Assistant administratif (F/H)
Offre n° O038241025000997
Publiée le 25/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
17 avenue du bourg, L'Isle-d'Abeau (Isère)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
25/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Communauté d’Agglomération Porte de l’Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 112 905 habitants. Elle occupe une situation géographique privilégiée (idéalement située à 20 minutes à l’est de Lyon) et dotée d’un excellent niveau d’accessibilité : aéroport, TGV et autoroutes.
C’est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l’environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant.
Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d’équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement…
La CAPI s’est dotée de la compétence petite enfance sur son territoire, la Direction de la Petite Enfance gère 32 équipements (5 micro-crèches - 18 multi-accueils - 1 halte-garderie itinérante - 7 relais petite enfance – 1 ludothèque interservices).
Ainsi rattaché(e) à la Directrice Petite Enfance, vous serez chargé(e) d’apporter un appui administratif à l’ensemble de la direction.
C’est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l’environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant.
Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d’équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement…
La CAPI s’est dotée de la compétence petite enfance sur son territoire, la Direction de la Petite Enfance gère 32 équipements (5 micro-crèches - 18 multi-accueils - 1 halte-garderie itinérante - 7 relais petite enfance – 1 ludothèque interservices).
Ainsi rattaché(e) à la Directrice Petite Enfance, vous serez chargé(e) d’apporter un appui administratif à l’ensemble de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Dans ce cadre, vos activités seront :
Assurer l’accueil téléphonique des familles
• Assurer l’interface de 1er niveau avec les usagers durant le processus de pré-inscription
• Renseigner les familles sur l’utilisation du portail
• Gérer les situations conflictuelles : échanges téléphoniques et numériques avec les usagers mécontents
Assurer la gestion administrative des inscriptions des usagers dans les crèches de la CAPI (avec l’appui des membres de la direction petite enfance)
• Gérer le back office du logiciel d’inscription :
• Vérifier la complétude des demandes d’authentification faite par les usagers et des dossiers de demande de pré-inscription et en assurer le suivi
• Effectuer le back office des inscriptions dématérialisées
Assurer la gestion administrative de la commission
• Gérer le calendrier des commissions/ Convocation des membres (directions d’EAJE, animatrices de RPE…)
• Apporter une assistance interactive à la direction PE pendant la commission visant à suivre en temps réel l’impact des décisions d’attribution
• Mettre à jour la liste d’attente après gestion des dossiers instruits par la commission
• Préparer la commission d’attribution des places
o Compiler les demandes par structures demandées
o Préparer des grilles d’analyse avec application des critères pondérés par demandes
o Elaborer une synthèse des demandes par structures
• Mettre en œuvre les décisions de la commission
Apporter une assistance à la direction petite enfance
• Gérer l’agenda de la direction et de la direction adjointe/ Organisation des rendez-vous et des réunions de la DPE
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion
• Extraire des données pour élaborer des rapports d’activité
• Elaboration de courriers à destination des usagers des EAJE et RPE
• Alimenter le portail famille des informations demandées par la direction
• Suivre les actions engagées par la DPE
• Constitution des dossiers RH du pôle remplacement et suivi
En l’absence des assistantes administratives de la direction, prendre le relai sur leurs missions
Assurer l’accueil téléphonique des familles
• Assurer l’interface de 1er niveau avec les usagers durant le processus de pré-inscription
• Renseigner les familles sur l’utilisation du portail
• Gérer les situations conflictuelles : échanges téléphoniques et numériques avec les usagers mécontents
Assurer la gestion administrative des inscriptions des usagers dans les crèches de la CAPI (avec l’appui des membres de la direction petite enfance)
• Gérer le back office du logiciel d’inscription :
• Vérifier la complétude des demandes d’authentification faite par les usagers et des dossiers de demande de pré-inscription et en assurer le suivi
• Effectuer le back office des inscriptions dématérialisées
Assurer la gestion administrative de la commission
• Gérer le calendrier des commissions/ Convocation des membres (directions d’EAJE, animatrices de RPE…)
• Apporter une assistance interactive à la direction PE pendant la commission visant à suivre en temps réel l’impact des décisions d’attribution
• Mettre à jour la liste d’attente après gestion des dossiers instruits par la commission
• Préparer la commission d’attribution des places
o Compiler les demandes par structures demandées
o Préparer des grilles d’analyse avec application des critères pondérés par demandes
o Elaborer une synthèse des demandes par structures
• Mettre en œuvre les décisions de la commission
Apporter une assistance à la direction petite enfance
• Gérer l’agenda de la direction et de la direction adjointe/ Organisation des rendez-vous et des réunions de la DPE
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion
• Extraire des données pour élaborer des rapports d’activité
• Elaboration de courriers à destination des usagers des EAJE et RPE
• Alimenter le portail famille des informations demandées par la direction
• Suivre les actions engagées par la DPE
• Constitution des dossiers RH du pôle remplacement et suivi
En l’absence des assistantes administratives de la direction, prendre le relai sur leurs missions
Profils recherchés
Savoir et savoir-faire :
Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et l’environnement professionnel de ces dernières
Connaître le fonctionnement des procédures administratives (délibérations, budget etc)
Développer et mettre en place des outils de suivi et des procédures
Maîtriser le logiciel de gestion Concerto et les suites bureautiques Excel et Word,
Maîtriser les techniques d’écrits professionnels (courriers administratifs, notes, comptes-rendus)
Maîtriser les techniques de gestion du temps et d’organisation
Maîtriser les techniques de communication
Maîtriser les techniques de gestion d’accueil difficile
Savoir être :
Être autonome
Savoir rendre compte
Rigueur et sens des responsabilités.
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir travailler en équipe
Avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et l’environnement professionnel de ces dernières
Connaître le fonctionnement des procédures administratives (délibérations, budget etc)
Développer et mettre en place des outils de suivi et des procédures
Maîtriser le logiciel de gestion Concerto et les suites bureautiques Excel et Word,
Maîtriser les techniques d’écrits professionnels (courriers administratifs, notes, comptes-rendus)
Maîtriser les techniques de gestion du temps et d’organisation
Maîtriser les techniques de communication
Maîtriser les techniques de gestion d’accueil difficile
Savoir être :
Être autonome
Savoir rendre compte
Rigueur et sens des responsabilités.
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir travailler en équipe
Avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@capi38.fr
Informations complémentaires
Votre rémunération :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d’année.
Autres avantages : Chèques-Déjeuner + Épargne chèques vacances + Comité des œuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous conditions.
Où adresser votre candidature :
Rappeler la référence 17594 sur votre candidature
Par courrier : 17 avenue du Bourg, 38081 L’Isle d’Abeau cedex Par mail : recrutement@capi38.fr
Joindre obligatoirement : lettre de motivation et curriculum vitae
Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d’année.
Autres avantages : Chèques-Déjeuner + Épargne chèques vacances + Comité des œuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous conditions.
Où adresser votre candidature :
Rappeler la référence 17594 sur votre candidature
Par courrier : 17 avenue du Bourg, 38081 L’Isle d’Abeau cedex Par mail : recrutement@capi38.fr
Joindre obligatoirement : lettre de motivation et curriculum vitae
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.