Sous l’autorité de la Responsable du Service - RH et finances, du Maire et des élus au Personnel, l’agent :

- gère et suit la comptabilité de la commune et du CCAS, participe à l’élaboration budgétaire

- assure les activités liées à l’accueil du public (état civil et documents officiels) en collaboration avec ses collègues

- gère l’activité administrative du restaurant scolaire et périscolaire (commandes, encaissements, communication, inscriptions)

- gère le cimetière (activité très ponctuelle)

- participe à la gestion des logements et bâtiments communaux, à la maintenance et sécurité des bâtiments publics dont gestion des accès

- traite les achats courants de fournitures et matériels

- ainsi que toutes autres activités administratives au besoin et en support de l’équipe administrative.

Missions principales du poste :

* Comptabilité et budget :

- participation à l'élaboration budgétaire en lien avec la Responsable du service et les élus
- assurer l'exécution des budgets (commune et CCAS) : assurer le traitement comptable des dépenses et recettes
- Création des fiches de tiers et suivi
- mettre en place et suivre la comptabilité d’engagement
- Veiller au respect des échéances de paiement et d'encaissement (mandats et titres)
- Suivre financièrement les marchés publics (factures, retenue de garantie, cautions, ...)
- Assurer le suivi des régies municipales
- Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables (factures, P503, débits d'office, ...)
- Assurer le suivi et la mise à jour de l'inventaire (immobilisations)
- S’il y a lieu, assurer le suivi des emprunts (échéances)
- Effectuer diverses déclarations et suivis (abonnements, téléphonie, énergies, ...)
- Assurer la facturation du CCAS
- traiter comptablement les versements des subventions aux associations
- Gérer les relations avec la trésorerie et les différents partenaires institutionnels et techniques, fournisseurs et prestataires
- D’une manière générale, veiller à la qualité comptable des écritures passées conformément aux procédures internes et à la réglementation en vigueur (pertinence de l’imputation, validité des pièces justificatives, contrôle des tiers …), identifier et solutionner les problèmes sur opérations comptables, alerter sur les points de contrôles.
- Participation à la recherche de source de financement nouvelles en fonctionnement
- Recherches, demandes et suivi comptables des subventions selon les projets communaux
- Assurer l'archivage

* Administratif :

* Accueil physique et téléphonique
Accueillir et renseigner le public sur les questions d’état civil (mariage, reconnaissance, décès, naissance, parrainage, concubinage, PACS) et de documents officiels (inscription sur liste électorale, recensement militaire, demande de buvette)

* Administration restauration scolaire et périscolaire
En collaboration avec le pôle scolaire et/ou le service administratif :
- Gère les inscriptions
- Assurer un suivi quotidien (restaurant scolaire, périscolaire)
- Enregistrer les règlements sur le logiciel dédié et faire le lien avec le Trésor Public
- Communiquer via ce même logiciel auprès des parents d’élèves
- Relancer les éventuels impayés
- Etablir chaque semaine la liste des élèves inscrits au restaurant scolaire et au périscolaire
Traiter les échanges avec le responsable du centre de loisirs

* Gérer le poste Funéraire en doublon avec une assistante du service administratif
- Attribuer et renouveler les concessions funéraires
- Mettre à jour le fichier des concessions sur un logiciel spécifique
- Etablir une procédure de reprise des concessions laissées à l’abandon

* Participer à la gestion des logements et des bâtiments communaux, à leur maintenance préventive et à la mise en place de la sécurité
- Assurer la gestion des logements communaux (loyers, baux, états des lieux)
- En collaboration avec l’élu en charge du dossier, la responsable des services et l’assistante accueil, aider au suivi de la maintenance et de la sécurité des bâtiments
- En collaboration avec l’assistante accueil et administratif, gérer les accès aux bâtiments (clés électroniques) et les réservations de salles par les particuliers
o Assurer la traçabilité des clés confiées et mettre à jour en fonction des demandes
o Gérer les locations de salles (salle polyvalente, foyer, salle des associations, etc.)

* Achats courants :
- Suivre les stocks et passer des commandes des fournitures administratives et périscolaires en collaboration avec l’agent d’accueil
- Dossiers divers d’achats de matériel pour les différents services

* Diverses missions ponctuelles (opérations de recensement de la commune, élections (inscriptions, radiations, changements sur les listes, révision de la liste électorale, préparer et organiser les divers scrutins politiques, suivre leur déroulement dans le respect des lois, assister aux dépouillements, établir les procès-verbaux et les transmettre à la sous-préfecture)

* Participer à toutes autres activités administratives au besoin (tenue de l’accueil, courriers divers) et en support de l’équipe administrative.
Répondre aux courriers ou courriels en lien avec ses missions.
Elaboration et mise à jour de procédures internes concernant ses missions.
Mise en œuvre une veille juridique en lien avec ses activités (actualités, comptabilité, finance, élections, etc.)
Assurer la continuité de service en cas d'absence dans l’équipe.
Participer activement aux grands projets, aux prospectives.
Interface avec les élus référents.

Savoir :
- Connaissance de la collectivité et de l’environnement territorial,
- maîtrise des règles budgétaires et comptables en nomenclatures M57
- parfaite maîtrise des logiciels de comptabilité et finances (Berger Levrault)
- bonne connaissance des logiciels de bureautique et messagerie (Word, Excel, Internet, etc...)
- capacités rédactionnelles
- connaissances des marchés publics
- Connaissance du fonctionnement d’un standard téléphonique


Savoir-faire :
- Répondre aux demandes des usagers (orienter, réorienter, proposer un délai de réponse, rechercher les informations, les traiter et les synthétiser, alerter sa hiérarchie sur les difficultés, dysfonctionnements ou questionnements récurrents, …)
- Organiser le poste de travail : capitaliser les informations sur des documents formalisés et communs à l’équipe ou au service, les partager avec ses collègues, diffuser efficacement l’information, gérer les priorités
- Qualités rédactionnelles (capacité d’analyse, traitement de l’information) et bonne expression orale

Savoir-être :
- Courtois(e), patient(e), adaptabilité et écoute
- Autonomie, rigueur, organisation, assiduité, capacité à hiérarchiser les priorités (respect des délais, accueil du public, sollicitations quotidiennes diverses, …)
- Réactivité
- Force de proposition / prise d’initiative / report et bilan de ses activités
- Respect du devoir de réserve et de la confidentialité
- Neutralité ou modération dans l’expression des opinions personnelles de sorte à ne pas influencer ni l’administré ni le bon fonctionnement du service public
- Excellent esprit d’équipe, aptitudes à travailler en équipe, bon relationnel, sens de l’accueil et de la communication
- Capacité d’adaptation aux différents publics (élus, équipe, habitants, etc.)
- Ponctualité et disponibilité

Profil :
- Diplôme : Bac à Bac + 3 ans avec option : spécialité gestion comptable et financière des collectivités ou expérience significative sur un poste similaire dans la Fonction Publique Territoriale
- Expérience : au moins 2 ans sur poste identique dans une collectivité de + de 2000 habitants
- Titulaire de la fonction publique territoriale : rémunération en fonction du statut + régime indemnitaire + prime de fin d'année + participation employeur au financement de la prévoyance + COS 38
- A défaut contractuel, rémunération selon profil et expérience

Conditions d'exercice :
- Poste à 100%
- Horaires réguliers : 35 heures hebdomadaire sur 5 jours + un samedi matin par mois en moyenne
- Travail en équipe pluridisciplinaire
- Garant de l'image du service public : l'agent doit avoir une attitude, un sens du service public et de l'accueil
- Gestion simultanée de plusieurs tâches