Assistant-e administrative/administratif de direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038240930001125
Publiée le 02/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Nichée au cœur des montagnes, Grenoble est une ville dynamique et une terre d’engagement, réputée pour son esprit d’innovation, sa qualité de vie et son patrimoine culturel. Avec ses parcs verdoyants, son cœur de ville chaleureux et ses sommets enneigés à proximité, Grenoble offre un cadre de vie exceptionnel, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance. Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11, boulevard jean pain, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La direction des Affaires culturelles coordonne l’action des équipements culturels municipaux qui maillent le territoire grenoblois : musée, muséum, théâtre, réseau de la bibliothèque municipale, conservatoire et musée Stendhal. Elle accompagne également 140 opérateurs culturels et assure le suivi des établissements en gestion déléguée.
Le service administration générale est garant de la régularité et de l’optimisation des processus administratifs internes. A ce titre, il supervise et contrôle les fonctions supports de la Direction, et travaille en lien avec l’ensemble des services de la DAC : gestion institutionnelle, budgétaire, marchés publics, suivi technique ainsi que des ressources humaines et coordination de projets transversaux.
L’agent-e est placé-e sous l'autorité du directeur des affaires culturelles et de la cheffe du service administration générale et a des relations fonctionnelles avec les autres services et équipements culturels de la DAC (9 services)
Le service administration générale est garant de la régularité et de l’optimisation des processus administratifs internes. A ce titre, il supervise et contrôle les fonctions supports de la Direction, et travaille en lien avec l’ensemble des services de la DAC : gestion institutionnelle, budgétaire, marchés publics, suivi technique ainsi que des ressources humaines et coordination de projets transversaux.
L’agent-e est placé-e sous l'autorité du directeur des affaires culturelles et de la cheffe du service administration générale et a des relations fonctionnelles avec les autres services et équipements culturels de la DAC (9 services)
Missions / conditions d'exercice
1. Assistant-e du directeur des affaires culturelles
• Gestion de l’agenda du directeur
• Préparation des dossiers de réunions
• Centralisation des congés des chef-fes de service de la DAC (en lien avec octime).
• Contribution et suivi de projets transversaux pour la Direction (exemple : centralisation du tableau des évènements culturels)
2. Secrétariat de la DAC et du service administration générale
• L’assistant·e de direction travaille en complémentarité avec les assistant·e·s de mission du service développement culturel et artistique sur le secrétariat de la DAC (suivi des courriers, parapheurs, accueil téléphonique).
• Enregistrement et suivi des courriers et des documents administratifs (GED, GRC, parapheurs, …)
• Planification et organisation des réunions
• Correspondant·e informatique, référent-e GRC Publik
• Classement et archivage des documents du directeur et du service administration générale, organisation du versement annuel des documents administratifs au sein du service des archives
• Rédaction, mise en forme, édition de documents (courriers, compte-rendus de réunion…)
• Suivi et gestion Octime des agents du service administration générale (5 agents)
3. Suivi de la gestion institutionnelle
• Réalisation du chronogramme interne de la DAC pour la préparation des conseils municipaux et suivi du planning prévisionnel des délibérations
• Centralisation des projets de délibération des services culturels : vigilance sur les délais, relecture de premier niveau (en moyenne une vingtaine de délibérations par conseil)
• Suivi des modifications apportées aux projets de délibérations dans le logiciel WebDélib
• Gestion de l’agenda du directeur
• Préparation des dossiers de réunions
• Centralisation des congés des chef-fes de service de la DAC (en lien avec octime).
• Contribution et suivi de projets transversaux pour la Direction (exemple : centralisation du tableau des évènements culturels)
2. Secrétariat de la DAC et du service administration générale
• L’assistant·e de direction travaille en complémentarité avec les assistant·e·s de mission du service développement culturel et artistique sur le secrétariat de la DAC (suivi des courriers, parapheurs, accueil téléphonique).
• Enregistrement et suivi des courriers et des documents administratifs (GED, GRC, parapheurs, …)
• Planification et organisation des réunions
• Correspondant·e informatique, référent-e GRC Publik
• Classement et archivage des documents du directeur et du service administration générale, organisation du versement annuel des documents administratifs au sein du service des archives
• Rédaction, mise en forme, édition de documents (courriers, compte-rendus de réunion…)
• Suivi et gestion Octime des agents du service administration générale (5 agents)
3. Suivi de la gestion institutionnelle
• Réalisation du chronogramme interne de la DAC pour la préparation des conseils municipaux et suivi du planning prévisionnel des délibérations
• Centralisation des projets de délibération des services culturels : vigilance sur les délais, relecture de premier niveau (en moyenne une vingtaine de délibérations par conseil)
• Suivi des modifications apportées aux projets de délibérations dans le logiciel WebDélib
Profils recherchés
Savoir faire :
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (logiciels bureautiques, GED, agenda, logiciel webdélib etc)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel
Savoir être :
• Rigueur, méthode, capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Discrétion, devoir de réserve
• Capacité à travailler dans un esprit collaboratif et d’ouverture
• Sens de l’initiative et de l’anticipation
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (logiciels bureautiques, GED, agenda, logiciel webdélib etc)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel
Savoir être :
• Rigueur, méthode, capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Discrétion, devoir de réserve
• Capacité à travailler dans un esprit collaboratif et d’ouverture
• Sens de l’initiative et de l’anticipation
Contact et modalités de candidature
Contact
0476763636
Informations complémentaires
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
• Temps de travail hebdomadaire :
◦ 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
◦ ou 38h05 sur 5 jours, ouvrant droit à 14 jours de repos (pour les cadres et chef-e-s de service)
◦ et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
◦ Prime fin d’année
◦ Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec MME Carméline COSENZA,
Cheffe de service, Tél : 06 75 86 90 38
• Temps de travail hebdomadaire :
◦ 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
◦ ou 38h05 sur 5 jours, ouvrant droit à 14 jours de repos (pour les cadres et chef-e-s de service)
◦ et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
◦ Prime fin d’année
◦ Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec MME Carméline COSENZA,
Cheffe de service, Tél : 06 75 86 90 38
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.