Sous l’autorité du Directeur, l’assistant·e de direction a un rôle central et transversal auprès de la direction et des services partenaires. Point d’entrée de la DPGR, elle est en capacité de répondre aux sollicitations des partenaires municipaux, mais également extérieur.e.s ainsi qu’aux habitant·e·s. Référent.e. de confiance, l’assistant·e a un rôle majeur et facilitateur auprès du Directeur et des agent.es des services et pôles de la direction. Membre du pôle Secrétariat, elle travaille en équipe avec l’assistant.e administrative du service Sécurité des ERP, avec l’assistant.e de direction de la Police Municipale et avec le.la Chargé.e de projet synthèse du Pôle Prévention Urbaine. Elle fait, enfin, partie du poste de commandement communal (gestion de crise) et participe activement aux formations qui y sont rattachées.

1. Administration générale

Appuyer et faciliter l’action du directeur et des agents des deux pôles (gestion de l’agenda du directeur, organisation de réunions et gestion des déplacements, référent.e informatique et logistique, contributeur-rice Galaxy…)
Suivre les projets et activités de la DPGR
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la DPGR et des 2 pôles
Répondre aux sollicitations des habitant·e·s par courrier, courriel ainsi que par téléphone ; orienter les requérant·e·s vers les services adéquats au besoin
Renseigner avec discernement et discrétion les services municipaux quant aux fonctions, actions et sujets de la direction
Rédiger, synthétiser, mettre en forme et relire des courriers, notes, relevés de décisions soumis au visa et/ou à la signature du directeur et des deux pôles
Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus (réunion RH, réunion finances…)
Suivre et répartir les courriers via l’application Idylle ou arrivés par voie postale
Suivre les congés de la DPGR et des 2 pôles, faciliter l’action du directeur dans l’utilisation de l’application OCTIME
Participer à l’élaboration du plan de formation avec le service Formation
Contribuer à la gestion de la structuration du système d’informations de la DPGR (arborescence des lecteurs, dossiers, connaissances des services sur Galaxy)
Créer, améliorer et mettre à jour des procédures facilitant l’action de la direction

2. Missions financières

Participer à la construction, à la saisie et au suivi du budget de la direction
Participer au suivi, aux vérifications et au paiement des factures avec l’application GRAND ANGLE
Travailler en collaboration étroite avec le service des finances et les agents comptables
Instruire les demandes de subventions adressées à la DPGR avec l’application AIDEN et les inscrire aux conseils municipaux
Réceptionner, trier et payer les factures de SOS Médecins dans le cadre de la convention Police Nationale/SOS Médecin/ Ville de GRENOBLE pour la gestion des ivresses publiques et manifestes
Participer au recensement des besoins pour les marchés publics au titre de correspondant.e achat

3. Participation aux réunions partenariales en appui au Pôle Prévention Urbaine :

Organiser le Conseil Local de Sécurité et de Prévention de la Délinquance (CLSPD) plénier (invitations, réservation de salle, suivi protocolaire,…) ; Rédiger et diffuser son compte-rendu
Organiser les rencontres avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Procureur de la République, DIPN…)

4. Préparation et suivi des conseils municipaux :

Créer, saisir et suivre les délibérations et conventions
Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition de locaux avec l’appui de la Direction Immobilière