Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Assistance à l’autorité territoriale
- Aider à la décision et conseil aux élus
- Assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal :

- Préparer et organiser la tenue des conseils municipaux (rédaction des documents administratifs et techniques
- Assister aux conseils municipaux
-Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des PV de séance et des délibérations, transmission en préfecture
- Assurer la liaison avec tout autre organisme ou instance
- Sécuriser les actes et assurer une veille règlementaire et législative
Secrétariat du Maire et des Elus
-Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
- Organiser les commissions communales des impôts directs.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…)

Elaboration du Budget / Dossiers de subventions / Marchés Publics / Urbanisme

-Préparer et élaborer le budget en lien avec les élus, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- Exécuter le budget (comptabilité publique)
- Assurer le suivi financier et effectuer les déclarations afférentes
- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d’investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.
- Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.
- Suivi de la gestion des régies municipales
- Gestion de l’urbanisme (enregistrement, rédaction et transmissions des demandes d’urbanisme) en lien avec la commission urbanisme et le service urbanisme de la communauté de communes.

Comptabilité / gestion des dépenses et des recettes

- Suivi des dépenses (émission de mandats), paiement des factures (émission de titres)
- Rôle Eau t (relevé, suivi, facturation, transmission)

Etat civil

- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.
- Enregistrer et rédiger les actes de l’Etat-Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d’actes :
Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).

Elections politiques et professionnelles

- Gérer les demandes d’inscription, de radiations sur la liste électorale
- Veiller à la préparation et à l’organisation des scrutins électoraux
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales
- Organiser matériellement et administrativement le bureau de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins et au dépouillement

Ressources humaines

- Assurer le suivi et la gestion des dossiers individuels des agents,
- Elaborer les paies
- Effectuer les déclarations aux différents organismes (URSSAF, CDG38, assurances, …)
- Suivre l’absentéisme, les plannings et les heures
- Elaborer les actes administratifs (contrats, propositions, etc.)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liés à la carrière (notation, évaluation)

OUTILS ET LOGICIELS A DISPOSITION

Comptabilité : Agedi (modules financier, paie, facturation, dette)
Préfecture / trésorerie : ACTES ; Plat’au ; portail DGFIP (Hélios, Chorus Pro)
Urbanisme : Next’ADS ; Xmap
Elections : EIREL ; REU
RH : Net entreprise ; CDG38 (Cyril), CNFPT (IEL)

RELATIONS FONCTIONNELLES

Internes : Maire, membres du conseil municipal, agents
Externes : usagers, trésorerie, partenaires institutionnels (intercommunalité, préfecture, centre de gestion), associations, prestataires privées.

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- faire preuve d'autonomie
- faire preuve de discrétion
- être polyvalent
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.