Sous l’autorité du DGS et de M. le Maire, vous apportez votre concours pour faciliter leur activité et assurer la continuité de la direction générale en termes d’accueil, de gestion, d’organisation, de secrétariat et de communication.
Vous préparez et coordonnez l’organisation du Conseil municipal.
Vous concevez les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises des achats liés aux pôles ressources et familles. Vous gérez administrativement les marchés publics en liaison avec les services concernés.
Vous gérez la liste électorale et l’organisation des élections.

A. Missions de secrétariat
1. Accueil physique et téléphonique pour le maire et la direction générale (réception et filtrage des appels, information et orientation des interlocuteurs).
2. Gestion de l’agenda du maire, de l’agenda municipal, de l’astreinte élus, des RDV des adjoints.
3. Organisation des rendez-vous et des réunions externes et internes (conseil municipal, comité de direction, commissions municipales, réunions de travail, réunions publiques)
4. Organisation administrative et matérielle des temps forts de la municipalité et autres événements (séminaires, déjeuner de travail, participation au Congrès des maire).
5. Réalisation du secrétariat de la direction générale : gestion de l'arrivée et du départ du courrier, de la boite mail direction, suivi des sollicitations notamment celles de l’application mobile, rédaction de compte-rendus, de courriers, diffusion des documents et suivi des circuits de signature, constitution et classement des dossiers, participation aux réunions de direction.
6. Gestion des commandes du budget direction générale, du planning des véhicules, des cartouches d’encre à recycler.

B. Missions administratives
1. Organisation, préparation et suivi du Conseil municipal.
2. Gestion des arrêtés, publication numérique des actes relevant de la direction générale, reliure des registres.
3. Organisation, préparation des élections (y compris celle du Conseil municipal des enfants).
4. Gestion de la liste électorale

C. Missions relatives à la commande publique
1. Gestion administrative et juridique des procédures liés aux achats relatifs aux affaires générales.
2. Suivi et contrôle des marchés.

Vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire et maîtrisez les connaissances de base du métier d'assistant.e de direction.

Vous connaissez l'organisation et les compétences d’une commune.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.

Vous connaissez les bases de la règlementation des marchés publics.

Pourvu.e d'un sens relationnel, vous savez appliquer les principes de l'accueil et vous avez pratiqué des techniques d'accueil.

Doté.e de qualités rédactionnelles et de synthèse, vous avez développé une capacité d'écoute et de discrétion au sujet des informations confidentielles recueillies.

Organisé.e, vous savez faire preuve d'initiative, d'autonomie et de rigueur.