Assistant(e) de Direction
Offre n° O044241021000729
Publiée le 21/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Avenue des Quatre Vents - BP 42, Cordemais (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
20/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vous serez en charge de l’assistance directe du Maire et vous apporterez une aide permanente à la Direction (DGS et CODIR) et aux élus.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
1/ Organisation de la vie professionnelle du Maire
Organiser l’agenda du Maire et gérer les prises de rendez-vous en fonction des priorités et des contraintes (RDV, réunions, déplacements, absences).
Constituer et préparer les dossiers thématiques afférents aux projets, réunions, rendez-vous sur lesquels le Maire intervient
Assurer la logistique en lien avec ces dossiers (réservation de salles, installation de matériel ou de mobilier)
Assurer la gestion centralisée du protocole
Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
Organiser les déplacements, gestion des notes de frais
Réaliser l'accueil physique et téléphonique pour son compte si besoin
2/ Secrétariat :
Assurer le secrétariat de la direction générale (DGS et CODIR) et des élus
Assurer l’accueil téléphonique et physique des collaborateurs et partenaires institutionnels
Conception et mise en place d’outils d’organisation et de suivi des activités de la direction (plannings, calendriers, tableaux de bord, comptes-rendus d’activités)
Organiser les déplacements des élus et la gestion de leurs notes de frais
Planification des évènements conviviaux de la direction
Organiser les cérémonies institutionnelles
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents pour le Maire, la Direction générale
Assurer le départ du courrier relatif au service direction générale et aux élus
Effectuer la mise à jour du tableau des astreintes et de la valise d’astreinte
Gérer la réservation de la salle des commissions
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
3/ Organisation et planification des temps institutionnels (commissions, conseil des Sages, conseil des Jeunes) en lien avec les référents et les élus :
Préparer les temps, logistique, convocations
Assurer la rédaction des comptes rendus
Soutien au Conseil des Jeunes et des Sages dans le suivi des projets
Suivi du service civique Conseil des Jeunes en collaboration avec l’Adjointe du DGS
4/ Aide à la réalisation des actes :
Rédaction et passage au contrôle de légalité des décisions
Centralisation des arrêtés
1/ Organisation de la vie professionnelle du Maire
Organiser l’agenda du Maire et gérer les prises de rendez-vous en fonction des priorités et des contraintes (RDV, réunions, déplacements, absences).
Constituer et préparer les dossiers thématiques afférents aux projets, réunions, rendez-vous sur lesquels le Maire intervient
Assurer la logistique en lien avec ces dossiers (réservation de salles, installation de matériel ou de mobilier)
Assurer la gestion centralisée du protocole
Rappeler des informations importantes et transmettre les messages
Organiser les déplacements, gestion des notes de frais
Réaliser l'accueil physique et téléphonique pour son compte si besoin
2/ Secrétariat :
Assurer le secrétariat de la direction générale (DGS et CODIR) et des élus
Assurer l’accueil téléphonique et physique des collaborateurs et partenaires institutionnels
Conception et mise en place d’outils d’organisation et de suivi des activités de la direction (plannings, calendriers, tableaux de bord, comptes-rendus d’activités)
Organiser les déplacements des élus et la gestion de leurs notes de frais
Planification des évènements conviviaux de la direction
Organiser les cérémonies institutionnelles
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents pour le Maire, la Direction générale
Assurer le départ du courrier relatif au service direction générale et aux élus
Effectuer la mise à jour du tableau des astreintes et de la valise d’astreinte
Gérer la réservation de la salle des commissions
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
3/ Organisation et planification des temps institutionnels (commissions, conseil des Sages, conseil des Jeunes) en lien avec les référents et les élus :
Préparer les temps, logistique, convocations
Assurer la rédaction des comptes rendus
Soutien au Conseil des Jeunes et des Sages dans le suivi des projets
Suivi du service civique Conseil des Jeunes en collaboration avec l’Adjointe du DGS
4/ Aide à la réalisation des actes :
Rédaction et passage au contrôle de légalité des décisions
Centralisation des arrêtés
Profils recherchés
PROFIL / COMPETENCES
De formation supérieure (Bac + 2) Assistant de Direction ou D.U.T. Gestion des administrations ou équivalent, vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation, et savez concilier réactivité, efficacité et rigueur ;
Vous justifiez d'une expérience dans un poste similaire et connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales ;
Vous maîtrisez parfaitement les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire et disposez d'une aisance rédactionnelle ;
Doté(e) de qualités relationnelles évidentes, vous savez adapter votre comportement aux différents interlocuteurs, être à l'écoute, faire preuve de tact, restituer et informer ;
Vous maîtrisez les outils informatiques et numériques, êtes à l'aise avec les outils collaboratifs et/ou innovants ;
Vous êtes disponible et respectueux(se) des obligations de discrétion, de réserve (à conserver auprès de tous) et de confidentialité.
De formation supérieure (Bac + 2) Assistant de Direction ou D.U.T. Gestion des administrations ou équivalent, vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation, et savez concilier réactivité, efficacité et rigueur ;
Vous justifiez d'une expérience dans un poste similaire et connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales ;
Vous maîtrisez parfaitement les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire et disposez d'une aisance rédactionnelle ;
Doté(e) de qualités relationnelles évidentes, vous savez adapter votre comportement aux différents interlocuteurs, être à l'écoute, faire preuve de tact, restituer et informer ;
Vous maîtrisez les outils informatiques et numériques, êtes à l'aise avec les outils collaboratifs et/ou innovants ;
Vous êtes disponible et respectueux(se) des obligations de discrétion, de réserve (à conserver auprès de tous) et de confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0240578518
Informations complémentaires
CANDIDATURES
Joindre OBLIGATOIREMENT à votre candidature : lettre de motivation, curriculum vitae, une copie du dernier bulletin de salaire.
MAIRIE DE CORDEMAIS
Monsieur le Maire
AVENUE DES QUATRE VENTS - 44360 CORDEMAIS
adjointedgs@cordemais.fr
Pour plus d'informations : contacter le 02 40 57 79 99, Mme Fiorella PASQUALINI, Adjointe au Directeur Général des Services.
Joindre OBLIGATOIREMENT à votre candidature : lettre de motivation, curriculum vitae, une copie du dernier bulletin de salaire.
MAIRIE DE CORDEMAIS
Monsieur le Maire
AVENUE DES QUATRE VENTS - 44360 CORDEMAIS
adjointedgs@cordemais.fr
Pour plus d'informations : contacter le 02 40 57 79 99, Mme Fiorella PASQUALINI, Adjointe au Directeur Général des Services.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.