Officier d'état civil H/F
Offre n° O039250107000621
Publiée le 07/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Pôle Administratif 4 rue du Champ de Foire, Poligny (Jura)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Traitement indiciaire brut + IFSE selon expérience + comité d'action sociale + participation employeur prévoyance et mutuelle labelisées
Descriptif de l'emploi
Instruire et constituer les actes d’état civil et assurer la tenue administrative des registres.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.
Missions / conditions d'exercice
- Accueillir physiquement et téléphoniquement le public et le renseigner en matière d’état civil
- Etablir les différents actes d’état civil : naissance, mariage, décès, livret de famille …
- Traiter et répondre par courrier aux demandes des particuliers, notaire, procureur, tribunal en matière d’état civil (livret de famille, changement de nom …)
- Effectuer les mentions sur les registres et dans le logiciel état civil (divorces, mariages, PACS …)
- Apporter les rectifications sur les registres et dans le logiciel état civil à la demande du Procureur de la République
- Etablir les reconnaissances de paternité anticipées
- Effectuer le recensement militaire et transmettre l’état chaque trimestre
- Constituer les dossiers de mariage
• Recueillir et veiller à l’authenticité des documents fournis
• Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
• Alerter la collectivité en cas de doute ou de difficultés
• Etablir l’acte de mariage et de publication des bans
• Préparer le livret de famille, livre d’or, certificats de mariage, actes, avis de mise à jour…
• Inscrire le mariage dans les registres
• Transmettre les dossiers de mariage au Procureur
• Tenir à jour le planning des mariages, baptêmes en collaboration avec le collaborateur de cabinet
- Assurer la gestion administrative liée à un décès sur la commune en collaboration avec les pompes funèbres, la police municipale, les élus, les mairies de naissance et de résidence
- Constituer les dossiers de PACS
• Informer et transmettre aux personnes intéressées les documents relatifs au PACS
• Recueillir et veiller à l’authenticité des documents fournis pour constituer le dossier papier et fixer le rendez-vous
• Enregistrer informatiquement les informations relatives au dossier et éditer le récépissé d’enregistrement de PACS
• Valider la déclaration et la convention du PACS
• Recevoir les 2 partenaires pour finaliser le dossier et leur remettre le récépissé et la convention de PACS
• Transmettre aux communes de naissance les mises à jour du PACS et effectuer la déclaration à l’INSEE
- Traiter les dissolutions ou modifications de PACS
- Rédiger et enregistrer divers courriers sous contrôle de la DGS
- Effectuer les démarches en cas de demande de légalisation de signature ou de certification conforme
- Assurer la gestion du cimetière (en remplacement de l’agent)
• Accueillir les familles
• Tenir et mettre à jour le registre du cimetière sur le logiciel
• Tenir et mettre à jour le registre de dispersion des cendres
• Mettre à jour les fiches cartonnées relatives aux concessions
- Effectuer les dossiers de baptême républicain
- Préparer et assister au tirage des jurés d’assise, transmettre les résultats aux mairies, aux tribunaux, aux intéressés
- Effectuer les procès-verbaux des registres de fin d’année relatifs aux actes de naissances, décès, mariages
- Clôturer et créer les registres sur le logiciel chaque année
- Transmettre les états des actes de l’année au Procureur de la République et à la reliure
- Archiver les documents
- Etablir les différents actes d’état civil : naissance, mariage, décès, livret de famille …
- Traiter et répondre par courrier aux demandes des particuliers, notaire, procureur, tribunal en matière d’état civil (livret de famille, changement de nom …)
- Effectuer les mentions sur les registres et dans le logiciel état civil (divorces, mariages, PACS …)
- Apporter les rectifications sur les registres et dans le logiciel état civil à la demande du Procureur de la République
- Etablir les reconnaissances de paternité anticipées
- Effectuer le recensement militaire et transmettre l’état chaque trimestre
- Constituer les dossiers de mariage
• Recueillir et veiller à l’authenticité des documents fournis
• Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
• Alerter la collectivité en cas de doute ou de difficultés
• Etablir l’acte de mariage et de publication des bans
• Préparer le livret de famille, livre d’or, certificats de mariage, actes, avis de mise à jour…
• Inscrire le mariage dans les registres
• Transmettre les dossiers de mariage au Procureur
• Tenir à jour le planning des mariages, baptêmes en collaboration avec le collaborateur de cabinet
- Assurer la gestion administrative liée à un décès sur la commune en collaboration avec les pompes funèbres, la police municipale, les élus, les mairies de naissance et de résidence
- Constituer les dossiers de PACS
• Informer et transmettre aux personnes intéressées les documents relatifs au PACS
• Recueillir et veiller à l’authenticité des documents fournis pour constituer le dossier papier et fixer le rendez-vous
• Enregistrer informatiquement les informations relatives au dossier et éditer le récépissé d’enregistrement de PACS
• Valider la déclaration et la convention du PACS
• Recevoir les 2 partenaires pour finaliser le dossier et leur remettre le récépissé et la convention de PACS
• Transmettre aux communes de naissance les mises à jour du PACS et effectuer la déclaration à l’INSEE
- Traiter les dissolutions ou modifications de PACS
- Rédiger et enregistrer divers courriers sous contrôle de la DGS
- Effectuer les démarches en cas de demande de légalisation de signature ou de certification conforme
- Assurer la gestion du cimetière (en remplacement de l’agent)
• Accueillir les familles
• Tenir et mettre à jour le registre du cimetière sur le logiciel
• Tenir et mettre à jour le registre de dispersion des cendres
• Mettre à jour les fiches cartonnées relatives aux concessions
- Effectuer les dossiers de baptême républicain
- Préparer et assister au tirage des jurés d’assise, transmettre les résultats aux mairies, aux tribunaux, aux intéressés
- Effectuer les procès-verbaux des registres de fin d’année relatifs aux actes de naissances, décès, mariages
- Clôturer et créer les registres sur le logiciel chaque année
- Transmettre les états des actes de l’année au Procureur de la République et à la reliure
- Archiver les documents
Profils recherchés
Savoirs Généraux
Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil
Connaissance générale relative à l’état civil
Connaissance des procédures liées au mariage
Connaissance des techniques de tenue des registres
Connaissance des logiciels professionnels
Connaissance des techniques d’accueil du public
Savoir-Faire
- Réactivité en cas de situation d’urgence
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Dialogue et écoute
Savoir-Être
- Savoir s’adapter, être polyvalent
- Avoir des qualités relationnelles
- Discrétion et confidentialité
- Être rigoureux, disponible
Connaissance des procédures administratives de délivrance des actes d’état civil
Connaissance générale relative à l’état civil
Connaissance des procédures liées au mariage
Connaissance des techniques de tenue des registres
Connaissance des logiciels professionnels
Connaissance des techniques d’accueil du public
Savoir-Faire
- Réactivité en cas de situation d’urgence
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Dialogue et écoute
Savoir-Être
- Savoir s’adapter, être polyvalent
- Avoir des qualités relationnelles
- Discrétion et confidentialité
- Être rigoureux, disponible
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Lette de motivation et CV à l'attention de monsieur le Maire de Poligny.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.