À propos de la Ville de LE CHEYLAS
Le Cheylas en Isère, commune de 2500 habitants, et plus de 60 agents territoriaux. Le Cheylas se caractérise par sa diversité : de population, géographique et de fonctions. Cette richesse historique et actuelle induit le fort dynamisme associatif et citoyen de la commune. Forte de son attractivité par sa situation géographique au cœur de la vallée du Grésivaudan, de la qualité de son cadre de vie, la commune de Le Cheylas s’efforce d’asseoir son dynamisme reconnu.

Dans ce contexte, la Mairie du CHEYLAS recrute un/une
Assistant(e) administratif(ve)

Au sein de la Direction des Services Techniques et Aménagements de la Commune, composée de seize agents , et sous la responsabilité directe de la Directrice, vous aurez en charge une fonction de support logistique et administratif aux équipes chargées de maintenir et améliorer le cadre de vie cheylasien. Vous assurez également une assistance à la Direction des Services Techniques et Aménagement, notamment en matière de logistique administrative de l’urbanisme.

1 – Accueil et secrétariat d’urbanisme
Sous la responsabilité de la Directrice et au sein de l’équipe,
- Assurer l’accueil et l’information des usagers de la commune (physique et téléphonique) et des pétitionnaires sur l’avancée de leurs dossiers
- Assurer la logistique adminisatrive des 75 autorisations d’urbanisme annuelles (28 CU / 41 DP / 5 PC en 2024), en lien avec la Communauté de Communes du Grésivaudan (courriers, gestion de la plateforme dématérialisée, formalisme administrative, garant des délais …)
- Alimenter une base de données de suivi des dossiers et produire des données quantitatives pour permettre la valorisation de l’activité

2 – Soutien et logistique technique:
- établir et garantir le suivi d’un outil de gestion des clés des équipements municipaux (15 équipements publics) en lien avec l’équipe en charge de la maintenance des bâtiments
- Gérer les stocks de produits d’entretien et consommables techniques : recenser les prévisions, répertorier les entrées et sorties, réapprovisionner en lien avec les besoins des services
- assurer la coordination (centraliser), l’accueil et le contrôle des livraisons (contrôle qualitatif et quantitatif)
- Assurer le tri des produits non utilisés et les faire évacuer,

3 – Assistance de la Direction des services techniques
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs, usagers, prestataires et institutionnels
- Bâtir un outil de suivi des demandes et signalement et des réponses apportées ou traitements effectués
- Réaliser un suivi administratif précis des baux communaux en cours en lien avec le pôle finances qui en assure l’exécution comptable et financière
- Assister la DSTA dans la rédaction et le suivi administratif des marchés publics
- Assister la DSTA sur tous travaux administratifs (courriers, classements, archivages ...)

Connaissances et savoir-faire
• Environnement institutionnel des collectivités et de la FPT
• Missions de service public de la collectivité
• Utilisation de l’outil informatique, traitement de texte et tableurs, courriels
• Planification et suivi
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Identification de la demande de l'usager, l'accompagner et le conseiller dans ses démarches
• Savoir identifier et délivrer les documents et formulaires adéquats
• Techniques d'accueil, d'écoute et négociation
• Principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite

Savoir-être
• Sens du service public et de la relation avec les usagers
• Discrétion et secret professionnels
• Esprit d'initiative / Qualités relationnelles / Ponctualité