Assitant-e de direction
Offre n° O038240701001565
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s'inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Grenoble
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
25/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La bibliothèque municipale de Grenoble (BMG) est composée de 12 bibliothèques. Ce réseau de lecture publique est complété par une bibliothèque numérique, un musée dédié à Stendhal et une manifestation littéraire annuelle : le Printemps du livre de Grenoble. En 2019, la ville de Grenoble a délibéré sur un Plan lecture 2018-2025 ayant pour objectif principal d’élargir les publics.
Sous l’autorité de la-du directeur-trice, l’assistant-e administratif-ve contribue à la coordination administrative et au secrétariat du service des bibliothèques.
Sous l’autorité de la-du directeur-trice, l’assistant-e administratif-ve contribue à la coordination administrative et au secrétariat du service des bibliothèques.
Missions / conditions d'exercice
1) Secrétariat :
• Diffusion d’informations et de procédures au sein des unités
• Gestion du courrier papier et informatisé : tri du courrier et répartition au sein du service
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes)
• Elaboration de documents transversaux (tableaux, statistiques...)
• Organisation et planification des réunions, rédaction de compte-rendu
• Suivi des projets et activités de la direction du service, notamment gestion de l’agenda de la-du directeur-trice et organisation de ses déplacements
• Accompagnement de la-du directeur-trice et les responsables d'unité dans leurs missions
• Suivi des demandes d’autorisation spéciale d’absence, grèves (mise sous parapheur pour signature, suivi des envois)
• Gestion des ordres de missions pour tous les agent-es du réseau (demandes d'autorisation, organisation des missions...)
• Lien avec le service formation sur les missions liées aux formations
• Lien avec les assistant-es des directions, des directions générales et des élu-es
• Elaboration et suivi des plannings des astreintes et des cadres de permanence
2) Suivi administratif :
• Rédaction de contrats et conventions types dans le cadre de l’action culturelle et des prêts de collections
• Exécution du budget des charges de fonctionnement de la direction (lien avec le ou la responsable de l’unité ressources et moyens, le service des finances…) :
• Suivi des devis et bons de commande de l’ensemble du service ainsi que des engagements avec le pôle comptable
• Suivi des factures, relance de facturation
• Mise à jour de tableau de bord financier
• Achats de fournitures
• Suivi des circuits de validation au sein de la collectivité des documents en signature
• Archivage
3) Participation à l’organisation de la vente de livres annuelle en lien avec le-la chef-fe de projet :
• Suivi logistique
• Présence lors de l’événement
4) Participation à l’organisation d’évènements
• Organisation et/ou participation à l'organisation d'événements, de visites officielles...
• Contribution à l'organisation de réunions de projet, de séminaires (réservation de salle, présentations...)
Les missions de ce poste sont susceptibles d’évoluer dans le cadre du plan lecture
• Diffusion d’informations et de procédures au sein des unités
• Gestion du courrier papier et informatisé : tri du courrier et répartition au sein du service
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes)
• Elaboration de documents transversaux (tableaux, statistiques...)
• Organisation et planification des réunions, rédaction de compte-rendu
• Suivi des projets et activités de la direction du service, notamment gestion de l’agenda de la-du directeur-trice et organisation de ses déplacements
• Accompagnement de la-du directeur-trice et les responsables d'unité dans leurs missions
• Suivi des demandes d’autorisation spéciale d’absence, grèves (mise sous parapheur pour signature, suivi des envois)
• Gestion des ordres de missions pour tous les agent-es du réseau (demandes d'autorisation, organisation des missions...)
• Lien avec le service formation sur les missions liées aux formations
• Lien avec les assistant-es des directions, des directions générales et des élu-es
• Elaboration et suivi des plannings des astreintes et des cadres de permanence
2) Suivi administratif :
• Rédaction de contrats et conventions types dans le cadre de l’action culturelle et des prêts de collections
• Exécution du budget des charges de fonctionnement de la direction (lien avec le ou la responsable de l’unité ressources et moyens, le service des finances…) :
• Suivi des devis et bons de commande de l’ensemble du service ainsi que des engagements avec le pôle comptable
• Suivi des factures, relance de facturation
• Mise à jour de tableau de bord financier
• Achats de fournitures
• Suivi des circuits de validation au sein de la collectivité des documents en signature
• Archivage
3) Participation à l’organisation de la vente de livres annuelle en lien avec le-la chef-fe de projet :
• Suivi logistique
• Présence lors de l’événement
4) Participation à l’organisation d’évènements
• Organisation et/ou participation à l'organisation d'événements, de visites officielles...
• Contribution à l'organisation de réunions de projet, de séminaires (réservation de salle, présentations...)
Les missions de ce poste sont susceptibles d’évoluer dans le cadre du plan lecture
Profils recherchés
Savoir faire
• Vous disposez de très bonnes capacités rédactionnelles
• Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (LibreOffice)
• Vous connaissez les règles, procédures et méthodes d'organisation du travail et de gestion
• Vous êtes ouvert sur les nouvelles technologies et les logiciels métiers : Octime par ex.
• Vous connaissez les règles de la comptabilité publique et les logiciels métiers Grand Angle par ex.
• Vous possédez une bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités territoriales
Savoir être
• Vous avez le réflexe reporting, savez travailler en équipe
• Vous détenez des qualités de rigueur, d'organisation
• Vous faites preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit et de discrétion
• Vous disposez de très bonnes capacités rédactionnelles
• Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques (LibreOffice)
• Vous connaissez les règles, procédures et méthodes d'organisation du travail et de gestion
• Vous êtes ouvert sur les nouvelles technologies et les logiciels métiers : Octime par ex.
• Vous connaissez les règles de la comptabilité publique et les logiciels métiers Grand Angle par ex.
• Vous possédez une bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités territoriales
Savoir être
• Vous avez le réflexe reporting, savez travailler en équipe
• Vous détenez des qualités de rigueur, d'organisation
• Vous faites preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit et de discrétion
Contact
Contact
0476763636
Lien de candidature
Informations complémentaires
• Temps de travail (modalité, rythme et contrainte): 35 heures 35, du lundi au vendredi. Participation éventuelle et ponctuelle à l’occasion de certains évènements du réseau (vente de livres, Printemps du livre, journées européennes du patrimoine…)
• Télétravail (si oui indiquez le nombre de jours) : oui, maximum 1 jour par semaine
• 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
• Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
• Accès au restaurant municipal
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec :
Isabelle WESTEEL 04 85 09 80 52
• Télétravail (si oui indiquez le nombre de jours) : oui, maximum 1 jour par semaine
• 25 jours de congés annuels, 4 jours ARTT par an et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Semaine de travail sur 35h35 (ouvrant droit aux 4 jours d'ARTT)
• Participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance (sauf contrat horaire)
• Accès au restaurant municipal
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements TAG, Transisère, SNCF et Métrovélo (ou autres services publics de location de vélos). Cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, en fonction du nombre de jours d'utilisation du moyen de transport.
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec :
Isabelle WESTEEL 04 85 09 80 52
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.