FINALITES DU POSTE

• Garantir un accueil de qualité à toute personne extérieure interpellant ou collaborant avec la structure (téléphone et accueil physique).

• Contribuer au bien être des résidents de la structure par une écoute attentive, en les orientant dans leurs demandes tout en participant à leur suivi.

• Contribuer à l'optimisation du temps du Directeur de l'établissement en participant à la gestion administrative de la structure.

• Assister le directeur de l'établissement dans le traitement et la circulation de l'information (écrite et orale).

Accueil :

Accueil téléphonique de 1er niveau :

• Réceptionner et filtrer les appels pour le service.

• Donner le premier niveau de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.

Accueil physique des personnes sollicitant le service :

• Accueillir et diriger les intervenants extérieurs.

• Accueillir physiquement les personnes se présentant dans la structure (décrypter la demande, évaluer l'urgence, apporter la réponse ou orienter vers le bon interlocuteur en ayant une attitude adaptée).

• Accueillir et renseigner les familles ou les aidants sur les conditions d'accès à l'équipement, le fonctionnement et les tarifs.

• En cas d'empêchement de la Directrice, faire visiter la structure.

Accueil des résidents et de leurs familles ou aidants :

• Recevoir les résidents, leur famille ou aidants se présentant au secrétariat, répondre à leur demande ou les orienter vers le bon interlocuteur en les accompagnant dans leurs démarches.

Accueil du nouveau résident :

• Accueillir le nouveau résident.

• Réceptionner et vérifier les pièces justificatives.

• Remettre le règlement de fonctionnement et le contrat de séjour signés par l'Administration.

• Participer à la bonne intégration du nouveau résident et à l’élaboration de son Plan d’accompagnement Personnalisé.

Traitement de l'information :

Courrier "arrivé" :

• Réceptionner le courrier et le transmettre classé à la Directrice.

• Interpeller la Directrice sur l'urgence de la demande.

• Réceptionner les courriers électroniques et soit répondre, soit transmettre à la Directrice.

Courrier "départ" :

• Assurer le suivi des parafeurs.

• Assurer l'envoi des courriers.

Circulation de l'information dans la structure :

• Tenir à jour le cahier de liaison (noter toutes les informations ayant une incidence sur la vie de la structure).

• Transmettre l'information aux professionnels concernés.

• Tenir à jour les tableaux d'affichage.

Rédaction :

• Modéliser et Rédiger des courriers simples

Frappe, saisie :

• Assurer la frappe du courrier donné par la Directrice en respectant la "charte courrier".

• Assurer la frappe et la diffusion des comptes rendus de réunions.

• Saisir et valoriser tout type de document.

• Rédiger et mettre en forme les affiches d'information internes.

Classement :

• Organiser et assurer le classement quotidien.

• Assurer l'archivage dans les règles définies.

Gestion de l'agenda de la Directrice :

• Renseigner les évènements internes importants dans l’agenda de la directrice (Rdv résidents, rdv avec des partenaires, animations importantes, réunions de service etc…).

• Rappeler les échéances importantes.

Organisation de réunions :

• Planifier les réunions ou autres rencontres.

• Préparer les informations et pièces nécessaires à la tenue de la réunion.

• Mettre en œuvre l'organisation logistique (réserver la salle, préparer le matériel) et s'assurer que tout est en place pour le bon déroulement de la réunion.

Suivi des Résidents :

Identification du nouvel entrant :

• Créer et remplir le dossier administratif (Volet 1 du Plan d’accompagnement Personnalisé).

• Contrôle des pièces administratives fournies (avis d’imposition, assurance, mutuelle, attestation vitale).

• Transmission des éléments administratifs nécessaires au siège.

• Effectuer l’état des lieux d’entrée en cas d’absence de la directrice.

• Tenir à jour les tableaux de bord.

• Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents ainsi que la liste des résidents.

Suivi des absences :

Hospitalisations

• Vérifier que la famille a été prévenue.

• Suspendre la prestation de repas.

• Suivre les hospitalisations dans le tableau de bord en lien avec les soignants (entrées/retours).

• Si absence d’aidants proches, s’assurer auprès des soignants que tous les intervenants auprès de la personne ont été prévenus de la suspension du service.

Convenances personnelles

• Enregistrer les dates de départ et de retour.

• Mettre à jour le tableau de présence.

Suivi des départs définitifs (retour à domicile, départ vers une autre structure, décès)

• Transmettre la fiche d'identification au service finances avec la date et le motif de sortie.

• Mettre à jour le registre Entrées/Sorties ainsi que les tableaux de bord.

• Informer les conseillères d’aide sociale en cas de décès d’un bénéficiaire de l’aide sociale.

• En l’absence de la directrice réaliser l’état des lieux de sortie (récupérer clés et badges).

• Archiver le dossier.

Facturation hébergement et restauration :

• Contrôler les données de facturation transmises à la cellule de gestion.

• Relancer les personnes pour paiement dans les délais.

• Compléter les états mensuels pour la facturation.

Suivi de la restauration :

• Prévoir les commandes de repas et les transmettre à la cuisine centrale en respectant les délais impartis.

• Rectifier journellement les commandes si besoin (hospitalisations, retour hôpital, décommande).

• Tenir à jour l'état des consommations.

• Contrôler le listing de consommation édité par la cuisine centrale.

• Engager la somme mensuelle due à la cuisine centrale.

Suivi des enveloppes budgétaires :

• Réaliser les engagements et les commandes pour le service (Fonctionnement + Investissement via les achats délégués).

• Procéder à la vérification et à la liquidation des factures après validation de la Directrice.

• Tenir à jour l'état des enveloppes.

Statistiques :

• Tenir à jour les tableaux de bord.

• Elaborer les statistiques demandées par la direction.

Contribution aux animations :

Animations organisées par la structure

• Participer à l'organisation logistique pour le bon déroulement des animations.

• Assurer un soutien à l’équipe d’animation lors des évènements importants de la vie de la structure.

Animations organisées par le Pôle d’Animation Gérontologique et Intergénérationnelle

• S'assurer que la salle et le matériel sont disponibles pour l'animation.

• Tenir la fiche de présence aux activités.

Animations organisées par l’association des résidents :

• Participer à la tenue des listes d’inscription.

• Soutenir l’association sur les aspects logistiques.

Suivi des remplacements :

• Faire appel au service des remplacements si nécessaire (dans le cadre des procédures ou après validation de la directrice).

• Tenir à jour les états de suivi régence.

• Suivre les avantages en nature.

• Envoyer à la cellule de gestion les états d’heures des gardes et des remplaçants.

Gestion des fournitures du service :

• Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures.

• Préparer les commandes.

• Réceptionner les livraisons et ventiler les fournitures.
Gestion de la salle polyvalente :

• Gérer le planning d'occupation des salles mises à disposition du public.

Vie du service :

• Participer aux réunions d'équipe.

• Participer à l'élaboration et à la mise e œuvre des Plans d’accompagnement Personnalisés.

Utilisation de logiciel de suivi d’activité :
• Millésime
• GIMA
• ASTRE
• OCTIME
• Libre office

CONTEXTE DE TRAVAIL

Relations de travail principales :

Directrice, équipe, résidents, familles et ou aidants.


Exigences particulières :

• Confidentialité
• Dépassement de l’horaire le soir en cas de difficultés particulière sur la structure (continuité de service)