Référent officier d'état civil et affaires administratives
Offre n° O045240726001688
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la République, Fleury-les-Aubrais (Loiret)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e à la direction de l'accueil et de la citoyenneté, sous l'autorité du directeur, l'agent est vous êtes référent.e du domaine de l'état-civil et des affaires administratives.
Vous mettez en œuvre les procédures d'instruction et êtes garant.e de la gestion et du suivi des dossiers du secteur.
Vous accueillez les publics et participez à l'instruction des démarches de premier niveau de la direction.
Vous mettez en œuvre les procédures d'instruction et êtes garant.e de la gestion et du suivi des dossiers du secteur.
Vous accueillez les publics et participez à l'instruction des démarches de premier niveau de la direction.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion du domaine de l'état-civil - affaires administratives (mariages - naissances - reconnaissances - PACS - divorces - avis de mention - changement de nom, prénom - baptême civil)
* Coordonner, instruire et contrôler l'activité du secteur (état civil, affaires administratives),
* Elaborer et developper la simplification et la modernisation des procédures,
* Coordonner et assurer la gestion des dossiers mariage, PACS et leur suivi,
* Participer aux auditions pour les mariages et les PACS en présence d'un élu,
* Etablir les actes d'état-civil (naissance, enregistrement des naissances extérieures, reconnaissance et changement de nom et/ou prénom, acte de notoriété),
* Dresser et assurer le suivi des demandes de livrets de famille,
* Adresser et gérer l?apposition des avis de mention, divorce et autres documents destinés aux administrations,
* Assurer une veille règlementaire et juridique du secteur,
* Accompagner la démarche de Gestion des relations aux usagers/citoyens,
* Procéder à l'ouverture des tables annuelles et décennales, ouvrir et clôturer les registres.
2. Participer à l'instruction des démarches de premier niveau de la direction
* Enregistrer un décès, une transcription et les autorisations liées aux inhumations et exhumations,
* Gérer les dépôts et retraits des demandes de titres CNI et passeports,
* Inscrire les administrés sur la liste électorale,
* Participer à l'organisation et à la préparation des élections avec le référent élections,
* Saisir le recensement citoyen des jeunes et délivrer les attestations,
* Délivrer des copies et extraits d?actes d'état-civil,
* Suivre l'édition des cartes évènement (mariage, naissance, décès) à destination des familles.
3. L'accueil et l'information du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique à l?accueil général de la mairie,
* Accueillir, filtrer, orienter et renseigner les usagers, les partenaires,
* Délivrer les informations nécessaires à la constitution des dossiers des différentes démarches administratives,
* Gérer l?agenda et la prise de rendez-vous des démarches usagers.
* Coordonner, instruire et contrôler l'activité du secteur (état civil, affaires administratives),
* Elaborer et developper la simplification et la modernisation des procédures,
* Coordonner et assurer la gestion des dossiers mariage, PACS et leur suivi,
* Participer aux auditions pour les mariages et les PACS en présence d'un élu,
* Etablir les actes d'état-civil (naissance, enregistrement des naissances extérieures, reconnaissance et changement de nom et/ou prénom, acte de notoriété),
* Dresser et assurer le suivi des demandes de livrets de famille,
* Adresser et gérer l?apposition des avis de mention, divorce et autres documents destinés aux administrations,
* Assurer une veille règlementaire et juridique du secteur,
* Accompagner la démarche de Gestion des relations aux usagers/citoyens,
* Procéder à l'ouverture des tables annuelles et décennales, ouvrir et clôturer les registres.
2. Participer à l'instruction des démarches de premier niveau de la direction
* Enregistrer un décès, une transcription et les autorisations liées aux inhumations et exhumations,
* Gérer les dépôts et retraits des demandes de titres CNI et passeports,
* Inscrire les administrés sur la liste électorale,
* Participer à l'organisation et à la préparation des élections avec le référent élections,
* Saisir le recensement citoyen des jeunes et délivrer les attestations,
* Délivrer des copies et extraits d?actes d'état-civil,
* Suivre l'édition des cartes évènement (mariage, naissance, décès) à destination des familles.
3. L'accueil et l'information du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique à l?accueil général de la mairie,
* Accueillir, filtrer, orienter et renseigner les usagers, les partenaires,
* Délivrer les informations nécessaires à la constitution des dossiers des différentes démarches administratives,
* Gérer l?agenda et la prise de rendez-vous des démarches usagers.
Profils recherchés
Savoirs :
* Connaissance du fonctionnement des collectivités,
* Maitrise des fondamentaux et du droit en matière d'état civil et affaires administratives,
* Connaissance de la règlementation et des procédures administratives,
* Maîtrise de l'informatique, de progiciels de gestion de l'état civil et activités associées,
* Maitrise de la gestion de relations usagers (GRU).
Savoir-faire :
* Aptitude à instruire les démarches relatives au domaine de l'état civil,
* Communiquer, savoir transmettre l'information,
* Travailler en transversalité, rendre compte,
* Aptitude à suivre les procédures de gestion, d'instruction et de contrôle,
* Savoir analyser les situations d'interaction avec les usagers,
* Techniques d'accueil et de régulation.
Savoir-être :
* Capacité au travail d'équipe, aisance relationnelle,
* Ecoute, disponibilité, langage adapté, patience,
* Discrétion, devoir de réserve,
* Capacité d'adaptation organisationnelle et d'initiative, réactivité.
* Connaissance du fonctionnement des collectivités,
* Maitrise des fondamentaux et du droit en matière d'état civil et affaires administratives,
* Connaissance de la règlementation et des procédures administratives,
* Maîtrise de l'informatique, de progiciels de gestion de l'état civil et activités associées,
* Maitrise de la gestion de relations usagers (GRU).
Savoir-faire :
* Aptitude à instruire les démarches relatives au domaine de l'état civil,
* Communiquer, savoir transmettre l'information,
* Travailler en transversalité, rendre compte,
* Aptitude à suivre les procédures de gestion, d'instruction et de contrôle,
* Savoir analyser les situations d'interaction avec les usagers,
* Techniques d'accueil et de régulation.
Savoir-être :
* Capacité au travail d'équipe, aisance relationnelle,
* Ecoute, disponibilité, langage adapté, patience,
* Discrétion, devoir de réserve,
* Capacité d'adaptation organisationnelle et d'initiative, réactivité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0238719393
Informations complémentaires
Spécificités du poste :
* Poste à temps complet, à hauteur de 39 h hebdomadaires et RTT, dont les horaires sont organisés en fonction des amplitudes d'ouverture au public,
* Disponibilité demandée le samedi, sur un principe de rotation, dans le cadre des permanences accueil assurées en alternance les samedis matins.
* Présence aux élections en fonction de la nécessité de service,
* Poste nécessitant une aptitude à l'accueil présentiel du public.
Renseignements auprès de Luc Langé,
Directeur de l'accueil et de la citoyenneté, au 02 38 71 93 93
Candidature à adresser (CV, lettre de motivation)
Madame la Maire de Fleury-les-Aubrais
Place de la République - 45400 FLEURY LES AUBRAIS
ou par mail à l'adresse suivante : recrutement@ville-fleurylesaubrais.fr
* Poste à temps complet, à hauteur de 39 h hebdomadaires et RTT, dont les horaires sont organisés en fonction des amplitudes d'ouverture au public,
* Disponibilité demandée le samedi, sur un principe de rotation, dans le cadre des permanences accueil assurées en alternance les samedis matins.
* Présence aux élections en fonction de la nécessité de service,
* Poste nécessitant une aptitude à l'accueil présentiel du public.
Renseignements auprès de Luc Langé,
Directeur de l'accueil et de la citoyenneté, au 02 38 71 93 93
Candidature à adresser (CV, lettre de motivation)
Madame la Maire de Fleury-les-Aubrais
Place de la République - 45400 FLEURY LES AUBRAIS
ou par mail à l'adresse suivante : recrutement@ville-fleurylesaubrais.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.