Un(e) agent(e) administratif(ve) de la Commande publique
Offre n° O038241220001358
Publiée le 20/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères est la 2ème ville du département de l'Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 50007, Saint-Martin-d'Hères (Isère)
Poste à pourvoir le
20/02/2025
Date limite de candidature
20/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Modes de gestion et commande publique
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service commande publique a pour mission de garantir la sécurité juridique du processus d'achat de la collectivité, et en particulier d'assurer la passation des marchés publics dans le respect du code de la commande publique et d'améliorer la stratégie et la qualité des achats des différentes services municipaux.
Il assure l'accompagnement de l'ensemble des services de la ville et du CCAS dans leurs achats et le pilotage des procédures adaptées à leurs besoins, quelle que soit leur nature (fournitures, services et travaux) : planification et gestion des procédures de consultations, constitution des Dossiers de Consultation des Entreprises, création des nouveaux marchés et suivi de leurs modifications, examen par les commissions municipales (commission d'appels d'offres, commission des marchés à procédure adaptée).
Il assure l'accompagnement de l'ensemble des services de la ville et du CCAS dans leurs achats et le pilotage des procédures adaptées à leurs besoins, quelle que soit leur nature (fournitures, services et travaux) : planification et gestion des procédures de consultations, constitution des Dossiers de Consultation des Entreprises, création des nouveaux marchés et suivi de leurs modifications, examen par les commissions municipales (commission d'appels d'offres, commission des marchés à procédure adaptée).
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la responsable de Pôle, l'agent(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative du service et au bon déroulement des procédures des marchés publics. Il(elle) apporte un soutien logistique et administratif à l'équipe et participe à l'avancement des dossiers et des projets du service. Il(elle) travaille en étroite collaboration avec la Coordinatrice de gestion administrative et peut être amené(e) à assurer ponctuellement (absences ou périodes de forte activité) une polyvalence avec celle-ci pour permettre la continuité du service public.
Activités principales :
Gestion administrative des marchés :
- Suivi du bon déroulement de la procédure administrative des marchés : dématérialisation, contrôle des pièces, ouverture des plis, courriers aux candidats, etc
- Logistique liée aux commissions : préparation ordre du jour, convocation, réservation de salles, etc
- Suivi des reconductions des marchés et des révisions de prix, en lien avec la Coordinatrice de gestion administrative
- Transmission d'informations aux entreprises et accompagnement dans leurs démarches
- Saisie des marchés dans le logiciel Civil Finances
Gestion administrative du service :
- Participation à la mise en œuvre des procédures et/ou à leur harmonisation
- Suivi des signatures électroniques et parapheurs
- Tâches administratives : mise à jour des modèles de documents, organisation de réunions, classement informatique, accueil physique et téléphonique, Gestion de la boite mail générique
Participation à la vie du service :
- Assurer une transversalité sur les dossiers en cours avec les instructeurs et la Coordinatrice de gestion administrative
- Participer aux réunions d'équipe hebdomadaires
- Contribuer à l'accompagnement de l'ensemble des services (promotion du guide, rappel des procédures et bonnes pratiques, etc)
Activités principales :
Gestion administrative des marchés :
- Suivi du bon déroulement de la procédure administrative des marchés : dématérialisation, contrôle des pièces, ouverture des plis, courriers aux candidats, etc
- Logistique liée aux commissions : préparation ordre du jour, convocation, réservation de salles, etc
- Suivi des reconductions des marchés et des révisions de prix, en lien avec la Coordinatrice de gestion administrative
- Transmission d'informations aux entreprises et accompagnement dans leurs démarches
- Saisie des marchés dans le logiciel Civil Finances
Gestion administrative du service :
- Participation à la mise en œuvre des procédures et/ou à leur harmonisation
- Suivi des signatures électroniques et parapheurs
- Tâches administratives : mise à jour des modèles de documents, organisation de réunions, classement informatique, accueil physique et téléphonique, Gestion de la boite mail générique
Participation à la vie du service :
- Assurer une transversalité sur les dossiers en cours avec les instructeurs et la Coordinatrice de gestion administrative
- Participer aux réunions d'équipe hebdomadaires
- Contribuer à l'accompagnement de l'ensemble des services (promotion du guide, rappel des procédures et bonnes pratiques, etc)
Profils recherchés
Savoir faire :
Appliquer les procédures de suivi des actes administratifs
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Utiliser Internet, intranet, une messagerie électronique
Utiliser une suite bureautique : saisie, mise en forme...
Utiliser les techniques d'expression écrite
Appliquer les techniques de communication orale
Appliquer les techniques de secrétariat, classement et archivage électronique
Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, Finances) et partenaires externes (Service de Gestion Comptable, contrôle de légalité...)
Connaître les logiciels et progiciels "métiers" : Plateforme AWS, CIVIL Finances (dont PES Marchés), Web Délib et Pastel.
Utiliser des sites " ressources "
Qualités :
Sens du travail en équipe et en transversalité : lien permanent avec l'ensemble des agents du service et de la collectivité
Qualités relationnelles
Sens de l'organisation - capacité à identifier les urgences/priorités
Autonomie
Adaptabilité et polyvalence
Rigueur et ténacité
Discrétion professionnelle
Appliquer les procédures de suivi des actes administratifs
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Utiliser Internet, intranet, une messagerie électronique
Utiliser une suite bureautique : saisie, mise en forme...
Utiliser les techniques d'expression écrite
Appliquer les techniques de communication orale
Appliquer les techniques de secrétariat, classement et archivage électronique
Appliquer et faire appliquer les procédures des services internes (RH, Finances) et partenaires externes (Service de Gestion Comptable, contrôle de légalité...)
Connaître les logiciels et progiciels "métiers" : Plateforme AWS, CIVIL Finances (dont PES Marchés), Web Délib et Pastel.
Utiliser des sites " ressources "
Qualités :
Sens du travail en équipe et en transversalité : lien permanent avec l'ensemble des agents du service et de la collectivité
Qualités relationnelles
Sens de l'organisation - capacité à identifier les urgences/priorités
Autonomie
Adaptabilité et polyvalence
Rigueur et ténacité
Discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0476607294
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation selon l'indice
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.