Gestionnaire administrative / administratif
Offre n° O038241205001104
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
05/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Grenoble a pour objectif de conduire des politiques d’urbanisme favorable à la santé, d’aménagement urbain et de pilotage de projet complexe, de développement d’une ville résiliente en faisant une large part au végétal, à la mise en valeur du patrimoine communal, tout en prenant en compte les besoins des habitants.
La Direction Urbanisme et Aménagement (DUA) est organisée en 3 services et 2 Unités : le service urbanisme réglementaire (SCUR), le service étude urbaine et patrimoniale (SEUP), le service Administration et Foncier (SAF), les Unités Système d’Information Géographique et informatique, Pilotage de projet.
La gestionnaire administrative recueille, traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle assure le secrétariat du chef de service et assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA.
La Direction Urbanisme et Aménagement (DUA) est organisée en 3 services et 2 Unités : le service urbanisme réglementaire (SCUR), le service étude urbaine et patrimoniale (SEUP), le service Administration et Foncier (SAF), les Unités Système d’Information Géographique et informatique, Pilotage de projet.
La gestionnaire administrative recueille, traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle assure le secrétariat du chef de service et assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA.
Missions / conditions d'exercice
Gestion comptable et budgétaire
• Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables.
• Prépare des documents budgétaires et l’ensemble des documents d’information liés aux décisions budgétaires : budgets primitifs et supplémentaires, DM, bilans etc. ;
• Coordonne et centralise les productions des différents services et unités composant la direction lors des étapes budgétaires ;
• Suivi de l’exécution comptable et budgétaire et procède à l’exécution comptable en étant garant de sa bonne réalisation
• Traite et suit les dossiers de demandes de financement jusqu’à l’encaissement des recettes (dossiers de demande de versements de fonds auprès des partenaires financiers, l’envoi de bilans, …)
Gestion administrative
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Gestion de l'information, classement, archivage de documents
• Gestion boite mail, des agendas, chronogramme du courrier du foncier et de la DUA
• Planification et suivi administratif
• Accueil physique, téléphonique du public ou professionnels
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Collaboration avec les autres assistantes administratives
• Assure des missions de secrétariat selon tableau répartition des missions
• Organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Gestion des déplacements des cadres de la DUA
Autres missions
• Polyvalence au sein de la DUA -remplacements ponctuels des assistantes de la direction,
• Gestion administrative des autorisations d’urbanisme
• Notification des autorisations des droits des sols (dont création de numéro d’arrêté ou décision sur web delib et inscription sur DDC avec scan pour rattacher les dossiers) puis transmission service technique, le pétitionnaire et la Préfecture
• Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables.
• Prépare des documents budgétaires et l’ensemble des documents d’information liés aux décisions budgétaires : budgets primitifs et supplémentaires, DM, bilans etc. ;
• Coordonne et centralise les productions des différents services et unités composant la direction lors des étapes budgétaires ;
• Suivi de l’exécution comptable et budgétaire et procède à l’exécution comptable en étant garant de sa bonne réalisation
• Traite et suit les dossiers de demandes de financement jusqu’à l’encaissement des recettes (dossiers de demande de versements de fonds auprès des partenaires financiers, l’envoi de bilans, …)
Gestion administrative
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Gestion de l'information, classement, archivage de documents
• Gestion boite mail, des agendas, chronogramme du courrier du foncier et de la DUA
• Planification et suivi administratif
• Accueil physique, téléphonique du public ou professionnels
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Collaboration avec les autres assistantes administratives
• Assure des missions de secrétariat selon tableau répartition des missions
• Organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Gestion des déplacements des cadres de la DUA
Autres missions
• Polyvalence au sein de la DUA -remplacements ponctuels des assistantes de la direction,
• Gestion administrative des autorisations d’urbanisme
• Notification des autorisations des droits des sols (dont création de numéro d’arrêté ou décision sur web delib et inscription sur DDC avec scan pour rattacher les dossiers) puis transmission service technique, le pétitionnaire et la Préfecture
Profils recherchés
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute, aptitude à la communication pour orienter le public et partenaires experts
• Qualité rédactionnelle, compte-rendu, techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Maîtrise des outils bureautiques et informatique
• Sens du travail en équipe, partage d’informations, polyvalence de tâches, transversalité
• Appétence pour la réglementation budgétaire et financière
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute, aptitude à la communication pour orienter le public et partenaires experts
• Qualité rédactionnelle, compte-rendu, techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Maîtrise des outils bureautiques et informatique
• Sens du travail en équipe, partage d’informations, polyvalence de tâches, transversalité
• Appétence pour la réglementation budgétaire et financière
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
• Temps de travail hebdomadaire :
◦ 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
◦ 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 99€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
• Temps de travail hebdomadaire :
◦ 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
◦ 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 99€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.