COORDONNATEUR ÉTAT-CIVIL (F/H)
Offre n° O035250113000872
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Cs21826, Saint-Malo (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
15/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Le Coordonnateur état-civil assure la supervision du service état civil composé de 5 officiers d’état civil et assume la gestion opérationnelle des demandes liées à l’ensemble des procédures d’état civil à leurs côtés.
Missions / conditions d'exercice
1. Encadrement de l’équipe
o Participer, en relation étroite avec la responsable du pôle citoyenneté, à la veille réglementaire en matière d’état-civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale, changements de nom...)
o Diffuser le contenu des évolutions réglementaires auprès des agents du service, mettre à jour les fiches de procédures
o Encadrer les officiers d’état civil, planifier leurs missions, et procéder à leur évaluation professionnelle.
o Suppléer la responsable du pôle citoyenneté en cas d’absence : le pôle citoyenneté est composé du service état civil et du service formalités citoyennes (6 agents). Plusieurs agents de ce pôle sont détachés pour certaines périodes à la préparation et à l’organisation des élections, et à la mise en oeuvre des campagnes de recensement de la population.
2. Etat civil – gestion opérationnelle
o Réceptionner, instruire, enregistrer et établir des actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
o Instruire les mentions (apposition et envoi des avis)
o Instruire les dossiers de mariage, assister l’élu lors des auditions et en dresser le compte rendu
o Assurer la gestion des PACS (déclarations, modifications, dissolutions)
o Enregistrer et instruire les demandes de changement de prénom, de nom
o Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
o Etablir les bulletins pour la PMI
o Délivrer des actes (courrier, Comedec, présentiel)
o Assister les élus lors des célébrations de mariage
3. Accueil des usagers
o Réaliser l’accueil physique et téléphonique du public
Occasionnellement
o Polyvalence avec les missions des formalités citoyennes
o Renfort éventuel au service des élections lors de l’organisation des scrutins
o Participer, en relation étroite avec la responsable du pôle citoyenneté, à la veille réglementaire en matière d’état-civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale, changements de nom...)
o Diffuser le contenu des évolutions réglementaires auprès des agents du service, mettre à jour les fiches de procédures
o Encadrer les officiers d’état civil, planifier leurs missions, et procéder à leur évaluation professionnelle.
o Suppléer la responsable du pôle citoyenneté en cas d’absence : le pôle citoyenneté est composé du service état civil et du service formalités citoyennes (6 agents). Plusieurs agents de ce pôle sont détachés pour certaines périodes à la préparation et à l’organisation des élections, et à la mise en oeuvre des campagnes de recensement de la population.
2. Etat civil – gestion opérationnelle
o Réceptionner, instruire, enregistrer et établir des actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
o Instruire les mentions (apposition et envoi des avis)
o Instruire les dossiers de mariage, assister l’élu lors des auditions et en dresser le compte rendu
o Assurer la gestion des PACS (déclarations, modifications, dissolutions)
o Enregistrer et instruire les demandes de changement de prénom, de nom
o Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
o Etablir les bulletins pour la PMI
o Délivrer des actes (courrier, Comedec, présentiel)
o Assister les élus lors des célébrations de mariage
3. Accueil des usagers
o Réaliser l’accueil physique et téléphonique du public
Occasionnellement
o Polyvalence avec les missions des formalités citoyennes
o Renfort éventuel au service des élections lors de l’organisation des scrutins
Profils recherchés
o Niveau BAC Secrétariat-Administration-Domaine juridique
o Expérience sur un poste similaire souhaitée
o Expérience en État Civil exigée
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise du cadre réglementaire (état-civil, natalité, funéraire)
Connaissance de l’environnement administratif dans le domaine citoyenneté
Maitrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (Melodie, Comedec)
Qualités d’expression écrite et orale
Capacité à encadrer et travailler en équipe
SAVOIR-ÊTRE
Capacité à recueillir et analyser la demande de l’usager ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
Capacité à alerter en cas de difficulté ou dysfonctionnement repéré,
Capacité à prioriser
Rigueur, assiduité et ponctualité, fiabilité
Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité),
Sens de la représentation
Qualités relationnelles, d’écoute et de reformulation des demandes des usagers
Capacités à expliquer et transmettre à ses pairs avec pédagogie et bienveillance
Goût pour la polyvalence et le travail en équipe, sens de l’entraide
CONDITIONS D’EXERCICE
o Travail le samedi par roulement (permanence état civil) et pour assister les élus lors des cérémonies de mariage
o Travail principalement en open space
o Expérience sur un poste similaire souhaitée
o Expérience en État Civil exigée
SAVOIR-FAIRE
Maîtrise du cadre réglementaire (état-civil, natalité, funéraire)
Connaissance de l’environnement administratif dans le domaine citoyenneté
Maitrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (Melodie, Comedec)
Qualités d’expression écrite et orale
Capacité à encadrer et travailler en équipe
SAVOIR-ÊTRE
Capacité à recueillir et analyser la demande de l’usager ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
Capacité à alerter en cas de difficulté ou dysfonctionnement repéré,
Capacité à prioriser
Rigueur, assiduité et ponctualité, fiabilité
Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité),
Sens de la représentation
Qualités relationnelles, d’écoute et de reformulation des demandes des usagers
Capacités à expliquer et transmettre à ses pairs avec pédagogie et bienveillance
Goût pour la polyvalence et le travail en équipe, sens de l’entraide
CONDITIONS D’EXERCICE
o Travail le samedi par roulement (permanence état civil) et pour assister les élus lors des cérémonies de mariage
o Travail principalement en open space
Contact et modalités de candidature
Contact
0299407182
Informations complémentaires
Par courrier : Monsieur LE MAIRE - Direction des Richesses Humaines – Service Recrutement permanent - Hôtel de Ville Place Chateaubriand – CS 21826 – 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l’intitulé du poste
Par mail : jecandidate@saint-malo.fr
Par mail : jecandidate@saint-malo.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de Saint Malo
>Cs21826
35418 Saint malo cedex
>Cs21826
35418 Saint malo cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.