Secrétaire de service H/F
Offre n° O044241001387306
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 bis place saint similien - bp 416, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
21/11/2024
Date limite de candidature
20/11/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
5 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Accueillir
- Réaliser le secrétariat
- Gérer le budget
- Gérer les dossiers spécifiques
- Réaliser le secrétariat
- Gérer le budget
- Gérer les dossiers spécifiques
Missions / conditions d'exercice
Intégré au département prévention et solidarités, la direction de l'inclusion sociale est structurée autour d'un pôle relation aux usagers et accès aux droits (PRUAD) et d'un pôle logement hébergement et urgence sociale (PLHUS).
Le pôle PLHUS gère notamment 2 établissements d'hébergement et d'insertion sociale (centre nantais d'hébergement des réfugiés, centre d'hébergement et de réinsertion sociale " La parenthèse "), l'espace Agnès Varda, l'accueil de jour familles, l'atelier de dynamisation sociale Alisé et le service à compétence métropolitaine du fonds de solidarité logement (FSL).
Activités principales :
Accueillir :
Exercer une fonction d'accueil téléphonique et physique des usagers (interne et externe).
Évaluer la demande et orienter les usagers vers les professionnels et/ou les services compétents.
Réaliser le secrétariat :
Assurer la gestion des agendas.
Assurer la gestion du courrier, la saisie des documents et de manière générale toutes les activités liées à la bureautique.
Assurer le suivi de dossiers (résidents et administratifs).
Assurer le suivi de la documentation (commande, circulation, classement).
Effectuer le suivi des éléments statistiques nécessaires à l'évaluation de l'activité du service.
Gérer le budget :
Assurer la gestion des commandes, le suivi des factures.
Assurer et être en vigilance sur le suivi du budget en fonctionnement et en investissement.
Assurer la fonction de régisseur principal de la régie d'avance et de recette.
Gérer les dossiers spécifiques :
Instruire et suivre les déclarations de sinistre, d'accidents du travail, de trajet...
Effectuer l'instruction et le suivi des demandes de formations du personnel.
Renseigner les éléments variables de paie...
Participer à la mise en oeuvre de projet d'établissement, en lien avec l'équipe.
Participer à l'élaboration du rapport d'activité annuel (analyse des données, transmissions des besoins repérés).
Intégré au département prévention et solidarités, la direction de l'inclusion sociale est structurée autour d'un pôle relation aux usagers et accès aux droits (PRUAD) et d'un pôle logement hébergement et urgence sociale (PLHUS).
Le pôle PLHUS gère notamment 2 établissements d'hébergement et d'insertion sociale (centre nantais d'hébergement des réfugiés, centre d'hébergement et de réinsertion sociale " La parenthèse "), l'espace Agnès Varda, l'accueil de jour familles, l'atelier de dynamisation sociale Alisé et le service à compétence métropolitaine du fonds de solidarité logement (FSL).
Le pôle PLHUS gère notamment 2 établissements d'hébergement et d'insertion sociale (centre nantais d'hébergement des réfugiés, centre d'hébergement et de réinsertion sociale " La parenthèse "), l'espace Agnès Varda, l'accueil de jour familles, l'atelier de dynamisation sociale Alisé et le service à compétence métropolitaine du fonds de solidarité logement (FSL).
Activités principales :
Accueillir :
Exercer une fonction d'accueil téléphonique et physique des usagers (interne et externe).
Évaluer la demande et orienter les usagers vers les professionnels et/ou les services compétents.
Réaliser le secrétariat :
Assurer la gestion des agendas.
Assurer la gestion du courrier, la saisie des documents et de manière générale toutes les activités liées à la bureautique.
Assurer le suivi de dossiers (résidents et administratifs).
Assurer le suivi de la documentation (commande, circulation, classement).
Effectuer le suivi des éléments statistiques nécessaires à l'évaluation de l'activité du service.
Gérer le budget :
Assurer la gestion des commandes, le suivi des factures.
Assurer et être en vigilance sur le suivi du budget en fonctionnement et en investissement.
Assurer la fonction de régisseur principal de la régie d'avance et de recette.
Gérer les dossiers spécifiques :
Instruire et suivre les déclarations de sinistre, d'accidents du travail, de trajet...
Effectuer l'instruction et le suivi des demandes de formations du personnel.
Renseigner les éléments variables de paie...
Participer à la mise en oeuvre de projet d'établissement, en lien avec l'équipe.
Participer à l'élaboration du rapport d'activité annuel (analyse des données, transmissions des besoins repérés).
Intégré au département prévention et solidarités, la direction de l'inclusion sociale est structurée autour d'un pôle relation aux usagers et accès aux droits (PRUAD) et d'un pôle logement hébergement et urgence sociale (PLHUS).
Le pôle PLHUS gère notamment 2 établissements d'hébergement et d'insertion sociale (centre nantais d'hébergement des réfugiés, centre d'hébergement et de réinsertion sociale " La parenthèse "), l'espace Agnès Varda, l'accueil de jour familles, l'atelier de dynamisation sociale Alisé et le service à compétence métropolitaine du fonds de solidarité logement (FSL).
Profils recherchés
Vous avez une formation dans le domaine du secrétariat, avec une expérience à un même type de poste ou a un poste d'assistante ou secrétaire de direction.
Vous maîtrisez les outils informatiques classiques et vous savez vous adapter au outils et logiciels métiers.
Vous avez idéalement des connaissances de base en comptabilité ou en gestion financière.
Vous faîtes preuve d'écoute, de discrétion et d'adaptabilité face au publics accueilli et aux situations rencontrées.
Ce poste vous intéresse, envoyez-,nous votre CV !
Vous maîtrisez les outils informatiques classiques et vous savez vous adapter au outils et logiciels métiers.
Vous avez idéalement des connaissances de base en comptabilité ou en gestion financière.
Vous faîtes preuve d'écoute, de discrétion et d'adaptabilité face au publics accueilli et aux situations rencontrées.
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Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Nicolas MEHEUT, Cadre de proximité RH, 02 40 99 27 26
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.