Gestion de l'agenda du·de la Directeur·rice, réservations
- Rédaction des mails, courriers, notes et rapports
- Réorientation des mails provenant des partenaires
- Appui administratif des Chefs·fes de territoire ASE et des cadres
- Suivi des parapheurs internes
- Ouverture, enregistrement et tri du courrier par agent
- Commande des fournitures
- Gestion de la documentation
- Suivi logistique et interventions diverses
- Élaboration et transmission des éléments pour l'astreinte de la DEF
- Suivi des courriers adressés à la Présidente sous le logiciel AIRS
- Mise à jour du tableau des astreintes des établissements et envoi aux cadres
- Participation aux réunions trimestrielles de coordination des assistantes administratives de la DGADS
2. Suivi des dossiers RH des agents de la direction
- Suivi des contrats et des demandes de publications
- Tenue de tableaux de bord concernant les contrats des agents de la DEF
- Préparation des dossiers pour les nouveaux arrivants
- Actualisation de l'organigramme et de l'annuaire
- Réception, contrôle, enregistrement et suivi des documents adressés à la DRH (arrêts de travail, demandes de TP, détachement, mutation, congé parental, disponibilité)
3. Instruction des demandes de subventions relevant de la protection de l'enfance
- Instruction et suivi des dossiers de demandes de subvention
- Rédaction des rapports à présenter en commission et saisie sous GEDELIB
- Préparation des notifications CP ou AD
- Rédaction des notes à l'attention de la Présidente
- Paiement des aides allouées sous GSO
4. Correspondante formation de la direction enfance famille
- Suivi des demandes de formation en interne et en externe de l'ensemble des agents de la DEF
- Communication des offres de formation en externe au·à la Directeur·rice et aux cadres
5. Référente des formations référentiel HAS en lien avec le CREAI NA
- Etablissement du calendrier, gestion des inscriptions et constitution des groupes
- Organisation des sessions (réservation des salles en interne et en externe, matériel informatique)
- Demande et négociations des devis
- Préparation des supports de formation
6. Participation à l'organisation des réunions de l'ODPE, du schéma DPPE 2021-2025 et aux évènements
- Soutien administratif à l'organisation
- Gestion des invitations
- Rédaction des comptes rendu
- Conférence annuelle de la protection de l'enfance
- Réussite 47
- Séminaire de la DEF
Profils recherchés
Les Savoirs
- connaissance de l'environnement institutionnel de la Direction Enfance - Famille, des partenaires et prestataires
- connaissance du vocabulaire spécifique à l'Aide Sociale à l'Enfance
- connaissance des publics en difficulté et capacité à gérer les tensions
- connaissance des modalités d'attribution et de versement des aides départementales
Les Savoir-être
- capacités d'adaptation et d'organisation
- qualités relationnelles et rédactionnelles
- capacités d'analyse et de synthèse
- maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL) et applications métiers (ASG, AIRS COURRIER, GSO, ASTRE, GEDELIB et FOS)
- aptitude à la gestion de projets
- capacités de distanciation, de recul à l'égard des situations
- aptitude à gérer le caractère d'urgence des informations à transmettre
Les savoir-faire
- rigueur et méthode
- réactivité, dynamisme et autonomie
- discrétion et disponibilité
- aptitude au travail en équipe et à la prise d'initiatives
- sens élevé du service public
Particularité liée au poste
- strict respect du secret professionnel et de l'obligation de réserve
- connaissance de l'environnement institutionnel de la Direction Enfance - Famille, des partenaires et prestataires
- connaissance du vocabulaire spécifique à l'Aide Sociale à l'Enfance
- connaissance des publics en difficulté et capacité à gérer les tensions
- connaissance des modalités d'attribution et de versement des aides départementales
Les Savoir-être
- capacités d'adaptation et d'organisation
- qualités relationnelles et rédactionnelles
- capacités d'analyse et de synthèse
- maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL) et applications métiers (ASG, AIRS COURRIER, GSO, ASTRE, GEDELIB et FOS)
- aptitude à la gestion de projets
- capacités de distanciation, de recul à l'égard des situations
- aptitude à gérer le caractère d'urgence des informations à transmettre
Les savoir-faire
- rigueur et méthode
- réactivité, dynamisme et autonomie
- discrétion et disponibilité
- aptitude au travail en équipe et à la prise d'initiatives
- sens élevé du service public
Particularité liée au poste
- strict respect du secret professionnel et de l'obligation de réserve
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Le Département de Lot-et-Garonne promeut l'égalité professionnelle et prévient toute forme de discrimination dans son processus de recrutement : la compétence, l'expérience et les qualités professionnelles sont les seuls critères qu'il prend en compte.
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), à :
Mme la Présidente du Conseil départemental de Lot-et-Garonne
Direction des ressources humaines et du dialogue social
Hôtel du département47922 Agen cedex 9
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation, CV récent et un arrêté de dernière situation administrative obligatoire pour les agents titulaires de la fonction publique), à :
Mme la Présidente du Conseil départemental de Lot-et-Garonne
Direction des ressources humaines et du dialogue social
Hôtel du département47922 Agen cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.