ASSISTANT ADMINISTRATIF DU MAIRE ET DU DGS (H/F)
Offre n° O035250130001188
Publiée le 30/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place jane beusnel b.p.96606 montgermont, Montgermont (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
03/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La commune de Montgermont, 3 849 habitants, recrute un assistant de direction F/H.
Sous l’autorité du DGS, rattaché au service moyen généraux, vous assistez le Maire, les élus et le DGS en terme d’organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
Vous assurez le secrétariat du Maire, du DGS et des élus dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Sous l’autorité du DGS, rattaché au service moyen généraux, vous assistez le Maire, les élus et le DGS en terme d’organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
Vous assurez le secrétariat du Maire, du DGS et des élus dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Missions / conditions d'exercice
Activités régulières
* Assistant Maire / Elus / DGS
* Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les collectivités, les partenaires et les élus,
* Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)
* Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)
* Mise à jour des agendas au regard des manifestations
* Diffusion des mails et courriers (aux élus et services)
* Rédaction et mise en forme des courriers
* Rédaction des notes et comptes rendus des commissions
* Préparation, convocation et note de synthèse du Conseil Municipal, Rédaction des délibérations et du procès-verbal du conseil municipal, suivi et transmission aux différents interlocuteurs ou services et publication des actes (délibération, arrêtés) sur les supports communaux
* Rédactions d’arrêtés (Hors RH) – veille pratique sur les arrêtés de voirie
* Suivi de la formation des élus
Classement et archivage
Gestion du courrier
* Enregistrement de courrier arrivé et dispatching
* Enregistrement et affranchissement du courrier départ
* Gestion des mails, des réponses et du dispatching
Gestion administrative des marchés et contrats
* Notification des marchés, avenant, …
* Elaboration du dossier de marché pour son exécution comptable
* Gestions des courriers
* Suivi des contrats (hors assurance) : Tableau de bord – en lien avec la responsable des services techniques
* Suivi des contrats et convention en lien avec les manifestations, TAP,…
Suivi administratif des animations et spectacles
* Déclaration Sacem, GUSO, régie manifestation, etc.
* Suivi des contrats et des devis
Logistique des réceptions officielles
* Commandes, suivi, organisation et invitation
* Présence lors des manifestations officielles (hors temps de travail si nécessaire)
Gestion des véhicules gênants
Gestion des commandes de fournitures administratives de l’ensemble des services
Activités occasionnelles
• Remplacement d’accueil – 1er niveau de service
• Gestion vente déballage, des taxis, du marché hebdomadaire (gestion des demandes sur le volet administratif), des ventes en liquidation.
• Suivi et classement des dossier ERP (volet commission de sécurité et d’accessibilité pour les visites périodiques)
* Assistant Maire / Elus / DGS
* Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les collectivités, les partenaires et les élus,
* Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)
* Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)
* Mise à jour des agendas au regard des manifestations
* Diffusion des mails et courriers (aux élus et services)
* Rédaction et mise en forme des courriers
* Rédaction des notes et comptes rendus des commissions
* Préparation, convocation et note de synthèse du Conseil Municipal, Rédaction des délibérations et du procès-verbal du conseil municipal, suivi et transmission aux différents interlocuteurs ou services et publication des actes (délibération, arrêtés) sur les supports communaux
* Rédactions d’arrêtés (Hors RH) – veille pratique sur les arrêtés de voirie
* Suivi de la formation des élus
Classement et archivage
Gestion du courrier
* Enregistrement de courrier arrivé et dispatching
* Enregistrement et affranchissement du courrier départ
* Gestion des mails, des réponses et du dispatching
Gestion administrative des marchés et contrats
* Notification des marchés, avenant, …
* Elaboration du dossier de marché pour son exécution comptable
* Gestions des courriers
* Suivi des contrats (hors assurance) : Tableau de bord – en lien avec la responsable des services techniques
* Suivi des contrats et convention en lien avec les manifestations, TAP,…
Suivi administratif des animations et spectacles
* Déclaration Sacem, GUSO, régie manifestation, etc.
* Suivi des contrats et des devis
Logistique des réceptions officielles
* Commandes, suivi, organisation et invitation
* Présence lors des manifestations officielles (hors temps de travail si nécessaire)
Gestion des véhicules gênants
Gestion des commandes de fournitures administratives de l’ensemble des services
Activités occasionnelles
• Remplacement d’accueil – 1er niveau de service
• Gestion vente déballage, des taxis, du marché hebdomadaire (gestion des demandes sur le volet administratif), des ventes en liquidation.
• Suivi et classement des dossier ERP (volet commission de sécurité et d’accessibilité pour les visites périodiques)
Profils recherchés
Formation de secrétariat de Direction
Maitriser les logiciels de bureautique
Connaissance des collectivités territoriales
Connaissances juridiques
Expérience dans un poste similaire au sein de la fonction publique territoriale
Savoir Faire :
• Très bonne expression écrite
• Facilité rédactionnelle
• Très bonne expression orale
• Connaissance du contrôle de légalité (Mégalis- ACTE)
• Capacité de travailler en autonomie
• Travail en équipe, polyvalence, rigueur et sens de l'organisation
Savoir Etre :
• Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser
• Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité
• Vous êtes rigoureux
• Vous faites preuve de sens relationnel
• Vous êtes discret et respecter la confidentialité des informations
• Vous êtes capable de partager et de coopérer
• Discrétion et réserve professionnelle
• Respect des valeurs du service public
Horaire de travail 9h00-12h30 et 13h30-18h00
Aménagement du temps travail possible ( ½ journée par semaine ou 1 journée toute les 2 semaine)
Rémunération statutaire + participation mutuelle prévoyance + régime indemnitaire (RIFSEEP) + prime de fin d'année + ticket restaurant + COS BREIZH (chèques vacances, billetterie, vacances ...) + forfait mobilité durables
Le poste est à pourvoir au 01/04/2025
Maitriser les logiciels de bureautique
Connaissance des collectivités territoriales
Connaissances juridiques
Expérience dans un poste similaire au sein de la fonction publique territoriale
Savoir Faire :
• Très bonne expression écrite
• Facilité rédactionnelle
• Très bonne expression orale
• Connaissance du contrôle de légalité (Mégalis- ACTE)
• Capacité de travailler en autonomie
• Travail en équipe, polyvalence, rigueur et sens de l'organisation
Savoir Etre :
• Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser
• Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité
• Vous êtes rigoureux
• Vous faites preuve de sens relationnel
• Vous êtes discret et respecter la confidentialité des informations
• Vous êtes capable de partager et de coopérer
• Discrétion et réserve professionnelle
• Respect des valeurs du service public
Horaire de travail 9h00-12h30 et 13h30-18h00
Aménagement du temps travail possible ( ½ journée par semaine ou 1 journée toute les 2 semaine)
Rémunération statutaire + participation mutuelle prévoyance + régime indemnitaire (RIFSEEP) + prime de fin d'année + ticket restaurant + COS BREIZH (chèques vacances, billetterie, vacances ...) + forfait mobilité durables
Le poste est à pourvoir au 01/04/2025
Contact et modalités de candidature
Contact
0299688388
Informations complémentaires
Les personnes intéressées doivent postuler sur le site d’Emploi Territorial en déposant leur candidature (cv + lettre) avant le.
Renseignement auprès de Mme GAIGNARD Chantal c.gaignard@ville-montgermont.fr ou ligne directe 02.99.68.64.35
Renseignement auprès de Mme GAIGNARD Chantal c.gaignard@ville-montgermont.fr ou ligne directe 02.99.68.64.35
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.