Assistant.e de direction
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Offre n° O044240919001458
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 182 rue du Maréchal Foch - VARADES, Loireauxence (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
18/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité directe de la DGS, il/Elle assiste Mme la Maire ainsi que la Directrice Générale des services, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Il/Elle cordonne et assure le relais d'informations vers les mairies annexes, pôles et services. Membre du Comité de direction, il.elle en assure le compte rendu. Vous participerez par votre rôle central à la construction des services actuellement en structuration
Missions / conditions d'exercice
Missions
Organiser la vie professionnelle de la Maire de Loireauxence (tenir l'agenda, prise des rendez-vous, organisation des déplacements) pour Mme la maire
- Assurer la coordination et le traitement des invitations faites aux élus (traitement et coordination des invitations) en lien avec les pôles
- Assurer les missions d'assistanat de direction pour la DGS (gestion agenda, prise de rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, réservation de salle, préparation réunions, suivi de l'AFAFAF...)
- Assurer les travaux bureautiques demandés par Mme la Maire ou la DGS (notes, courriers, diaporamas...) et soutenir la DGS dans la préparation des bureaux municipaux
- Préparer le conseil municipal (préparation et vérification des délibérations, envoi des documents....) et son suivi (élaboration du procès verbal,, transmission des délibérations aux services de la Préfecture....)
- Réaliser, mettre en forme et assurer le classement/archivage des travaux conformément au cadre réglementaire
- Assurer la gestion du courrier (réception, diffusion...) et la gestion des clefs pour la collectivité (agents et élus)
- Effectuer une veille juridique régulière et s'assurer du respect de la réglementation
Il/Elle peut remplacer, si besoin ou en cas d'absences, la chargée de mission Communication participation citoyenne sur quelques tâches de communication (binôme)
Organiser la vie professionnelle de la Maire de Loireauxence (tenir l'agenda, prise des rendez-vous, organisation des déplacements) pour Mme la maire
- Assurer la coordination et le traitement des invitations faites aux élus (traitement et coordination des invitations) en lien avec les pôles
- Assurer les missions d'assistanat de direction pour la DGS (gestion agenda, prise de rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, réservation de salle, préparation réunions, suivi de l'AFAFAF...)
- Assurer les travaux bureautiques demandés par Mme la Maire ou la DGS (notes, courriers, diaporamas...) et soutenir la DGS dans la préparation des bureaux municipaux
- Préparer le conseil municipal (préparation et vérification des délibérations, envoi des documents....) et son suivi (élaboration du procès verbal,, transmission des délibérations aux services de la Préfecture....)
- Réaliser, mettre en forme et assurer le classement/archivage des travaux conformément au cadre réglementaire
- Assurer la gestion du courrier (réception, diffusion...) et la gestion des clefs pour la collectivité (agents et élus)
- Effectuer une veille juridique régulière et s'assurer du respect de la réglementation
Il/Elle peut remplacer, si besoin ou en cas d'absences, la chargée de mission Communication participation citoyenne sur quelques tâches de communication (binôme)
Profils recherchés
- Connaissances de l'environnement territorial, du fonctionnement et de l'environnement institutionnel
- Maîtrise des techniques de secrétariat : compétences rédactionnelles et d'orthographe - comptes-rendus, notes...
- Diplomate, capacité à gérer les relations avec les élus et les agents
- Maîtrise des outils bureautiques et connaissance et aisance dans l'utilisation les outils numériques
- Aptitudes à déterminer les priorités, à anticiper les demandes et à respecter les délais
- Rigueur, autonomie, dynamisme et polyvalence
- Discrétion et confidentialité
- Compétences juridiques appréciées et expérience sur un poste similaire souhaitée
- Maîtrise des techniques de secrétariat : compétences rédactionnelles et d'orthographe - comptes-rendus, notes...
- Diplomate, capacité à gérer les relations avec les élus et les agents
- Maîtrise des outils bureautiques et connaissance et aisance dans l'utilisation les outils numériques
- Aptitudes à déterminer les priorités, à anticiper les demandes et à respecter les délais
- Rigueur, autonomie, dynamisme et polyvalence
- Discrétion et confidentialité
- Compétences juridiques appréciées et expérience sur un poste similaire souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
0240983303
Informations complémentaires
Un CV et une lettre de motivation sont nécessaires pour postuler sur l'offre.
Processus de recrutement :
- Réception des candidatures jusqu'au 18/10/2024
- Entretien : Semaine n°43
- Réponse : Semaine n°44
Processus de recrutement :
- Réception des candidatures jusqu'au 18/10/2024
- Entretien : Semaine n°43
- Réponse : Semaine n°44
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE LOIREAUXENCE
>Hôtel de Ville - 182 rue du Maréchal Foch - VARADES
44370 LOIREAUXENCE
>Hôtel de Ville - 182 rue du Maréchal Foch - VARADES
44370 LOIREAUXENCE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.