La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :
- moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d'1 000 000 m²)
- construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
- rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
- poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
- rénover et mettre en valeur les monuments historiques
- organiser la réhabilitation et l'entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
- piloter et suivre la mise en oeuvre des règlementations liées à l'incendie et l'hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)

La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.
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Vous assistez le directeur dans le cadre de ses activités et responsabilités sur l'ensemble des missions immobilières (collèges et bâtiments départementaux représentant 400 sites, près d'1 000 000 m² et environ 100 M? d'investissements annuels).
Vous assurez la coordination avec les élu.es et leur secrétariat, l'assistant.e du directeur général adjoint, et au sein de la direction (1 sous-directeur, 5 chef.fes de service et près de 70 agent.es).
Organisation en binôme avec le secrétariat du sous-directeur
- Appui au directeur dans l'organisation de la direction
- Gérer l'agenda du directeur
- Organiser et préparer des réunions, y compris diaporamas, préparation des dossiers, aspects matériels et logistiques
- Assurer un appui sur le suivi des projets et dossiers, veiller à la cohérence des agendas en lien avec les séquences institutionnelles
- Participer aux réunions du comité de direction patrimoine immobilier
- Participer à l'organisation de temps forts : comités d'orientation, jurys... ou à d'autres actions des services de la direction
- Aider à l'organisation de la continuité de la direction : gérer les plannings de congés et de permanence téléphonique, remplacer d'autres assistant.es sur les missions essentielles en cas d'absence

Gestion de l'information et de documents
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Assurer l'accueil téléphonique et physique 
- Diffuser des informations pour le compte de la direction
- Rédiger ou vérifier des notes, courriers et comptes-rendus en veillant au respect de la charte graphique du Département, et en assurer la diffusion
- Être référent·e des règles et procédures de la collectivité (commission permanente, délégations de signature ...)
- Coordonner des dossiers de presse et de communication liés à l'immobilier

Autres activités
- Rédiger les rapports pour la formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail et d'activité
- Participer à des réseaux internes (groupe pratique et métier des secrétaires notamment)
- Contribuer à l'accueil des nouveaux arrivants
- Assister le chef d'établissement et ses délégués
- Fonction de relais de site

Savoir-faire
- Bonne connaissance de l'organisation administrative et des services de la collectivité, des interactions avec les élu.es, les directions générales, les principaux partenaires départementaux (éducation, culture, protection de l'enfance...) et le monde du bâtiment
- Maîtrise des techniques d'assistance de direction 
- Très bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale
- Capacités d'organisation, de coordination, de planification 
- Capacités à gérer les priorités, les imprévus, les interruptions

Savoir-être
- Bonnes qualités relationnelles pour s'adapter aux divers interlocuteur.rices
- Rigueur
- Être autonome et esprit d'initiatives
- Capacité d'adaptation 

Numérique
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook)
- Maîtrise des outils collaboratif (teams...)
- Connaissance des logiciels métiers (admimail, AirDélib, Pilot+...) pour évoluer dans un environnement dématérialisé