COORDINATEUR / COORDINATRICE ACCUEIL-POPULATION
Offre n° O035241119001247
Publiée le 22/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 rue de Rennes, Bédée (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
27/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Située à 20 minutes à l’ouest de Rennes, la Ville de BEDEE (4500 habitants) a développé l’habitat, son parc de bâtiments communaux et ses services municipaux en ayant le souci d’offrir un cadre de vie qualitatif aux habitants. Elle soutient un tissu associatif dynamique et assure en régie des animations (saison culturelle, animations seniors…). En prévision d’un départ en retraite, elle recrute son coordinateur / sa coordinatrice accueil-population sous l'autorité de la DGS.
En relation directe et permanente avec les administrés, les associations et en transversalité avec les autres services, il ou elle assurera un service public de proximité principalement dans les domaines de l'accueil de la mairie, de l’Etat-civil et titres d'identité, du cimetière, des élections au sein d’une équipe de 3 agents.
En relation directe et permanente avec les administrés, les associations et en transversalité avec les autres services, il ou elle assurera un service public de proximité principalement dans les domaines de l'accueil de la mairie, de l’Etat-civil et titres d'identité, du cimetière, des élections au sein d’une équipe de 3 agents.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS – CONDITIONS D’EXERCICE
ACCUEIL
Accueillir le public, le renseigner, lui apporter les informations de premier niveau, l’orienter vers les services compétents de la collectivité ou les organismes externes, recueillir et diffuser l’information,
Traiter les dossiers de recensement militaire, les attestations d’accueil, et les débits de boissons,
Titres sécurisés ; gestion du planning, assurer des créneaux de traitement et de remise des titres avec l’agent binôme,
Enregistrement des inscriptions (animations seniors, maisons fleuries…) et suivi,
Gérer la messagerie et les objets trouvés.
ETAT CIVIL – TITRES d’IDENTITÉ
Renseigner le public sur l’Etat-civil et actualiser la règlementation afférente,
Instruire les demandes d’actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, changement de nom et prénom, mariage, décès), rédiger les actes, mettre à jour les livrets de familles, délivrer les extraits d’actes d’état civil,
Assurer la tenue administrative des registres d’Etat-Civil et des tables décennales,
Organiser et superviser les travaux liés à l’Etat civil, préparer et planifier les célébrations avec les officiers d’état civil,
Préparer les PACS, parrainages et anniversaires de mariage.
CIMETIERE
Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires, intégrer et mettre à jour les données dans le logiciel GESCIME,
Contrôler et délivrer les autorisations d’intervention dans le cimetière (contacts avec les pompes funèbres et le service technique en allant sur place si besoin),
Mettre en œuvre la procédure de reprise des concessions présumées en état d’abandon (identifier les concessions concernées, affichage des avis et pose de plaques, certificats d’affichage, procès-verbaux de constats d’abandon et d’entretien), rédiger les courriers aux concessionnaires,
Contribuer à la mise à jour du règlement du cimetière.
ELECTIONS POLITIQUES ET PROFESSIONNELLES
Gérer et réviser la liste électorale : alimenter le REU (inscription, radiation, changement d’adresse), préparer et assister à la commission de contrôle,
Gérer les refontes et le découpage des bureaux de vote, éditer et transmettre les cartes électorales (4 bureaux, 3500 électeurs),
Assurer l'organisation administrative et matérielle des opérations électorales ; documents nécessaires au scrutin et au dépouillement (circulaires, procès-verbaux, liste électorale, listes d’émargement et tableaux des procurations en étant présent le jour du scrutin…), agencer les lieux de vote,
Préparer et organiser les scrutins professionnels,
Veille juridique dans ce domaine.
FETES ET CEREMONIES – SECRETARIAT (évolutif).
Suivi et mise à jour des adresses. Invitations aux cérémonies officielles.
Conditions d'exercice :
Responsabilité fonctionnelle des activités de l'équipe (3 agents) et susceptible d'évoluer,
Communication et collaboration permanente avec les deux autres agents rattachés à l’équipe (un agent d'accueil à temps non complet et une coordinatrice maison Helena/CCAS qui sera présente en mairie à mi-temps) en assurant la continuité du service. Contacts réguliers avec les officiers d’Etat civil (maire et adjoints),
Délégation de signature en matière d'état civil,
Réunions (équipe, service, groupe de travail du territoire intercommunal,…),
Travail un samedi matin par mois (mairie ouverte 2 samedis par mois).
ACCUEIL
Accueillir le public, le renseigner, lui apporter les informations de premier niveau, l’orienter vers les services compétents de la collectivité ou les organismes externes, recueillir et diffuser l’information,
Traiter les dossiers de recensement militaire, les attestations d’accueil, et les débits de boissons,
Titres sécurisés ; gestion du planning, assurer des créneaux de traitement et de remise des titres avec l’agent binôme,
Enregistrement des inscriptions (animations seniors, maisons fleuries…) et suivi,
Gérer la messagerie et les objets trouvés.
ETAT CIVIL – TITRES d’IDENTITÉ
Renseigner le public sur l’Etat-civil et actualiser la règlementation afférente,
Instruire les demandes d’actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, changement de nom et prénom, mariage, décès), rédiger les actes, mettre à jour les livrets de familles, délivrer les extraits d’actes d’état civil,
Assurer la tenue administrative des registres d’Etat-Civil et des tables décennales,
Organiser et superviser les travaux liés à l’Etat civil, préparer et planifier les célébrations avec les officiers d’état civil,
Préparer les PACS, parrainages et anniversaires de mariage.
CIMETIERE
Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires, intégrer et mettre à jour les données dans le logiciel GESCIME,
Contrôler et délivrer les autorisations d’intervention dans le cimetière (contacts avec les pompes funèbres et le service technique en allant sur place si besoin),
Mettre en œuvre la procédure de reprise des concessions présumées en état d’abandon (identifier les concessions concernées, affichage des avis et pose de plaques, certificats d’affichage, procès-verbaux de constats d’abandon et d’entretien), rédiger les courriers aux concessionnaires,
Contribuer à la mise à jour du règlement du cimetière.
ELECTIONS POLITIQUES ET PROFESSIONNELLES
Gérer et réviser la liste électorale : alimenter le REU (inscription, radiation, changement d’adresse), préparer et assister à la commission de contrôle,
Gérer les refontes et le découpage des bureaux de vote, éditer et transmettre les cartes électorales (4 bureaux, 3500 électeurs),
Assurer l'organisation administrative et matérielle des opérations électorales ; documents nécessaires au scrutin et au dépouillement (circulaires, procès-verbaux, liste électorale, listes d’émargement et tableaux des procurations en étant présent le jour du scrutin…), agencer les lieux de vote,
Préparer et organiser les scrutins professionnels,
Veille juridique dans ce domaine.
FETES ET CEREMONIES – SECRETARIAT (évolutif).
Suivi et mise à jour des adresses. Invitations aux cérémonies officielles.
Conditions d'exercice :
Responsabilité fonctionnelle des activités de l'équipe (3 agents) et susceptible d'évoluer,
Communication et collaboration permanente avec les deux autres agents rattachés à l’équipe (un agent d'accueil à temps non complet et une coordinatrice maison Helena/CCAS qui sera présente en mairie à mi-temps) en assurant la continuité du service. Contacts réguliers avec les officiers d’Etat civil (maire et adjoints),
Délégation de signature en matière d'état civil,
Réunions (équipe, service, groupe de travail du territoire intercommunal,…),
Travail un samedi matin par mois (mairie ouverte 2 samedis par mois).
Profils recherchés
Compétences, aptitudes
Maîtrise de l'Etat-civil et du Code électoral. Expérience confirmée dans des fonctions similaires.
Connaissance de la législation funéraire.
Maîtrise du logiciel d'état-civil (Berger Levrault) et du Pack office (Word, Excel, Outlook…).
Excellent relationnel à l'administré ; sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Qualités rédactionnelles, capacité à rendre compte.
Savoir être
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
Sens des responsabilités et du service public, disponibilité.
Organisation, rigueur, réactivité.
Respect des obligations des fonctionnaires ; discrétion professionnelle, réserve,…
Maîtrise de l'Etat-civil et du Code électoral. Expérience confirmée dans des fonctions similaires.
Connaissance de la législation funéraire.
Maîtrise du logiciel d'état-civil (Berger Levrault) et du Pack office (Word, Excel, Outlook…).
Excellent relationnel à l'administré ; sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Qualités rédactionnelles, capacité à rendre compte.
Savoir être
Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe.
Sens des responsabilités et du service public, disponibilité.
Organisation, rigueur, réactivité.
Respect des obligations des fonctionnaires ; discrétion professionnelle, réserve,…
Contact et modalités de candidature
Contact
0299061824
Informations complémentaires
Recrutement par mutation ou liste d’aptitude au grade de rédacteur ou adjoint administratif principal.
Poste à temps complet avec le choix du cycle annuel de travail ; 38,5h/semaine et 19j de RTT ou 37,5h/semaine et 11 jours de RTT, 27j de CA. Récupération des samedis matins et réunions.
Régime indemnitaire (IFSE, CIA), participation à la mutuelle santé labellisée et à la prévoyance par adhésion TERRITORIAL Mutuelle), COS.
Lettre de candidature et CV à adresser jusqu’au 27 décembre 2024 à Monsieur Le Maire 2, rue de Rennes 35137 BEDEE
par courrier électronique à ressourceshumaines@ville-bedee.bzh
Poste à temps complet avec le choix du cycle annuel de travail ; 38,5h/semaine et 19j de RTT ou 37,5h/semaine et 11 jours de RTT, 27j de CA. Récupération des samedis matins et réunions.
Régime indemnitaire (IFSE, CIA), participation à la mutuelle santé labellisée et à la prévoyance par adhésion TERRITORIAL Mutuelle), COS.
Lettre de candidature et CV à adresser jusqu’au 27 décembre 2024 à Monsieur Le Maire 2, rue de Rennes 35137 BEDEE
par courrier électronique à ressourceshumaines@ville-bedee.bzh
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.