Sous l’autorité de la Directrice de la Régie des Fêtes, le/la responsable administrative est en charge de seconder la Directrice dans le fonctionnement du service. Il/elle est également en charge du pilotage, de la préparation, de la coordination et de l'organisation matérielle et humaine des événements et animations (les fêtes de la Madeleine, le Carnaval, la Fête de la Musique, les braderies et les animations de Noël).

Missions principales
→ Gestion administrative de la Direction
→ Coordination de toutes les manifestations gérées par la Régie des Fêtes
→ Gestion de l'organisation opérationnelle des manifestations
Activités principales
→ Suivi administratif : secrétariat, préparation du Conseil d'exploitation, préparation des projets de délibérations, arrêtés, comptes-rendus,
→ Gestion et suivi des registres de courriers, conventions, délibérations, arrêtés et décisions.
→ Coordination et animation des relations avec l'ensemble des intervenants internes comme externes (associations, bénévoles, élus, ...)
→ Gestion de l'ensemble des aspects liés à la conception, à la préparation et au bon déroulement des évènements (recherche et sélection de prestataires, fournisseurs, intervenants, réalisation de devis, installation et suivi logistique) - fêtes de la Madeleine, le Carnaval, la Fête de la Musique, braderie, et les animations de Noël.
→ Planification de la réalisation des événements, animations, établir les différents documents tels que fiche-projet, rétroplanning
→ Gestion des contrats de cession, convention de bénévoles, …
→ Assurer le suivi de la manifestation sur le terrain
→ Suivi des devis et factures (engagement des bons de commandes, suivi de facturation sur CHORUS)
→ Réalisation de bilans pour chaque événementiel
→ Gestion des contrats de cession, convention
→ Billetterie : binôme avec la responsable billetterie
Activités annexes
→ Référente Communication interne / externe : Centraliser et transmettre les éléments au service communication
→ Correspondante informatique
→ Correspondante COSS/ CNAS

Maîtrise de l'outil informatique (tableur, traitement de texte, présentation, logiciels-métiers)
Maîtrise globale du fonctionnement administratif et institutionnel des collectivités locales
Connaître la réglementation et la sécurité applicables aux manifestations en se déroulant sur le domaine public.
Connaissance du milieu associatif
Assiduité, rigueur, organisation, disponibilité, autonomie
Adaptation face aux imprévus, réactivité
Sens de l'initiative, de l'anticipation, du travail en équipe et en collectivité
Devoir de réserve (confidentialité)
Sens du service public