Environnement de travail :
Au cœur du Sillon alpin, Le Grésivaudan se déploie entre plaine et montagnes sur un territoire d’innovation où la qualité de vie et la diversité des activités lui confèrent une forte attractivité renforcée par des opportunités de développement dans de nombreux domaines.

Dans le cadre de sa politique culturelle, la communauté de communes Le Grésivaudan développe une dynamique fédératrice et structurante, qui s’appuie sur la coopération entre communes, acteurs culturels et éducatifs.
En cohérence, Le Grésivaudan est engagé dans l’élaboration d’un Projet culturel de territoire, avec une première étape franchie en 2023 au travers de la signature d’un Plan local d’éducation artistique et culturelle (PLEAC).
La direction compte une soixantaine d’agents répartis entre plusieurs services (Culture, Espace Aragon, Réseau de lecture publique, Réseau des Musées).
L’assistant(e) de direction est rattaché(e) au pôle administratif et financier.

Descriptif du poste :
L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente à la direction en termes d'organisation, de gestion administrative et financière, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il (elle)est placé(e) sous la responsabilité de la responsable administrative et financière.

Spécificité(s) du poste :
Présence en soirée pour les commissions culturelles (environ 1 par mois).
Pics d’activité en fonction des périodes.

Rémunération : Salaire minimum par mois de 1836.19 € brut (échelon 1) + 450 € brut prime fonction + prime complémentaire équivalente à 1/12ème de la rémunération

Avantages : • Aménagement du temps de travail
• Télétravail.
• Tickets restaurant avec participation de 60% employeur.
• Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an)
• Participation mutuelle santé labélisée et participation possible à la prévoyance (contrat groupe).
• Prestations d’actions sociales (vacances, loisirs, Prêts, CESU, billetterie, etc …) : prise en charge intégrale de l’adhésion au CNAS et possibilité d’adhésion au COS interne.

Secrétariat de direction
• Gérer les courriers, courriels, invitations de la direction ainsi que l’agenda de la directrice
• Envoyer les convocations / ordres du jour et rédiger des comptes-rendus, des réunions de service et commissions culturelles
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, décisions, délibérations,
• Suivre des parapheurs de signatures
• Suivre des projets et activités de la direction
• Procéder à l’accueil physique et téléphonique
Gestion des instances communautaires
• Tenir le calendrier annuel des commissions culturelles et conseils communautaires,
• Faire respecter les échéances de préparation
• Assurer le dépôt des actes sur Interstis et Actes Offices
• Assurer l’accueil et la logistique des commissions
• Veiller aux circuits des actes administratifs et assurer leur archivage
Communication interne
• Tenir l’agenda culturel, en lien avec les responsables d’équipements et chargés de mission, et le transmettre à l’élue, au cabinet et à la direction de la communication
• Transmettre les notes, procédures et autres documents intra et inter directions
• Organiser la bibliothèque interne et passer les commandes
• Suivre les supports de communication de la direction (commandes, transport...)
• Formaliser un livret d’accueil « nouvel arrivant »
• Assurer la gestion des articles de la direction au sein du magazine « G l’info »
• Participer au stand de la Foire de Grenoble
Binôme budgétaire et comptable avec la responsable administrative et financière
• Emettre les engagements et procéder au service fait du gestionnaire CLTDIV
• Viser les bons de commande de la direction
• Renseigner mensuellement le tableau de délégation (dépenses)
• Tenir le tableau de suivi budgétaire mensuel
Relai administratif et financier aux chargé/es de mission, avec l’assistante administrative
• Assurer la complétude des dossiers de demande de subvention et relancer au besoin les porteurs de projets
• Intégrer les informations nécessaires dans les tableaux de suivi
• Réaliser les bons pour paiement
• Rédiger et établir le publipostage des courriers d’attribution et de refus
• Suivre administrativement les conventions de partenariat
Arborescence et archivage
• Travailler l’arborescence du serveur informatique de la direction
• Procéder au classement et à l’archivage des fichiers numériques

Diplôme(s) : Formation de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction ou assistanat de gestion

Connaissance(s) : Connaissance du milieu des collectivités territoriales
Maitrise des logiciels de bureautique, internet
Maîtrise de la langue française et qualités rédactionnelles
Savoir créer des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Connaître les principes rédactionnels de compte-rendu, de la note de synthèse, de la délibération…

Expérience(s) :
Expérience sur poste similaire exigée
Savoir travailler avec des élus

Profil demandé :
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Sens de l’organisation
Avoir l’esprit pratique
Rigueur
Disponibilité
Autonomie
Dynamisme
Sens de l’accueil et des relations humaines

Permis et/ou habilitation(s) : Permis B obligatoire en raison de déplacements sur le territoire