Assistant recrutement et administratif
Offre n° O038240502000703
Publiée le 02/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Vienne
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
02/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Direction des ressources humaines de la Mairie de Vienne recrute un assistant recrutement et administratif (F/H) afin de renforcer son équipe sur les volets recrutement/formation/prévention.
Au sein d'une équipe de 5 agents, vous serez chargé(e) de:
• Assurer le traitement et la gestion des dossiers en matière de recrutement dans le respect des procédures et dispositions réglementaires
• Assurer au sein du pôle recrutement, formation, prévention, des tâches administratives
Au sein d'une équipe de 5 agents, vous serez chargé(e) de:
• Assurer le traitement et la gestion des dossiers en matière de recrutement dans le respect des procédures et dispositions réglementaires
• Assurer au sein du pôle recrutement, formation, prévention, des tâches administratives
Missions / conditions d'exercice
En lien étroit avec la chargée de recrutement :
• Organisation et suivi du recrutement
- Rédiger les appels à candidatures après rédaction du profil de poste par la chargée de recrutement
- Pour certains postes, publier les offres d’emploi
- Assurer le traitement des candidatures
- Organiser les entretiens de recrutement : organisation logistique du jury de recrutement (réservation de salle, planning), convocation des candidats
- Conseiller les candidats sur les modalités administratives
- Constituer le dossier administratif (démarche règlementaire, simulation de paie, convention, attestation de médecine agréée et gestion financière des visites)
- Rédiger les réponses des résultats des entretiens
- Gérer le courrier lié au recrutement
• Participation de la mise en œuvre du recrutement
- Assurer le suivi du planning de recrutement
- Participer à la recherche de candidats potentiels
- Assurer la constitution du vivier de candidats pour les possibles besoins à venir
- Rédiger des synthèses d’analyse de CV
• Organisation/participation de la campagne de recrutement des animateurs, remplacements temporaires (contrats de courte durée)
- Rédiger les appels à candidatures à partir du profil de poste
- Publier les offres d’emploi
- Assurer le traitement des candidatures
- Assurer le suivi des convocations des candidats
- Assurer l’organisation logistique du jury de recrutement
- Conduire le jury de recrutement
- Rédiger les comptes rendus de recrutement
- Conseiller les candidats sur les modalités administratives
- Constituer le dossier administratif (paie, convention, attestation de médecine agréée et gestion financière des visites)
- Rédiger les réponses des résultats des entretiens
- Gérer le courrier lié au recrutement
• Participation à la campagne des entretiens professionnels en binôme avec la chargée des compétences et de la mobilité professionnelle
- Participer au lancement de la campagne des entretiens professionnels
- Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels
- Analyser les entretiens professionnels et exploiter les données
Soutien administratif auprès de la chargée de formation :
- Procéder à l’inscription en lignes des demandes de formations CNFPT
- Mettre à la signature les demandes CNFPT et autres
- Trier, classer et archiver les demandes
- Mettre à jour le tableau de suivi des demandes de formations et le tableau habilitation en binômes avec la chargée de formation
- Gérer les attestations
- Gérer les convocations et en assurer le suivi
Soutien administratif auprès du conseiller et de la chargée de prévention :
- Suivre les remboursements des notes d’honoraires des expertises et des avancements de frais de déplacement
- Rédiger les convocations pour les visites médicales, les mettre à la signature, et les adresser aux agents et aux responsables concernés
- Rédiger les ordres de mission des expertises médicales
- Rédiger des courriers (imputabilité, demande de certificat final …)
- Classer et archiver
SPECIFICITES DU POSTE :
• Connaissances des statuts de la fonction publique
• Notions juridiques
• Connaissances de l’organisation de la collectivité et des services
CONDITIONS MATERIELLES :
• Lieu de travail : Hôtel de Ville de Vienne
• Temps de travail / horaires : 37h30 avec possibilité de travailler sur 4 jours et demi
• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – Prime de fin d’année si les conditions d’attribution sont remplies
• Avantages sociaux :
- Possibilité de télétravail
- RTT
- Participation employeur abonnement transports en commun
- Participation à la mutuelle prévoyance / santé
- Compte épargne temps
- Titres restaurant
• Organisation et suivi du recrutement
- Rédiger les appels à candidatures après rédaction du profil de poste par la chargée de recrutement
- Pour certains postes, publier les offres d’emploi
- Assurer le traitement des candidatures
- Organiser les entretiens de recrutement : organisation logistique du jury de recrutement (réservation de salle, planning), convocation des candidats
- Conseiller les candidats sur les modalités administratives
- Constituer le dossier administratif (démarche règlementaire, simulation de paie, convention, attestation de médecine agréée et gestion financière des visites)
- Rédiger les réponses des résultats des entretiens
- Gérer le courrier lié au recrutement
• Participation de la mise en œuvre du recrutement
- Assurer le suivi du planning de recrutement
- Participer à la recherche de candidats potentiels
- Assurer la constitution du vivier de candidats pour les possibles besoins à venir
- Rédiger des synthèses d’analyse de CV
• Organisation/participation de la campagne de recrutement des animateurs, remplacements temporaires (contrats de courte durée)
- Rédiger les appels à candidatures à partir du profil de poste
- Publier les offres d’emploi
- Assurer le traitement des candidatures
- Assurer le suivi des convocations des candidats
- Assurer l’organisation logistique du jury de recrutement
- Conduire le jury de recrutement
- Rédiger les comptes rendus de recrutement
- Conseiller les candidats sur les modalités administratives
- Constituer le dossier administratif (paie, convention, attestation de médecine agréée et gestion financière des visites)
- Rédiger les réponses des résultats des entretiens
- Gérer le courrier lié au recrutement
• Participation à la campagne des entretiens professionnels en binôme avec la chargée des compétences et de la mobilité professionnelle
- Participer au lancement de la campagne des entretiens professionnels
- Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels
- Analyser les entretiens professionnels et exploiter les données
Soutien administratif auprès de la chargée de formation :
- Procéder à l’inscription en lignes des demandes de formations CNFPT
- Mettre à la signature les demandes CNFPT et autres
- Trier, classer et archiver les demandes
- Mettre à jour le tableau de suivi des demandes de formations et le tableau habilitation en binômes avec la chargée de formation
- Gérer les attestations
- Gérer les convocations et en assurer le suivi
Soutien administratif auprès du conseiller et de la chargée de prévention :
- Suivre les remboursements des notes d’honoraires des expertises et des avancements de frais de déplacement
- Rédiger les convocations pour les visites médicales, les mettre à la signature, et les adresser aux agents et aux responsables concernés
- Rédiger les ordres de mission des expertises médicales
- Rédiger des courriers (imputabilité, demande de certificat final …)
- Classer et archiver
SPECIFICITES DU POSTE :
• Connaissances des statuts de la fonction publique
• Notions juridiques
• Connaissances de l’organisation de la collectivité et des services
CONDITIONS MATERIELLES :
• Lieu de travail : Hôtel de Ville de Vienne
• Temps de travail / horaires : 37h30 avec possibilité de travailler sur 4 jours et demi
• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – Prime de fin d’année si les conditions d’attribution sont remplies
• Avantages sociaux :
- Possibilité de télétravail
- RTT
- Participation employeur abonnement transports en commun
- Participation à la mutuelle prévoyance / santé
- Compte épargne temps
- Titres restaurant
Profils recherchés
• Statut : Statut : titulaire ou à défaut contractuel titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l’Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
• Formation / niveau de qualification / habilitations nécessaires :
- Bac pro secrétariat / BTS secrétariat / BTS assistant de direction
• Expérience professionnelle :
. Expérience similaire sur ce type de poste souhaitée avec connaissances de la gestion des ressources humaines au sein d’une collectivité territoriale
COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIRES POUR LE POSTE :
• Bonne connaissance des techniques d’entretien de recrutement
• Maîtrise du pack Office avec maîtrise du publipostage et connaissance de logiciels RH
• Techniques d’accueil, de communication
• Gestion d’une CV thèque
• Technique d’analyse de CV
• Technique de rédaction des appels à candidatures
• Goût du contact, diplomatie, écoute, calme
• Capacité d’organisation et de rigueur, réactivité, disponibilité
• Capacité d’adaptation et curiosité, savoir faire preuve de pédagogie
• Réactivité, savoir travailler dans des délais contraints, savoir prioriser et travailler sous pression
• Sens du service public
• Respect strict du secret professionnel
• Travail en équipe
• Travail transversal
• Formation / niveau de qualification / habilitations nécessaires :
- Bac pro secrétariat / BTS secrétariat / BTS assistant de direction
• Expérience professionnelle :
. Expérience similaire sur ce type de poste souhaitée avec connaissances de la gestion des ressources humaines au sein d’une collectivité territoriale
COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIRES POUR LE POSTE :
• Bonne connaissance des techniques d’entretien de recrutement
• Maîtrise du pack Office avec maîtrise du publipostage et connaissance de logiciels RH
• Techniques d’accueil, de communication
• Gestion d’une CV thèque
• Technique d’analyse de CV
• Technique de rédaction des appels à candidatures
• Goût du contact, diplomatie, écoute, calme
• Capacité d’organisation et de rigueur, réactivité, disponibilité
• Capacité d’adaptation et curiosité, savoir faire preuve de pédagogie
• Réactivité, savoir travailler dans des délais contraints, savoir prioriser et travailler sous pression
• Sens du service public
• Respect strict du secret professionnel
• Travail en équipe
• Travail transversal
Contact
Contact
0474783094
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures sur la boîte mail dédiée: recrutement@mairie-vienne
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.