ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
Offre n° O038250225001053
Publiée le 25/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
40, rue mainssieux, Voiron (Isère)
Poste à pourvoir le
25/04/2025
Date limite de candidature
28/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)
au sein de la DIRECTION GÉNÉRALE du PAYS VOIRONNAIS
La Communauté du Pays Voironnais et ses 800 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, solidaire avec ses habitants, en phase avec les enjeux actuels et futurs. Nous rejoindre c’est faire le choix d’intégrer une collectivité à taille humaine qui mise sur la qualité de vie au travail de ses agents. C’est aussi faire le choix d’un territoire où il fait bon vivre, proche de la nature et de tous les services.
=> Vous aimez les missions variées et côtoyer différents interlocuteurs,
Vous êtes dynamique et organisée ? Alors rejoignez nos équipes !
• Contexte :
La Direction Générale est organisée autour d’une Directrice Générale des Services (DGS : CIAS, maison de l’emploi, conseil de développement, politiques contractuelles et relations inter-territoriales, culture, communication externe) et de 3 Directions Générales Adjointes (DGA) :
- Ressources (RH, finances, DSN, protection des données, juridique & achats, administration générale, communication interne & archives)
- Services techniques (gestion déchets, cycle de l’eau, énergie environnement, garage, patrimoine bâti & espaces publics, agriculture alimentation forêts)
- Aménagement & développement territorial (économie, tourisme, habitat & gens du voyage, aménagement, droits des sols & foncier, référent mobilités)
au sein de la DIRECTION GÉNÉRALE du PAYS VOIRONNAIS
La Communauté du Pays Voironnais et ses 800 agents œuvrent au quotidien pour faire de leur territoire un lieu de vie dynamique, solidaire avec ses habitants, en phase avec les enjeux actuels et futurs. Nous rejoindre c’est faire le choix d’intégrer une collectivité à taille humaine qui mise sur la qualité de vie au travail de ses agents. C’est aussi faire le choix d’un territoire où il fait bon vivre, proche de la nature et de tous les services.
=> Vous aimez les missions variées et côtoyer différents interlocuteurs,
Vous êtes dynamique et organisée ? Alors rejoignez nos équipes !
• Contexte :
La Direction Générale est organisée autour d’une Directrice Générale des Services (DGS : CIAS, maison de l’emploi, conseil de développement, politiques contractuelles et relations inter-territoriales, culture, communication externe) et de 3 Directions Générales Adjointes (DGA) :
- Ressources (RH, finances, DSN, protection des données, juridique & achats, administration générale, communication interne & archives)
- Services techniques (gestion déchets, cycle de l’eau, énergie environnement, garage, patrimoine bâti & espaces publics, agriculture alimentation forêts)
- Aménagement & développement territorial (économie, tourisme, habitat & gens du voyage, aménagement, droits des sols & foncier, référent mobilités)
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la DGA Services techniques, l’Assistant(e) de Direction a pour missions de :
1/ Assurer le secrétariat des deux DGA Services techniques et Aménagement & développement territorial :
- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire au bon interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Organisation de la vie professionnelle : assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous en fonction des priorités, élaborer des outils de suivi, rappeler les informations importantes et transmettre des messages, organiser les déplacements
- Planification et organisation de réunions / rendez-vous : planifier et assurer le suivi des réunions, préparer et envoyer les ordres du jour, assurer la transmission des documents avant les réunions dans les délais impartis, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Gestion des rendez-vous annuels d’évaluation des directeurs de services : organisation des rendez-vous et des supports d’entretiens, suivi du déroulé du processus, relance si besoin, transmission des entretiens et archivages des copies
- Suivi des décisions et délibérations sous Webdelib
- Gestion des courriers et parapheurs
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique divers : courriers, notes internes / externes, tableaux de bord…
- Tri, classement et archivage de documents
- Commande de fournitures
Afin d’assurer la continuité du service au niveau de la Direction Générale, vous travaillez en collaboration avec l’assistante de la DGS et de la DGA Ressources. Vous êtes amené(e) à assurer son remplacement occasionnellement (pendant ses congés notamment) sur les missions de premier niveau : accueil téléphonique, montage de réunions, orientation du courrier...
2/ Assurer la gestion administrative et logistique des instances du Pôle Transition Écologique (TE) et du Pôle Solidarités (Exécutifs, Commissions) :
- Lien direct avec la Présidente du Pôle TE et la Présidente du Pôle Solidarités pour l’organisation générale et la validation des documents diffusés (ordres du jour, comptes-rendus)
- Lien direct avec les directions de services et assistantes pour la préparation des ordres du jour (suivi des tableaux d’ordre du jour prévisionnels…) et la rédaction des comptes-rendus
- Organisation des Exécutifs TE et Solidarités (2 par mois chacun) : consolidation et rédaction des ordres du jour, relecture et transmission des notes, préparation des salles / visios
- Organisation des Commissions TE et Solidarités (1 par mois chacun) : consolidation et rédaction des ordres du jour, relecture et transmission des notes, préparation des salles / visios, consolidation des comptes-rendus, validation par les DGAs/VP, diffusion
Des relations ponctuelles avec les assistantes en charge des commissions Ressources & Moyens, des instances du Pôle Économie et du CA du CIAS sont à prévoir.
3/ Assurer un soutien administratif et logistique à la Mission « Plan Intercommunal de Sauvegarde » (PICS) portée par la Direction Générale :
Planifier et organiser des réunions / rendez-vous avec les différentes parties prenantes (Préfecture, communes…), établir des notes, comptes-rendus et actes administratifs…
Pour information, ce document réglementaire, à établir en lien avec les communes, doit être élaboré pour novembre 2026.
4/ Participer à la vie du périmètre des 2 DGA (réunions, temps informels…) et de la collectivité
1/ Assurer le secrétariat des deux DGA Services techniques et Aménagement & développement territorial :
- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire au bon interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Organisation de la vie professionnelle : assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous en fonction des priorités, élaborer des outils de suivi, rappeler les informations importantes et transmettre des messages, organiser les déplacements
- Planification et organisation de réunions / rendez-vous : planifier et assurer le suivi des réunions, préparer et envoyer les ordres du jour, assurer la transmission des documents avant les réunions dans les délais impartis, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Gestion des rendez-vous annuels d’évaluation des directeurs de services : organisation des rendez-vous et des supports d’entretiens, suivi du déroulé du processus, relance si besoin, transmission des entretiens et archivages des copies
- Suivi des décisions et délibérations sous Webdelib
- Gestion des courriers et parapheurs
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique divers : courriers, notes internes / externes, tableaux de bord…
- Tri, classement et archivage de documents
- Commande de fournitures
Afin d’assurer la continuité du service au niveau de la Direction Générale, vous travaillez en collaboration avec l’assistante de la DGS et de la DGA Ressources. Vous êtes amené(e) à assurer son remplacement occasionnellement (pendant ses congés notamment) sur les missions de premier niveau : accueil téléphonique, montage de réunions, orientation du courrier...
2/ Assurer la gestion administrative et logistique des instances du Pôle Transition Écologique (TE) et du Pôle Solidarités (Exécutifs, Commissions) :
- Lien direct avec la Présidente du Pôle TE et la Présidente du Pôle Solidarités pour l’organisation générale et la validation des documents diffusés (ordres du jour, comptes-rendus)
- Lien direct avec les directions de services et assistantes pour la préparation des ordres du jour (suivi des tableaux d’ordre du jour prévisionnels…) et la rédaction des comptes-rendus
- Organisation des Exécutifs TE et Solidarités (2 par mois chacun) : consolidation et rédaction des ordres du jour, relecture et transmission des notes, préparation des salles / visios
- Organisation des Commissions TE et Solidarités (1 par mois chacun) : consolidation et rédaction des ordres du jour, relecture et transmission des notes, préparation des salles / visios, consolidation des comptes-rendus, validation par les DGAs/VP, diffusion
Des relations ponctuelles avec les assistantes en charge des commissions Ressources & Moyens, des instances du Pôle Économie et du CA du CIAS sont à prévoir.
3/ Assurer un soutien administratif et logistique à la Mission « Plan Intercommunal de Sauvegarde » (PICS) portée par la Direction Générale :
Planifier et organiser des réunions / rendez-vous avec les différentes parties prenantes (Préfecture, communes…), établir des notes, comptes-rendus et actes administratifs…
Pour information, ce document réglementaire, à établir en lien avec les communes, doit être élaboré pour novembre 2026.
4/ Participer à la vie du périmètre des 2 DGA (réunions, temps informels…) et de la collectivité
Profils recherchés
Bac à bac + 2 /+3
- Expérience sur un poste similaire serait un plus
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
- Maîtrise des outils informatique de bureautique : Libre Office, logiciels métiers, organisation de visio conférence Zoom
- Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Principes rédactionnels des notes et compte-rendus
- Capacité à travailler en autonomie et en transversalité
- Adaptabilité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Loyauté, fiabilité
- Capacité à prioriser
- Expérience sur un poste similaire serait un plus
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
- Maîtrise des outils informatique de bureautique : Libre Office, logiciels métiers, organisation de visio conférence Zoom
- Maîtrise des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Principes rédactionnels des notes et compte-rendus
- Capacité à travailler en autonomie et en transversalité
- Adaptabilité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Loyauté, fiabilité
- Capacité à prioriser
Contact et modalités de candidature
Contact
0476931700
Informations complémentaires
* Vos conditions de travail :
• La rémunération
Rémunération selon conditions statutaires + RIFSEEP : 424 € brut mensuel et 1000 € brut annuel+ Complément de rémunération de 1655,66 €/an +Supplément familial de traitement
Participation aux frais de la complémentaire santé et d’un contrat de prévoyance (contrat prévoyance de groupe)
Comité des œuvres sociales et amicale du personnel (aide rentrée scolaire, aide aux vacances, réductions, voyages…)
Remboursement des frais d’abonnement de transport en commun à hauteur de 75%
Carte tickets restaurants
• Organisation du travail
Lieu de travail : Voiron- Siège du Pays Voironnais
Base hebdomadaire : 36H00 – 6 jours de RTT
Poste éligible au télétravail jusqu’à 2 jours par semaine
Aménagement du temps de travail sur 4,5 jours par semaine ou par quinzaine 5 jours - 4 jours
• Les + :
Facilité de stationnement
Garage à vélo sécurisé
Proximité immédiate de la gare de Voiron et des transports en commun
Facilités pour déjeuner (local restauration, restaurants,…)
Proximité des commodités
*Le recrutement :
• Conditions de recrutement
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (CDD de 3 ans, renouvelable 1 fois – Possibilité CDI ensuite) - Catégorie C+ ou B
Poste à temps complet
• Le processus de recrutement
Date limite des candidatures : 28/03/2025 ( Aucune candidature ne sera étudiée avant la date de fin)
Prise de poste envisagée : dès que possible
Candidater sur le site : www.paysvoironnais.com
• La rémunération
Rémunération selon conditions statutaires + RIFSEEP : 424 € brut mensuel et 1000 € brut annuel+ Complément de rémunération de 1655,66 €/an +Supplément familial de traitement
Participation aux frais de la complémentaire santé et d’un contrat de prévoyance (contrat prévoyance de groupe)
Comité des œuvres sociales et amicale du personnel (aide rentrée scolaire, aide aux vacances, réductions, voyages…)
Remboursement des frais d’abonnement de transport en commun à hauteur de 75%
Carte tickets restaurants
• Organisation du travail
Lieu de travail : Voiron- Siège du Pays Voironnais
Base hebdomadaire : 36H00 – 6 jours de RTT
Poste éligible au télétravail jusqu’à 2 jours par semaine
Aménagement du temps de travail sur 4,5 jours par semaine ou par quinzaine 5 jours - 4 jours
• Les + :
Facilité de stationnement
Garage à vélo sécurisé
Proximité immédiate de la gare de Voiron et des transports en commun
Facilités pour déjeuner (local restauration, restaurants,…)
Proximité des commodités
*Le recrutement :
• Conditions de recrutement
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (CDD de 3 ans, renouvelable 1 fois – Possibilité CDI ensuite) - Catégorie C+ ou B
Poste à temps complet
• Le processus de recrutement
Date limite des candidatures : 28/03/2025 ( Aucune candidature ne sera étudiée avant la date de fin)
Prise de poste envisagée : dès que possible
Candidater sur le site : www.paysvoironnais.com
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.