Au sein de la direction des affaires générales et juridiques, le service des Formalités administratives/Accueil a pour objectif la fourniture de prestations liées à la vie civile et citoyenne des usagers (état civil, élections, funéraire, recensement…) tout en assurant un accueil de qualité à l’Hôtel de Ville tant dans l’information et l’orientation des usagers que dans la délivrance de services (établissement du quotient familial, tarification solidaire pour les transports. L’adjointe ou l’adjoint à la responsable de service participera au projet de réhabilitation du plateau d’accueil de l’hôtel de ville destiné à améliorer le parcours de l’usager tout en améliorant les conditions de travail des agents (début des travaux fin 2024).

Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable de Service des Formalités Administratives, vous assurez le management de l’équipe et vous coordonnez les différentes activités liées aux missions du service.
Animé.e par les missions du service public, votre rigueur et votre diplomatie vous permettent de mener à bien les missions suivantes :

Assurer l’encadrement quotidien et de proximité des agents du service :
• Organiser les plannings de travail des équipes
• Conduire les entretiens professionnels des agents des cimetières et d’une partie des agents des formalités
• Coanimer les réunions de service
Vous intervenez également en soutien à votre équipe en cas de difficulté avec un usager ou sur demande d’un. e collègue.

Assurer la gestion des cimetières :
• Etablir et suivre les indicateurs et tableaux de bord de l’activité funéraire de la Ville
• Suivre les projets d’aménagement des cimetières
• Sécuriser les procédures de reprises de concessions
• Suivre l’exécution du marché public d’exhumations en vue d’assurer les reprises administratives sur les 3 cimetières
• Gérer les commandes de matériels ou d’engins permettant d’assurer la bonne exécution des travaux
• Assurer une présence fréquente dans les cimetières auprès des agents

Gérer et coordonner les activités liées aux missions du service :
• Contrôler l’instruction des PACS, des mariages, des procédures de changement de prénom
• Gérer les réclamations et les données électroniques
• Mettre à jour et suivi des logiciels métier
• Répondre aux questions de l’équipe nécessitant une expertise juridique et contrôler la régularité des actes et procédures, en lien avec la Responsable de Service
• Animer et organiser la campagne annuelle de Quotient familial (en relation avec la direction de l’Education et la Direction des systèmes d’information)

Participer à la préparation des élections
• Organiser et préparer le matériel des élections (en lien avec les autres directions concernées
• Participer à la gestion des listes électorales et aux scrutins
• Organiser la commission de contrôle des listes électorales

Manageuse ou manager reconnu.e, vos aptitudes relationnelles vous permettent de faire preuve de pédagogie et d’écoute dans votre quotidien professionnel.
Vous êtes sensible à la bonne optimisation des ressources pour atteindre l’objectif de qualité recherché.
Vous disposez également de compétences administratives et des qualités organisationnelles vous permettant d’assurer le suivi des procédures dans les domaines de votre périmètre.
Vous faites preuve d’aisance sur les outils bureautiques.