La Ville de Tours recrute :
Un assistant de direction à la Direction des Transformations et de l’Appui au Pilotage (F/H)

Lieu d'exercice du poste : Tours (37)
Classification RIFSEEP : B 2

Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
Temps de travail : poste à temps complet

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

La Ville de Tours met en œuvre une démarche ambitieuse de structuration du pilotage de son activité et de transformation de la collectivité. Pour cela, elle s’appuie sur la Direction des Transformations et de l’appui au Pilotage (DTAP) nouvellement créée.
Rattachée au Directeur Général des Services, la DTAP a pour mission d’intervenir auprès de l’ensemble des services et directions dans une logique d’appui, d’accompagnement et de conseil, en vue d’une montée en compétences pour opérer les transformations rendues nécessaires par les transitions (écologique, sociale, démocratique, numérique...), et accompagner le changement. Ceci, en s’assurant de créer et sécuriser un cadre de pilotage permettant de prendre les bonnes décisions et de les évaluer.
Pour assurer cette mission, la Direction est composée de 12 agents (11 A, et 1 B), et son activité est organisée autour de quatre pôles ayant vocation à interagir au quotidien avec l’ensemble des directions et services de la Collectivité :
Un service d’Appui au pilotage / Conseil en gestion et évaluation
Une mission Accompagnement des transformations et conseil en organisation
Une mission Transformation écologique
Une mission Libertés, prévention et gestion des risques

Assistance de la Directrice des Transformations et de l’Appui au pilotage :
• Gestion de l’agenda : programmation / anticipation / préparation des rendez-vous
• Réalisation de travaux bureautiques diversifiés : courriers, courriels, notes et comptes rendus à la demande de la directrice
• Préparation des dossiers en amont des réunions

Gestion administrative et assistance pour l’ensemble de la Direction :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Gérer les crédits nécessaires au fonctionnement de la Direction (saisies des demandes de crédits lors de la préparation budgétaire, gestion et suivi des crédits attribués …)
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
• Assurer le suivi administratif des dossiers de la Direction
• Réaliser, renseigner des tableaux de bord, indicateurs de suivi de l’activité
• Participer à la gestion de projets, en apportant un soutien logistique et administratif
• Concevoir et mettre à jour la page intranet

Missions de coordination et d’organisation des relations entre la DTAP et l’ensemble des directions :
• Planifier l’ensemble des sollicitations de la DTAP après des directions et les communiquer le plus en amont possible
• Assurer un suivi des demandes d’interventions et des réponses apportées : assurer le suivi dans le logiciel (Maarch Courier) dédié
• Concertation avec les services concernés pour la préparation de réunions, rendez-vous,
• Préparation de documents de suivi des missions de la Direction

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous saurez incarner le rôle d’appui et de conseil de la Direction en assurant une mission de renseignement de premier niveau et établir une relation de confiance avec l’ensemble de l’équipe.
Parfaitement à l’aise avec l’outil informatique, avec - a minima - une maîtrise parfaite du Pack office, vous êtes en capacité de prendre rapidement en main l’ensemble des applications que vous aurez à utiliser (ex. : logiciel de gestion du courrier, …), voire d’accompagner d’autres interlocuteurs à leur utilisation.
Vous avez une aisance rédactionnelle qui vous permet de rédiger des documents de différents types, adaptés aux interlocuteurs concernés (émetteurs et destinataires).

Vos compétences :

Savoir-faire opérationnel / connaissances :
• Parfaite maîtrise du Pack Office
• Principes rédactionnels de la note de synthèse,
• Principes rédactionnels du compte-rendu,
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Notions de comptabilité
• Organiser des déplacements / réunions …

Savoir-être :
• Autonomie,
• Sens de l’initiative,
• Réactivité,
• Discrétion,
• Méthode, Rigueur
• Capacité avérée à prioriser, gérer son temps et les échéances
• Curiosité

Nous rejoindre, c’est bénéficier des avantages suivants :
• Modalité de temps de travail : 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT
• Possibilité de télétravail
• Participation mensuelle santé / prévoyance
• Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement)
• Forfait mobilité durable
• Restaurant municipal sur site
• Avantage Comité des Œuvres Sociales