Assistant.e de Direction (h/f)
Offre n° O044241220001065
Publiée le 20/12/2024
Synthèse de l'offre
La Communauté de Communes Estuaire et Sillon, située au cœur du département de Loire-Atlantique, entre Nantes et Saint-Nazaire, regroupe 11 communes désireuses de travailler de concert et fédérer leurs énergies pour mettre en œuvre de grands projets de développement local. Elle regroupe les communes de Bouée, Campbon, Cordemais, Lavau sur Loire, La Chapelle-Launay, Le Temple de Bretagne, Malville, Prinquiau, Quilly, Saint Etienne de Montluc et Savenay.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 boulevard de la Loire - CS 7024, Savenay (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
20/03/2025
Date limite de candidature
19/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale des Services et sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous êtes chargé(e) d’assister et accompagner la Direction Générale et le Président dans le cadre des missions liées au secrétariat général et à la gestion des assemblées. Vous assurerez par ailleurs l’encadrement et le pilotage de l’activité de l’agent d’accueil général.
Missions / conditions d'exercice
Assistant(e) de la présidence et collaborateur(rice) de la direction générale des services
• Accueil téléphonique,
• Gestion des agendas, organisation et planification de réunions/RDV, suivi des invitations, suivi des demandes des élus et des partenaires pour le compte du Président et de la DGS,
• Interface permanent avec les services de la CCES pour l’organisation des réunions, commissions diverses,
• Elaboration de courriers, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (Word, Excel, Power point…)
• Gestion des parapheurs de la collectivité (papiers et électroniques), en veillant au respect des procédures internes et à la qualité des documents soumis à la validation de l’autorité territoriale,
• Enregistrement des courriers/mails entrants et sortants relevant du périmètre en veillant à ce que des réponses soient apportées dans les meilleurs délais,
• Mise à jour du calendrier communautaire
• Mise à jour des bases de données des élus, partenaires et organismes/structures où la collectivité est représentée,
• Suivi, tenue et le classement des dossiers et archives physiques et informatiques du Président et de la DGS,
• Participer aux projets et actions transversales : arborescence du serveur, outils collaboratifs, gestion de crise etc…
• Secrétariat de certaines réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus,
• Organisation des déplacements et hébergements le cas échéant,
• En lien avec le service communication et les services, contribuer à la mise à jour de l’intranet élus et du site internet pour ce qui relève du périmètre de l’assistant(e) de direction,
• En lien avec le service communication, participer à l’organisation des évènements institutionnels (mise à jour des bases de données partenaires…).
Secrétariat des assemblées : Gestion et exécution des assemblées communautaires et des décisions de l'exécutif
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires aux assemblées délibérantes (conseils communautaires, bureaux délibératifs) et autres instances (bureau non délibératif et plénières des conseillers communautaires),
• Suivi du respect des échéances et relances auprès des directeurs et responsables de service,
• Rédaction et diffusion des ordres du jour, convocations et des dossiers/documents nécessaires au bon déroulement des instances (procédures dématérialisées),
• Assurer la qualité rédactionnelle et la mise en forme des notes de synthèse, délibérations/décisions/arrêtés etc,
• Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, liste des délibérations, etc, ,
• Transmission au contrôle de légalité, affichage règlementaire et tenue des registres des actes de la collectivité,
• Organiser et gérer matériellement les réunions,
• Participation à la sécurisation juridique des décisions.
Management de l’agent d’accueil général
• Encadrer l’agent d’accueil dans ses missions,
• Superviser l’organisation et la continuité de l’accueil général,
• Veiller à la gestion centrale du courrier et des circuits des parapheurs (réception, enregistrement, transmission),
De manière très exceptionnelle, assurer le remplacement de l’agent d’accueil général en son absence et celle de son binôme.
- Disponibilité les soirs des conseils communautaires
- Permis véhicule de catégorie B obligatoire.
• Accueil téléphonique,
• Gestion des agendas, organisation et planification de réunions/RDV, suivi des invitations, suivi des demandes des élus et des partenaires pour le compte du Président et de la DGS,
• Interface permanent avec les services de la CCES pour l’organisation des réunions, commissions diverses,
• Elaboration de courriers, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (Word, Excel, Power point…)
• Gestion des parapheurs de la collectivité (papiers et électroniques), en veillant au respect des procédures internes et à la qualité des documents soumis à la validation de l’autorité territoriale,
• Enregistrement des courriers/mails entrants et sortants relevant du périmètre en veillant à ce que des réponses soient apportées dans les meilleurs délais,
• Mise à jour du calendrier communautaire
• Mise à jour des bases de données des élus, partenaires et organismes/structures où la collectivité est représentée,
• Suivi, tenue et le classement des dossiers et archives physiques et informatiques du Président et de la DGS,
• Participer aux projets et actions transversales : arborescence du serveur, outils collaboratifs, gestion de crise etc…
• Secrétariat de certaines réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus,
• Organisation des déplacements et hébergements le cas échéant,
• En lien avec le service communication et les services, contribuer à la mise à jour de l’intranet élus et du site internet pour ce qui relève du périmètre de l’assistant(e) de direction,
• En lien avec le service communication, participer à l’organisation des évènements institutionnels (mise à jour des bases de données partenaires…).
Secrétariat des assemblées : Gestion et exécution des assemblées communautaires et des décisions de l'exécutif
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires aux assemblées délibérantes (conseils communautaires, bureaux délibératifs) et autres instances (bureau non délibératif et plénières des conseillers communautaires),
• Suivi du respect des échéances et relances auprès des directeurs et responsables de service,
• Rédaction et diffusion des ordres du jour, convocations et des dossiers/documents nécessaires au bon déroulement des instances (procédures dématérialisées),
• Assurer la qualité rédactionnelle et la mise en forme des notes de synthèse, délibérations/décisions/arrêtés etc,
• Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, liste des délibérations, etc, ,
• Transmission au contrôle de légalité, affichage règlementaire et tenue des registres des actes de la collectivité,
• Organiser et gérer matériellement les réunions,
• Participation à la sécurisation juridique des décisions.
Management de l’agent d’accueil général
• Encadrer l’agent d’accueil dans ses missions,
• Superviser l’organisation et la continuité de l’accueil général,
• Veiller à la gestion centrale du courrier et des circuits des parapheurs (réception, enregistrement, transmission),
De manière très exceptionnelle, assurer le remplacement de l’agent d’accueil général en son absence et celle de son binôme.
- Disponibilité les soirs des conseils communautaires
- Permis véhicule de catégorie B obligatoire.
Profils recherchés
Formation :
Formation dans le domaine du secrétariat de direction (BTS assistante de direction, gestion administrative…),
Une expérience de 5 ans minimum souhaitée sur des missions similaires (secrétariat et gestion des assemblées dans une collectivité territoriale).
Compétences requises
- Connaissances avérées du fonctionnement des collectivités territoriales (procédures relatives aux actes administratifs, règlementations, circuits décisionnels…) et de leurs instances (Conseil, bureau, commissions, comité de pilotage, comité technique…),
- Parfaite maitrise des règles d’organisation, de planification et de priorisation - des tâches et des agendas,
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits,
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services,
- Maitrise des logiciels et application métiers (suite office, office 365, ixbus, dotelec, Ciril Finances, Manty budget, Manty Décision…),
- Qualités rédactionnelles et orthographiques.
Qualités requises
- Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’anticipation,
- Rigueur administrative et capacité à synthétiser,
- Très forte adaptabilité,
- Disponibilité, réactivité, dynamisme et gestion des priorités,
- Qualités relationnelles et d’écoute,
- Discrétion et confidentialité,
- Sens du travail en équipe et appétence pour le management.
Formation dans le domaine du secrétariat de direction (BTS assistante de direction, gestion administrative…),
Une expérience de 5 ans minimum souhaitée sur des missions similaires (secrétariat et gestion des assemblées dans une collectivité territoriale).
Compétences requises
- Connaissances avérées du fonctionnement des collectivités territoriales (procédures relatives aux actes administratifs, règlementations, circuits décisionnels…) et de leurs instances (Conseil, bureau, commissions, comité de pilotage, comité technique…),
- Parfaite maitrise des règles d’organisation, de planification et de priorisation - des tâches et des agendas,
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits,
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services,
- Maitrise des logiciels et application métiers (suite office, office 365, ixbus, dotelec, Ciril Finances, Manty budget, Manty Décision…),
- Qualités rédactionnelles et orthographiques.
Qualités requises
- Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’anticipation,
- Rigueur administrative et capacité à synthétiser,
- Très forte adaptabilité,
- Disponibilité, réactivité, dynamisme et gestion des priorités,
- Qualités relationnelles et d’écoute,
- Discrétion et confidentialité,
- Sens du travail en équipe et appétence pour le management.
Contact et modalités de candidature
Contact
02-40-56-81-03
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV, lettre de motivation) par courrier à
Monsieur le Président de la Communauté de Communes Estuaire et Sillon - 2 boulevard de la Loire - CS 7024 - 44260 SAVENAY ou par mail à l'adresse suivante estuairesillon@dotelec.com.
SI VOUS êtes fonctionnaire, merci d'adresser une copie de votre dernier arrêté de situation administrative .
Renseignements complémentaires : Madame Fanny MICONNET – Directrice Générale des Services (02-40-56-81-03)
AVANTAGES LIES AU POSTE
Régime indemnitaire
Bénéfice du COS 44 : prestations d'action sociale : chèques vacances, loisirs enfants et agents, aides diverses
Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé
Monsieur le Président de la Communauté de Communes Estuaire et Sillon - 2 boulevard de la Loire - CS 7024 - 44260 SAVENAY ou par mail à l'adresse suivante estuairesillon@dotelec.com.
SI VOUS êtes fonctionnaire, merci d'adresser une copie de votre dernier arrêté de situation administrative .
Renseignements complémentaires : Madame Fanny MICONNET – Directrice Générale des Services (02-40-56-81-03)
AVANTAGES LIES AU POSTE
Régime indemnitaire
Bénéfice du COS 44 : prestations d'action sociale : chèques vacances, loisirs enfants et agents, aides diverses
Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.