Secrétaire de mairie (h/f)
Offre n° O039240730001393
Publiée le 07/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
74 grande rue, Chamblay (Jura)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Située dans le département du Jura, sur la commune de Chamblay, entre Besançon (45km), Dole (25km) et Lons-le-Saunier (45km), sur un territoire de 24 communes, la Communauté de communes du Val d'Amour recrute un/une secrétaire de mairie (h/f) pour la commune de MOUCHARD (39330) à raison de 35h00/semaine.
Un tuilage sera effectué, possibilité de débuter avant le 1er novembre, dans ce cas.
Un tuilage sera effectué, possibilité de débuter avant le 1er novembre, dans ce cas.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions seront les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Gestion du courrier :
* Enregistrement et gestion du courrier « arrivé » et « départ », transmission aux services concernés après validation du Maire,
- Gestion de la ″boite mail″ de la mairie,
- Appui au Maire et aux adjoints :
* Gestion des rendez-vous du maire
* Gestion administrative des dossiers du maire
*Création et mise à jour de procédures pour les élus,
- Gestion financière :
* Gestion des dépenses et recettes
* Elaboration du budget
* Suivi en lien avec la trésorerie
* Facturation (saisie des mandats et émission des titres pour les logements communaux et le gymnase).
- Gestion des indemnités de fonction pour les élus
- Gestion des affaires « courantes » :
* Gestion des inscriptions à l’école, des cartes de transport scolaire, des cartes avantages jeunes, etc.
* Affichage des documents publics,
* Interface entre les administrés et les autorités compétentes en matière de documents et autorisations d’urbanisme,
* Coordination du recensement et des agents recenseurs,
* Inscription des jeunes de 16 ans pour le recensement citoyen,
* Gestion du cimetière,
* Gestion des opérations d’attribution, renouvellement et reprise de concessions funéraires,
* Gestion des assurances de la commune et rédaction de déclarations de sinistres le cas échéant,
* Enregistrement des déclarations de récoltes de vins et de stocks,
- Gestion des instances :
* Organisation des conseils municipaux (envoi des convocations, préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus etc.),
* Rédaction des délibérations pour le Maire,
* Envoi des convocations et établissement des feuilles d’émargement pour les différentes commissions, réservation de salles le cas échéant,
- Organisation des élections :
* Suivi, mise à jour et transmission en Préfecture des listes électorales,
* Gestion des « inscrits d’office »,
* Elaboration des cartes électorales le cas échéant,
* Réception et gestion des procurations,
* Préparation du scrutin,
* Rédaction des procès-verbaux post-élections et transmission en Préfecture,
- Assistance auprès des élus le cas échéant,
- Agence postale : remplacement ponctuel de l’agent en charge de la gestion de l’agence postale lors d’absences comme les congés payés.
- Toute autre mission confiée par le ou les supérieur(s) hiérarchique(s).
Vous aurez sous votre responsabilité l'agent de l'agence postale ainsi que la deuxième secrétaire de mairie.
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Gestion du courrier :
* Enregistrement et gestion du courrier « arrivé » et « départ », transmission aux services concernés après validation du Maire,
- Gestion de la ″boite mail″ de la mairie,
- Appui au Maire et aux adjoints :
* Gestion des rendez-vous du maire
* Gestion administrative des dossiers du maire
*Création et mise à jour de procédures pour les élus,
- Gestion financière :
* Gestion des dépenses et recettes
* Elaboration du budget
* Suivi en lien avec la trésorerie
* Facturation (saisie des mandats et émission des titres pour les logements communaux et le gymnase).
- Gestion des indemnités de fonction pour les élus
- Gestion des affaires « courantes » :
* Gestion des inscriptions à l’école, des cartes de transport scolaire, des cartes avantages jeunes, etc.
* Affichage des documents publics,
* Interface entre les administrés et les autorités compétentes en matière de documents et autorisations d’urbanisme,
* Coordination du recensement et des agents recenseurs,
* Inscription des jeunes de 16 ans pour le recensement citoyen,
* Gestion du cimetière,
* Gestion des opérations d’attribution, renouvellement et reprise de concessions funéraires,
* Gestion des assurances de la commune et rédaction de déclarations de sinistres le cas échéant,
* Enregistrement des déclarations de récoltes de vins et de stocks,
- Gestion des instances :
* Organisation des conseils municipaux (envoi des convocations, préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus etc.),
* Rédaction des délibérations pour le Maire,
* Envoi des convocations et établissement des feuilles d’émargement pour les différentes commissions, réservation de salles le cas échéant,
- Organisation des élections :
* Suivi, mise à jour et transmission en Préfecture des listes électorales,
* Gestion des « inscrits d’office »,
* Elaboration des cartes électorales le cas échéant,
* Réception et gestion des procurations,
* Préparation du scrutin,
* Rédaction des procès-verbaux post-élections et transmission en Préfecture,
- Assistance auprès des élus le cas échéant,
- Agence postale : remplacement ponctuel de l’agent en charge de la gestion de l’agence postale lors d’absences comme les congés payés.
- Toute autre mission confiée par le ou les supérieur(s) hiérarchique(s).
Vous aurez sous votre responsabilité l'agent de l'agence postale ainsi que la deuxième secrétaire de mairie.
Profils recherchés
Expérience dans le secrétariat de mairie exigée.
SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES TECHNIQUES :
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques,
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’information et de communication : répondre aux appels téléphoniques et/ou aux mails, filtrer les appels, prendre des messages, accueillir le public, etc.
- Savoir gérer les situations de stress,
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de secrétariat (dactylographie)
- Savoir élaborer et mettre en forme des actes administratifs,
- Savoir hiérarchiser et organiser les réponses aux demandes des usagers,
- Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
- Connaitre les délais et savoir les respecter,
- Savoir rechercher, vérifier et diffuser des informations,
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement des services de la collectivité, ainsi que leurs missions,
SAVOIR-ETRE, QUALITES :
- Qualités relationnelles (être aimable, accueillant(e), souriant(e))
- Rigueur et organisation
- Efficacité
- Autonomie et discrétion
- Adaptabilité
- Patience
- Disponibilité
- Réactivité
- Polyvalence
SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES TECHNIQUES :
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques,
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’information et de communication : répondre aux appels téléphoniques et/ou aux mails, filtrer les appels, prendre des messages, accueillir le public, etc.
- Savoir gérer les situations de stress,
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de secrétariat (dactylographie)
- Savoir élaborer et mettre en forme des actes administratifs,
- Savoir hiérarchiser et organiser les réponses aux demandes des usagers,
- Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
- Connaitre les délais et savoir les respecter,
- Savoir rechercher, vérifier et diffuser des informations,
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement des services de la collectivité, ainsi que leurs missions,
SAVOIR-ETRE, QUALITES :
- Qualités relationnelles (être aimable, accueillant(e), souriant(e))
- Rigueur et organisation
- Efficacité
- Autonomie et discrétion
- Adaptabilité
- Patience
- Disponibilité
- Réactivité
- Polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0384377474
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à Monsieur le Président de la Communauté de communes du Val d'Amour, 74 grande rue, 39380 CHAMBLAY.
Pour toute information complémentaire :
- par téléphone : 03 84 37 74 74
- par email : contact@valdamour.com
Pour toute information complémentaire :
- par téléphone : 03 84 37 74 74
- par email : contact@valdamour.com
Adresse de l'employeur
COMCO DU VAL D'AMOUR
>74 grande rue
39380 Chamblay
>74 grande rue
39380 Chamblay
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.