RESPONSABLE PÔLE ACCUEIL - ETAT-CIVIL
Offre n° O035250523000883
Publiée le 23/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bd Julien et Pierre Gourdel, Châteaugiron (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
01/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction Générale des Services, le/la Responsable du Service Accueil et Etat-Civil est chargé(e) d’assurer le bon fonctionnement du service, de coordonner, organiser et animer le service d’accueil (physique et téléphonique).
Missions / conditions d'exercice
• GESTION ET ORGANISATION DU POLE ACCUEIL
- Piloter et encadrer les agents du pôle
- Etre force de proposition sur l'optimisation du service
- Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil
• Activités Principales
- Supervision de l’activité de l’accueil : organisation et planification des ressources selon les flux
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d’accueil (garant de la qualité de l’accueil)
- Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés…) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires
- Mise à jour permanente des procédures de chaque agent
- Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels
- Présenter des documents d’information et de communication
- Evaluation de la qualité de l’accueil
- Gérer les plannings de réservation
• Gestion de l’Etat-Civil
- Réalisation de contrôles préalables des actes
- Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d’apposition de mentions afin de minorer les risques d’erreur
- Procédure de contrôle des actes
- Procédure de rédaction des mentions
- Mise à jour selon le code civil
- Organisation des nouvelles attributions
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales
- Organisation des scrutins
• Participation à l’organisation du recensement de la population
• Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
• Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
• Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants
- Piloter et encadrer les agents du pôle
- Etre force de proposition sur l'optimisation du service
- Spécialisation Affaires Générales et Etat-Civil
• Activités Principales
- Supervision de l’activité de l’accueil : organisation et planification des ressources selon les flux
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux différents types d’accueil (garant de la qualité de l’accueil)
- Accompagnement professionnel des agents (information, conseils personnalisés…) et identification des adaptations et des besoins de formation nécessaires
- Mise à jour permanente des procédures de chaque agent
- Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels
- Présenter des documents d’information et de communication
- Evaluation de la qualité de l’accueil
- Gérer les plannings de réservation
• Gestion de l’Etat-Civil
- Réalisation de contrôles préalables des actes
- Organisation de procédure de contrôle lors des rédactions de délivrance et d’apposition de mentions afin de minorer les risques d’erreur
- Procédure de contrôle des actes
- Procédure de rédaction des mentions
- Mise à jour selon le code civil
- Organisation des nouvelles attributions
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Tenue de la liste électorale : inscriptions, radiations, révision de la liste, établissement des tableaux et des cartes électorales
- Organisation des scrutins
• Participation à l’organisation du recensement de la population
• Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
• Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
• Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants
Profils recherchés
Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou contractuel.
Connaissances :
-Maîtrise des techniques d’accueil et de communication
-Maîtrise du Pack Office
-Capacité rédactionnelle
-Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des missions des services
-Bonne connaissance en Etat-Civil
Expérience savoir faire :
-Communiquer, Anticiper, Accueillir
-Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives
-Animer une équipe
-Gérer les situations conflictuelles
Savoir être :
-Discrétion indispensable
-Rigueur et analyse
-Organisation et méthode
-Très bon relationnel / Etre à l'écoute
Réactivité / Bonne adaptation
Esprit d'initiative et d'anticipation
Connaissances :
-Maîtrise des techniques d’accueil et de communication
-Maîtrise du Pack Office
-Capacité rédactionnelle
-Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des missions des services
-Bonne connaissance en Etat-Civil
Expérience savoir faire :
-Communiquer, Anticiper, Accueillir
-Coordonner, Informer, Collaborer, Prioriser, Prendre des Initiatives
-Animer une équipe
-Gérer les situations conflictuelles
Savoir être :
-Discrétion indispensable
-Rigueur et analyse
-Organisation et méthode
-Très bon relationnel / Etre à l'écoute
Réactivité / Bonne adaptation
Esprit d'initiative et d'anticipation
Contact et modalités de candidature
Contact
0299377650
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + prime annuelle + comité d’œuvres sociales + démarche QVCT + Titres restaurant + Forfait Mobilité durable + Participation prévoyance
Merci d'adresser votre candidature (lettre et C.V.) à la Mairie de Châteaugiron à : M. le Maire - 11 bd Julien et Pierre Gourdel 35410 CHATEAUGIRON
Merci d'adresser votre candidature (lettre et C.V.) à la Mairie de Châteaugiron à : M. le Maire - 11 bd Julien et Pierre Gourdel 35410 CHATEAUGIRON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.