Secrétaire de cabinet
Offre n° O044250325001115
Publiée le 25/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des Ressources Humaines - 2, rue de l'Hôtel de Ville, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
02/06/2025
Date limite de candidature
25/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Proximité, innovation et engagement : Rejoignez Nantes Métropole, la Ville de Nantes et son CCAS !
Des opportunités professionnelles diverses, au cœur d'une métropole en constante évolution.
Des opportunités professionnelles diverses, au cœur d'une métropole en constante évolution.
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Cabinet de la Maire de Nantes, vous assurez le secrétariat de deux conseillers dans l'organisation de leur travail, assurez les activités de gestion administrative et d'accueil du Cabinet de la Maire.
Vous êtes en charge de la gestion administrative et d'accueil du Cabinet.
A ce titre, vous gérez le courrier, les parapheurs, gérez la boîte Postman et les messageries du Cabinet. Vous gérez les sollicitations de terrain de la Maire et assurez la mise à jour hebdomadaire de la mallette de permanence.
Dans le cadre de l’organisation permanente de l’activité des deux conseillers et de la responsable du bureau du Cabinet à la ville de Nantes, vous assurez la gestion de l’agenda, préparez les programmes quotidiens. Vous organisez les rendez-vous, réunions et déplacements et préparez les dossiers correspondants.
Vous mettez en forme tout type de documents, complétez les tableaux de bord permettant le suivi des réponses aux sollicitations de toute nature.
Vous mettez à jour les listes de vœux de la Maire.
Vous travaillez en binôme avec une assistante de l'équipe.
Enfin, vous assurez la commande de fournitures.
Un grande disponibilité et une flexibilité dans l’emploi du temps sont nécessaires en fonction des dossiers et de l’urgence des affaires.
Vous êtes en charge de la gestion administrative et d'accueil du Cabinet.
A ce titre, vous gérez le courrier, les parapheurs, gérez la boîte Postman et les messageries du Cabinet. Vous gérez les sollicitations de terrain de la Maire et assurez la mise à jour hebdomadaire de la mallette de permanence.
Dans le cadre de l’organisation permanente de l’activité des deux conseillers et de la responsable du bureau du Cabinet à la ville de Nantes, vous assurez la gestion de l’agenda, préparez les programmes quotidiens. Vous organisez les rendez-vous, réunions et déplacements et préparez les dossiers correspondants.
Vous mettez en forme tout type de documents, complétez les tableaux de bord permettant le suivi des réponses aux sollicitations de toute nature.
Vous mettez à jour les listes de vœux de la Maire.
Vous travaillez en binôme avec une assistante de l'équipe.
Enfin, vous assurez la commande de fournitures.
Un grande disponibilité et une flexibilité dans l’emploi du temps sont nécessaires en fonction des dossiers et de l’urgence des affaires.
Profils recherchés
Vous manifestez un intérêt particulier pour la vie de la collectivité, vous connaissez son organisation et son fonctionnement.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Libre Office Writer, Calc, Outlook).
Vous maîtrisez également les techniques de secrétariat et les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire. Vous savez travailler en autonomie, faire preuve d’anticipation, d’organisation, de rapidité et de réactivité afin de prioriser vos activités
en fonction des urgences.
Le respect de la confidentialité et du secret professionnel est indispensable sur ce poste. Doté·e de qualités relationnelles, votre capacité à établir une relation de confiance avec votre environnement est un atout pour ce poste.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Libre Office Writer, Calc, Outlook).
Vous maîtrisez également les techniques de secrétariat et les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire. Vous savez travailler en autonomie, faire preuve d’anticipation, d’organisation, de rapidité et de réactivité afin de prioriser vos activités
en fonction des urgences.
Le respect de la confidentialité et du secret professionnel est indispensable sur ce poste. Doté·e de qualités relationnelles, votre capacité à établir une relation de confiance avec votre environnement est un atout pour ce poste.
Contact et modalités de candidature
Contact
0240419000
Informations complémentaires
Besoin d'informations sur le poste ?
Hélène GOEPFERT, responsable du bureau du Cabinet, 02.40.99.98.08
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Sandrine GIRAUDET, département RH, 02.52.10.81.29
Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateur·rice·s :
- Carte restaurant (207,10€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60% par mois
- Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables (jusqu'300€/an)
- Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
- Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèques CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)
Hélène GOEPFERT, responsable du bureau du Cabinet, 02.40.99.98.08
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Sandrine GIRAUDET, département RH, 02.52.10.81.29
Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateur·rice·s :
- Carte restaurant (207,10€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60% par mois
- Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables (jusqu'300€/an)
- Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des œuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
- Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèques CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.