assistante du maire et des elus
Offre n° O042240930001698
Publiée le 30/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel de ville bp 27, Rive-de-Gier (Loire)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
30/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du secrétariat général de la commune, vous assurez le secrétariat et la gestion courante administrative pour ce qui concerne le Maire, les élus, et le lien Maire / Direction générale.
Missions / conditions d'exercice
1 / Organisation de l’agenda du Maire et des élus
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Maire et des élus, ainsi que du Directeur général des services en l’absence du chargé de mission DGS (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements liées à l’activité du Maire, des élus et du DGS (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visio, conférences...)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Relayer l’information entre les élus et les services, transmettrez les comptes rendus des réunions aux élus,
• distribuer le courrier adressé aux élus,
• rédiger des courriers à la demande des élus à soumettre à validation au Directeur decabinet.
• Vous préparerez les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique
• (réservation des salles de réunions…),
• Assurer le suivi du planning des astreintes et des mariages (collaboration avec le service de
• l’Etat Civil),
• Gérer les réservations de la salle de réunions des élus
2 / Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner, trier et orienter le courrier entre les différents services communaux et CCAS
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Maire et des élus, ainsi que du Directeur général des services en l’absence du chargé de mission DGS (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements liées à l’activité du Maire, des élus et du DGS (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visio, conférences...)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Relayer l’information entre les élus et les services, transmettrez les comptes rendus des réunions aux élus,
• distribuer le courrier adressé aux élus,
• rédiger des courriers à la demande des élus à soumettre à validation au Directeur decabinet.
• Vous préparerez les dossiers afférents aux réunions, aux rendez-vous et leur logistique
• (réservation des salles de réunions…),
• Assurer le suivi du planning des astreintes et des mariages (collaboration avec le service de
• l’Etat Civil),
• Gérer les réservations de la salle de réunions des élus
2 / Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner, trier et orienter le courrier entre les différents services communaux et CCAS
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Profils recherchés
- Connaissances indispensables des compétences des collectivités locales et celles des
institutions externes et de partenaires,
- expérience similaire sur un poste d’assistant d’un élu, Maire ou DGS impérative
- Bonne maîtrise de l’orthographe et, sens de la rédaction,
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques en général,
- Bonne maîtrise et gestion des appels téléphoniques.
- Sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur,
- Faire preuve d’initiatives et de motivation
- Grande disponibilité, polyvalence et autonomie,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs,
- Savoir faire preuve d’empathie avec les élus : savoir écouter et communiquer
institutions externes et de partenaires,
- expérience similaire sur un poste d’assistant d’un élu, Maire ou DGS impérative
- Bonne maîtrise de l’orthographe et, sens de la rédaction,
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques en général,
- Bonne maîtrise et gestion des appels téléphoniques.
- Sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur,
- Faire preuve d’initiatives et de motivation
- Grande disponibilité, polyvalence et autonomie,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Qualités relationnelles confirmées et capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs,
- Savoir faire preuve d’empathie avec les élus : savoir écouter et communiquer
Contact et modalités de candidature
Contact
0477830780
Informations complémentaires
RENSEIGNEMENTS
Aude AVERSENG - DRH 06 27 28 01 10
recrutement@ville-rivedegier.fr
MODALITES DE CANDIDATURES
Envoyer, CV détaillé et lettre de motivation sous format PDF, à l'adresse: recrutement@ville-rivedegier.fr avant la date limite indiquée dans l'annonce
MODALITES D'EXAMEN DES CANDIDATURES
L'attention du candidat est attirée sur la nécessité d'une expérience préalable sur poste similaire en collectivité territoriale requise. Aucun candidat ne disposant de cette expérience ne sera reçu en entretien.
CONDITIONS D'EMPLOI
37h30 sur 5 ou 4.5 jours / semaine, en fonction des besoins du service.
15 RTT
REMUNERATION
- RIFSEEP
- Prime Annuelle de 2400 € / an.
Attention: pour les agents contractuels, cette prime n'est attribuée qu'après 6 mois d'emploi.
AVANTAGES ACCESSOIRES
- participation à la mutuelle (250 € / an + 50 € conjoint + 50 € enfants) et à la prévoyance (17 €/mois)
- titres restaurant: 12 titres par mois, sur 12 mois, valeur 6 €, participation employeur 50% (pour les contractuels après 3 mois d'emplois)
Aude AVERSENG - DRH 06 27 28 01 10
recrutement@ville-rivedegier.fr
MODALITES DE CANDIDATURES
Envoyer, CV détaillé et lettre de motivation sous format PDF, à l'adresse: recrutement@ville-rivedegier.fr avant la date limite indiquée dans l'annonce
MODALITES D'EXAMEN DES CANDIDATURES
L'attention du candidat est attirée sur la nécessité d'une expérience préalable sur poste similaire en collectivité territoriale requise. Aucun candidat ne disposant de cette expérience ne sera reçu en entretien.
CONDITIONS D'EMPLOI
37h30 sur 5 ou 4.5 jours / semaine, en fonction des besoins du service.
15 RTT
REMUNERATION
- RIFSEEP
- Prime Annuelle de 2400 € / an.
Attention: pour les agents contractuels, cette prime n'est attribuée qu'après 6 mois d'emploi.
AVANTAGES ACCESSOIRES
- participation à la mutuelle (250 € / an + 50 € conjoint + 50 € enfants) et à la prévoyance (17 €/mois)
- titres restaurant: 12 titres par mois, sur 12 mois, valeur 6 €, participation employeur 50% (pour les contractuels après 3 mois d'emplois)
Adresse de l'employeur
Mairie de RIVE DE GIER
>Hotel de ville bp 27
42800 Rive-de-gier
>Hotel de ville bp 27
42800 Rive-de-gier
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.