Assistante administrative et financière / Assistant administratif et financier
Offre n° O038240704000166
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
09/09/2024
Date limite de candidature
18/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la cheffe du service Mobilité – Vie au Travail, au sein de la Direction des Ressources Humaines, vous intégrerez une équipe pluridisciplinaire composée de deux conseiller-ères en mobilité et parcours professionnels, d’un-e référent-e handicap, d’un-e conseiller-ère en organisation et développement professionnel, de deux psychologues du travail. Avec les deux autres assistantes du service, vous assisterez la responsable et l’équipe dans le suivi administratif et financier.
Missions / conditions d'exercice
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des agent-es et/ou de leurs responsables en communiquant des informations de premiers niveaux
• Réceptionner les demandes d’accompagnement professionnel et les qualifier avant de les présenter en réunion de service pour orientation vers le/la professionnel-le concerné-e
• Assurer le suivi des rendez-vous en renseignant le tableau de bord de suivi
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Organiser la présentation du dispositif d’accompagnement lors de l’accueil des agent-es pour la signature des conventions
• Participer aux actions en lien avec le handicap : préparer les rencontres d’analyse de poste, assurer le suivi administratif des demandes de matériels, prothèses, orthèses : constitution du dossier, transmission des adresses fournisseur, saisie des engagements…
• Assurer le suivi administratif et budgétaire : engagements comptables, suivi du tableau des dépenses en lien avec la subvention versée par le FIPHFP notamment
• Assurer l'organisation logistique des réunions, rencontres : réserver un lieu, envoyer l’ordre du jour, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents …
• Rédiger les relevés de décisions des réunions de service
• Trier, classer et archiver des documents
• Réceptionner les demandes d’accompagnement professionnel et les qualifier avant de les présenter en réunion de service pour orientation vers le/la professionnel-le concerné-e
• Assurer le suivi des rendez-vous en renseignant le tableau de bord de suivi
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Organiser la présentation du dispositif d’accompagnement lors de l’accueil des agent-es pour la signature des conventions
• Participer aux actions en lien avec le handicap : préparer les rencontres d’analyse de poste, assurer le suivi administratif des demandes de matériels, prothèses, orthèses : constitution du dossier, transmission des adresses fournisseur, saisie des engagements…
• Assurer le suivi administratif et budgétaire : engagements comptables, suivi du tableau des dépenses en lien avec la subvention versée par le FIPHFP notamment
• Assurer l'organisation logistique des réunions, rencontres : réserver un lieu, envoyer l’ordre du jour, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents …
• Rédiger les relevés de décisions des réunions de service
• Trier, classer et archiver des documents
Profils recherchés
• Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques dont internet, intranet, applications métiers, Libre Office
• Vous avez des bases en finances ou souhaitez vous former : engagement, liquidation
• Vous avez des capacités rédactionnelles : relevés de décisions courriers, courriels
• Vous faites preuve d’une grande discrétion en préservant la confidentialité des informations
• Vous savez travailler en et pour une équipe
• Vous êtes rigoureux-euse, méthodique, réactif-tive
• Vous savez vous organiser et gérer les priorités
• Vous savez vous mobiliser pour maintenir à jour des connaissances et développer des compétences
• Vous maîtrisez l'orthographe et les règles de bases de la grammaire
• Vous disposez d’une aisance relationnelle et d’une capacité d’écoute facilitant la communication et la prise de recul face aux situations complexes
• Vous êtes ponctuel-le
• Vous avez des bases en finances ou souhaitez vous former : engagement, liquidation
• Vous avez des capacités rédactionnelles : relevés de décisions courriers, courriels
• Vous faites preuve d’une grande discrétion en préservant la confidentialité des informations
• Vous savez travailler en et pour une équipe
• Vous êtes rigoureux-euse, méthodique, réactif-tive
• Vous savez vous organiser et gérer les priorités
• Vous savez vous mobiliser pour maintenir à jour des connaissances et développer des compétences
• Vous maîtrisez l'orthographe et les règles de bases de la grammaire
• Vous disposez d’une aisance relationnelle et d’une capacité d’écoute facilitant la communication et la prise de recul face aux situations complexes
• Vous êtes ponctuel-le
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :
• Temps de travail hebdomadaire :
◦ 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
◦ 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 jour par semaine, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
• Temps de travail hebdomadaire :
◦ 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
◦ 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 jour par semaine, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.