Assistant(e) de Direction

Offre n° O044241021000729
Publiée le 21/10/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE CORDEMAIS
Lieu de travail
Avenue des Quatre Vents - BP 42, Cordemais (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
20/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vous serez en charge de l’assistance directe du Maire et vous apporterez une aide permanente à la Direction (DGS et CODIR) et aux élus.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
1/ Organisation de la vie professionnelle du Maire
 Organiser l’agenda du Maire et gérer les prises de rendez-vous en fonction des priorités et des contraintes (RDV, réunions, déplacements, absences).
 Constituer et préparer les dossiers thématiques afférents aux projets, réunions, rendez-vous sur lesquels le Maire intervient
 Assurer la logistique en lien avec ces dossiers (réservation de salles, installation de matériel ou de mobilier)
 Assurer la gestion centralisée du protocole
 Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
 Organiser les déplacements, gestion des notes de frais
 Réaliser l'accueil physique et téléphonique pour son compte si besoin

2/ Secrétariat :
 Assurer le secrétariat de la direction générale (DGS et CODIR) et des élus
 Assurer l’accueil téléphonique et physique des collaborateurs et partenaires institutionnels
 Conception et mise en place d’outils d’organisation et de suivi des activités de la direction (plannings, calendriers, tableaux de bord, comptes-rendus d’activités)
 Organiser les déplacements des élus et la gestion de leurs notes de frais
 Planification des évènements conviviaux de la direction
 Organiser les cérémonies institutionnelles
 Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents pour le Maire, la Direction générale
 Assurer le départ du courrier relatif au service direction générale et aux élus
 Effectuer la mise à jour du tableau des astreintes et de la valise d’astreinte
 Gérer la réservation de la salle des commissions
 Organiser le classement et l'archivage des dossiers

3/ Organisation et planification des temps institutionnels (commissions, conseil des Sages, conseil des Jeunes) en lien avec les référents et les élus :
 Préparer les temps, logistique, convocations
 Assurer la rédaction des comptes rendus
 Soutien au Conseil des Jeunes et des Sages dans le suivi des projets
 Suivi du service civique Conseil des Jeunes en collaboration avec l’Adjointe du DGS

4/ Aide à la réalisation des actes :
 Rédaction et passage au contrôle de légalité des décisions
 Centralisation des arrêtés
Profils recherchés
PROFIL / COMPETENCES
 De formation supérieure (Bac + 2) Assistant de Direction ou D.U.T. Gestion des administrations ou équivalent, vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation, et savez concilier réactivité, efficacité et rigueur ;
 Vous justifiez d'une expérience dans un poste similaire et connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales ;
 Vous maîtrisez parfaitement les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire et disposez d'une aisance rédactionnelle ;
 Doté(e) de qualités relationnelles évidentes, vous savez adapter votre comportement aux différents interlocuteurs, être à l'écoute, faire preuve de tact, restituer et informer ;
 Vous maîtrisez les outils informatiques et numériques, êtes à l'aise avec les outils collaboratifs et/ou innovants ;
 Vous êtes disponible et respectueux(se) des obligations de discrétion, de réserve (à conserver auprès de tous) et de confidentialité.

Contact et modalités de candidature

Contact
0240578518
Informations complémentaires
CANDIDATURES
Joindre OBLIGATOIREMENT à votre candidature : lettre de motivation, curriculum vitae, une copie du dernier bulletin de salaire.
MAIRIE DE CORDEMAIS
Monsieur le Maire
AVENUE DES QUATRE VENTS - 44360 CORDEMAIS
adjointedgs@cordemais.fr

Pour plus d'informations : contacter le 02 40 57 79 99, Mme Fiorella PASQUALINI, Adjointe au Directeur Général des Services.
Déposer ma candidature

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.