Assistant.e de Direction
Offre n° O044240819000605
Publiée le 19/08/2024
Synthèse de l'offre
La CARENE : Saint-Nazaire Agglomération (10 communes/ + de 125000 habitants )
Le territoire de la Communauté d'Agglomération de Saint-Nazaire représente un périmètre de développement économique important qui s'assoit sur une base industrielle puissante autour de la construction navale et de l'aéronautique, mais aussi sur un tissu économique en pleine diversification autour des énergies marines renouvelables, du commerce, du tourisme ...
Le territoire de la Communauté d'Agglomération de Saint-Nazaire représente un périmètre de développement économique important qui s'assoit sur une base industrielle puissante autour de la construction navale et de l'aéronautique, mais aussi sur un tissu économique en pleine diversification autour des énergies marines renouvelables, du commerce, du tourisme ...
Site web de l'employeur
Lieu de travail
4, avenue du commandant l'herminier -BP 305, Saint-Nazaire (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
22/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Vous êtes rattaché.e au directeur au sein de la Direction du Cycle de l’Eau (DCE) de la CARENE.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Assurer l’assistance du directeur (gestion de l’agenda et des déplacements, gestion de l’interface entre les différents interlocuteurs, gestion des priorités et des remontées d’information, accueil téléphonique et physique, assurer l’activité courante du secrétariat de direction dans le respect des délais : saisir sur informatique des compte-rendus, rapports, dossiers, présentations ...et assurer leur archivage numérique, suivi),
- Gestion du courrier : via le logiciel métier MEM tant arrivés que départs, saisie, signature, envoi, classement : respect des délais, gestion des priorités et des remontés d’éléments/informations, veille sur la prise en charge de qualité des réponses apportées - Etre référente MEM pour la direction,
- Organiser la tenue de réunions et participer à la préparation (solliciter les participants, réservation de salle),
- Participer à la gestion RH : organigrammes, compilation des variables pour transmission RH, tableau des absences encadrants/secrétariats, avancement grades/promotions/EPA …
- En lien avec le service des assemblés et de la cellule administrative de la DCE : enregistrement des projets de délibérations et décisions dans le logiciel DOTELEC DELIB et passage au contrôle de légalité via la plateforme sécurisée S2LOW,
- Assurer une mission de référence pour les services en archivage - ressources documentaires.
Activité secondaires :
- Participer aux collectifs de direction de la DCE,
- Assurer le renfort téléphonique des accueils en cas de besoin,
- Faire partie du collectif des assistantes de la direction générale adjointe. Etre en mesure d’assurer le renfort des activités essentielles et immédiates des autres assistantes de directions de la DGA Cadre de Vie en cas d’impondérable (agenda, réunions, contact téléphonique, courrier),
- Contribuer à la mise en œuvre des projets de directions selon les principes définis, les objectifs fixés et le plan d’action arrêté,
- Dans le cadre de la tarification sociale, réception des fichiers envoyés par les CCAS, compilation et envoi mensuel au service des finances de la CARENE,
- Enregistrement des contacts qualifiés sur la base de données KOLOK,
- Réserver les déplacements via la plateforme de l’agence de voyage (transport, hôtel),
- En charge de la création des demandes lors de problèmes techniques dans les bureaux DCE du siège de la CARENE,
- Participer aux réunions des correspondants internes organisées semestriellement par le service communication,
- Création des demandes d’intervention sur le logiciel MAINTI4 si problèmes techniques dans les bureaux DCE du siège de la CARENE.
- Assurer l’assistance du directeur (gestion de l’agenda et des déplacements, gestion de l’interface entre les différents interlocuteurs, gestion des priorités et des remontées d’information, accueil téléphonique et physique, assurer l’activité courante du secrétariat de direction dans le respect des délais : saisir sur informatique des compte-rendus, rapports, dossiers, présentations ...et assurer leur archivage numérique, suivi),
- Gestion du courrier : via le logiciel métier MEM tant arrivés que départs, saisie, signature, envoi, classement : respect des délais, gestion des priorités et des remontés d’éléments/informations, veille sur la prise en charge de qualité des réponses apportées - Etre référente MEM pour la direction,
- Organiser la tenue de réunions et participer à la préparation (solliciter les participants, réservation de salle),
- Participer à la gestion RH : organigrammes, compilation des variables pour transmission RH, tableau des absences encadrants/secrétariats, avancement grades/promotions/EPA …
- En lien avec le service des assemblés et de la cellule administrative de la DCE : enregistrement des projets de délibérations et décisions dans le logiciel DOTELEC DELIB et passage au contrôle de légalité via la plateforme sécurisée S2LOW,
- Assurer une mission de référence pour les services en archivage - ressources documentaires.
Activité secondaires :
- Participer aux collectifs de direction de la DCE,
- Assurer le renfort téléphonique des accueils en cas de besoin,
- Faire partie du collectif des assistantes de la direction générale adjointe. Etre en mesure d’assurer le renfort des activités essentielles et immédiates des autres assistantes de directions de la DGA Cadre de Vie en cas d’impondérable (agenda, réunions, contact téléphonique, courrier),
- Contribuer à la mise en œuvre des projets de directions selon les principes définis, les objectifs fixés et le plan d’action arrêté,
- Dans le cadre de la tarification sociale, réception des fichiers envoyés par les CCAS, compilation et envoi mensuel au service des finances de la CARENE,
- Enregistrement des contacts qualifiés sur la base de données KOLOK,
- Réserver les déplacements via la plateforme de l’agence de voyage (transport, hôtel),
- En charge de la création des demandes lors de problèmes techniques dans les bureaux DCE du siège de la CARENE,
- Participer aux réunions des correspondants internes organisées semestriellement par le service communication,
- Création des demandes d’intervention sur le logiciel MAINTI4 si problèmes techniques dans les bureaux DCE du siège de la CARENE.
Profils recherchés
Compétences et profil requis :
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Bonne expression écrite et orale, qualités rédactionnelles et de synthèse, prise de notes, techniques d’organisation des idées,
- Techniques d’organisation du temps, savoir appréhender le caractère urgent ou prioritaire des demandes, les filtrer, les réorienter,
- Techniques et outils de communication, de recherche documentaire,
- Connaissances sur l’environnement territorial et les principes de bases du fonctionnement des collectivités,
- Autonomie, rigueur et discrétion,
- Sens de l’organisation et de la planification,
- Qualités relationnelles et pédagogiques. Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, renseigner, relayer l’information, filtrer si nécessaire,
- Capacité à travailler en équipe.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Bonne expression écrite et orale, qualités rédactionnelles et de synthèse, prise de notes, techniques d’organisation des idées,
- Techniques d’organisation du temps, savoir appréhender le caractère urgent ou prioritaire des demandes, les filtrer, les réorienter,
- Techniques et outils de communication, de recherche documentaire,
- Connaissances sur l’environnement territorial et les principes de bases du fonctionnement des collectivités,
- Autonomie, rigueur et discrétion,
- Sens de l’organisation et de la planification,
- Qualités relationnelles et pédagogiques. Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, renseigner, relayer l’information, filtrer si nécessaire,
- Capacité à travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0240004000
Informations complémentaires
Nous vous proposons :
- En plus de votre traitement indiciaire, un régime indemnitaire de 340.26 € et une prime annuelle.
- 27 jours de congés annuels, 6 jours de RTT (dont la journée de solidarité) et 5 jours d’ATT.
- Une participation à vos cotisations mutuelle santé (si elle est labellisée) et prévoyance.
- Une prise en charge de 75% de votre abonnement aux transports en commun.
- Un forfait mobilité durable si vous venez travailler en covoiturage, à vélo ou en mode alternatif.
- Un restaurant collectif aux tarifs avantageux.
- Un accès aux prestations du COS (comité des œuvres sociales).
Les candidatures sont à adresser jusqu’au 22 septembre 2024,
par mail à recrutement@saintnazaireagglo.fr en indiquant le titre de l’annonce et la référence 2024/0102. Merci de joindre un CV et une lettre de motivation. A réception de votre candidature par mail, il vous sera envoyé un accusé de réception (merci de vérifier vos spams). Les entretiens se tiendront le 2 octobre 2024.
- En plus de votre traitement indiciaire, un régime indemnitaire de 340.26 € et une prime annuelle.
- 27 jours de congés annuels, 6 jours de RTT (dont la journée de solidarité) et 5 jours d’ATT.
- Une participation à vos cotisations mutuelle santé (si elle est labellisée) et prévoyance.
- Une prise en charge de 75% de votre abonnement aux transports en commun.
- Un forfait mobilité durable si vous venez travailler en covoiturage, à vélo ou en mode alternatif.
- Un restaurant collectif aux tarifs avantageux.
- Un accès aux prestations du COS (comité des œuvres sociales).
Les candidatures sont à adresser jusqu’au 22 septembre 2024,
par mail à recrutement@saintnazaireagglo.fr en indiquant le titre de l’annonce et la référence 2024/0102. Merci de joindre un CV et une lettre de motivation. A réception de votre candidature par mail, il vous sera envoyé un accusé de réception (merci de vérifier vos spams). Les entretiens se tiendront le 2 octobre 2024.
Adresse de l'employeur
CARENE Communauté d'agglomération de la Région Nazairienne et de l'Estuaire
>4, avenue du commandant l'herminier -BP 305
44605 Saint Nazaire cedex
>4, avenue du commandant l'herminier -BP 305
44605 Saint Nazaire cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.