ASSISTANT.E DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035240926000985
Publiée le 26/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
3 Avenue de la Préfecture, Rennes (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
24/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de direction à pourvoir à la direction générale des services. Référence du poste N°3085
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
Collaborateur·trice direct·e et de confiance du secrétaire général des services, vous assurerez son assistance et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (dossiers, notes à l'exécutif, notes internes, courriers.
Pour assurer une continuité de service, vous travaillerez en binôme avec l’assistante de direction du directeur général des services.
Missions générales :
Vous assurerez les missions suivantes :
- Organiser l’agenda du secrétaire général des services.
- Gérer ses communications téléphoniques, électroniques et accueil physique des rendez-vous.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (gestion des agendas, réservation de salles, préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Assurer le suivi des courriers, des notes et des parapheurs, et des relations avec les partenaires extérieurs.
- Assurer la gestion administrative du secrétariat général de la direction générale des services (suivi administratif du personnel mais aussi suivi des enveloppes RH, suivi budgétaire en lien avec la Direction assemblée, affaires juridiques et documentation et la Direction de la communication, gestion des besoins bâtimentaires, logistiques et informatiques, suivi des tableaux de bord).
- Concevoir des mails d’information, des courriers, rapports, et notes pour le secrétariat général des services.
- Assurer le lien avec les assistant·es de direction des pôles pour la préparation des instances intéressant la direction générale et la présidence.
- Suivre et anticiper les échéances.
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations.
- Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents.
Missions spécifiques :
- Organiser les réunions du Groupe Exécutif Restreint et du Groupe Majoritaire, en lien avec le cabinet du Président.
- Organiser et suivre les réunions des maires et des Président·es d’EPCI, en lien avec le cabinet du Président.
- Assurer la préparation et le suivi des réunions du Comité de Direction Générale et du Comité de direction.
- Assurer la gestion des temps des agent·es rattaché·es à la Direction Générale.
- Suppléer l’assistante de direction du directeur général des services pendant ses congés.
Spécificités du poste
- Relations régulières avec le cabinet du Président et avec l’ensemble des services départementaux.
- Assurer les fonctions de RH délégué·e pour la Direction Générale.
- Discrétion et confidentialité exigées.
- Capacité à travailler en autonomie avec de multiples interlocuteurs.
- Poste pivot et stratégique.
- Disponibilité.
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies.
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail (sous conditions). La première année de prise de poste, le cycle 1 vous octroiera 34 jours de congés, dont 2 jours de fractionnement, et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier ou ponctuel (jusqu'à 1 jour par semaine en coordination avec l’assistante du directeur général).
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun – vélo - co-voiturage).
- l'accès à un parking voiture vélo.
- des avantages et prestations sociales :
• l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
• des offres de prestations culturelles et de loisirs
• une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire.
Collaborateur·trice direct·e et de confiance du secrétaire général des services, vous assurerez son assistance et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (dossiers, notes à l'exécutif, notes internes, courriers.
Pour assurer une continuité de service, vous travaillerez en binôme avec l’assistante de direction du directeur général des services.
Missions générales :
Vous assurerez les missions suivantes :
- Organiser l’agenda du secrétaire général des services.
- Gérer ses communications téléphoniques, électroniques et accueil physique des rendez-vous.
- Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (gestion des agendas, réservation de salles, préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
- Assurer le suivi des courriers, des notes et des parapheurs, et des relations avec les partenaires extérieurs.
- Assurer la gestion administrative du secrétariat général de la direction générale des services (suivi administratif du personnel mais aussi suivi des enveloppes RH, suivi budgétaire en lien avec la Direction assemblée, affaires juridiques et documentation et la Direction de la communication, gestion des besoins bâtimentaires, logistiques et informatiques, suivi des tableaux de bord).
- Concevoir des mails d’information, des courriers, rapports, et notes pour le secrétariat général des services.
- Assurer le lien avec les assistant·es de direction des pôles pour la préparation des instances intéressant la direction générale et la présidence.
- Suivre et anticiper les échéances.
- Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations.
- Organiser le tri, le classement et l’archivage des documents.
Missions spécifiques :
- Organiser les réunions du Groupe Exécutif Restreint et du Groupe Majoritaire, en lien avec le cabinet du Président.
- Organiser et suivre les réunions des maires et des Président·es d’EPCI, en lien avec le cabinet du Président.
- Assurer la préparation et le suivi des réunions du Comité de Direction Générale et du Comité de direction.
- Assurer la gestion des temps des agent·es rattaché·es à la Direction Générale.
- Suppléer l’assistante de direction du directeur général des services pendant ses congés.
Spécificités du poste
- Relations régulières avec le cabinet du Président et avec l’ensemble des services départementaux.
- Assurer les fonctions de RH délégué·e pour la Direction Générale.
- Discrétion et confidentialité exigées.
- Capacité à travailler en autonomie avec de multiples interlocuteurs.
- Poste pivot et stratégique.
- Disponibilité.
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies.
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail (sous conditions). La première année de prise de poste, le cycle 1 vous octroiera 34 jours de congés, dont 2 jours de fractionnement, et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier ou ponctuel (jusqu'à 1 jour par semaine en coordination avec l’assistante du directeur général).
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun – vélo - co-voiturage).
- l'accès à un parking voiture vélo.
- des avantages et prestations sociales :
• l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
• des offres de prestations culturelles et de loisirs
• une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire.
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 3 ans.
Connaissances :
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (suite Microsoft Office), collaboratifs (Teams) et les outils internes : Post office, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
- Vous êtes reconnu.e.s pour avoir de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe et orthographe)
Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte,
- Polyvalent·e, vous savez faire preuve d'une grande agilité dans la gestion des agendas et des priorités,
- Doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, vous gérez aisément les planning de réunions et déplacements,
- Rigoureux·se, autonome, méthodique vous êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Reconnu.e pour avoir votre sens du contact et vos qualités relationnelles vous savez vous adaptez à différent.e.s interlocuteurs.trice,
- Reconnue.e pour votre capacité à rendre compte, vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations,
Ce poste est fait pour vous !
Formation :
De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique territoriale.
Expériences :
Une expérience antérieure significative sur un poste à responsabilités similaires constituerait un plus.
Niveau de diplôme : Baccalauréat + 2
Niveau d'expérience : 1 - 2 ans
Des tests en lien avec la fiche de poste seront organisés lors de l’entretien pour vérifier la maîtrise de ces compétences.
Un webinaire de présentation des missions du poste sera organisé le mardi 22 octobre 2024 de 15h30 à 16h30.
Connaissances :
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (suite Microsoft Office), collaboratifs (Teams) et les outils internes : Post office, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
- Vous êtes reconnu.e.s pour avoir de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe et orthographe)
Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte,
- Polyvalent·e, vous savez faire preuve d'une grande agilité dans la gestion des agendas et des priorités,
- Doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, vous gérez aisément les planning de réunions et déplacements,
- Rigoureux·se, autonome, méthodique vous êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Reconnu.e pour avoir votre sens du contact et vos qualités relationnelles vous savez vous adaptez à différent.e.s interlocuteurs.trice,
- Reconnue.e pour votre capacité à rendre compte, vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations,
Ce poste est fait pour vous !
Formation :
De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique territoriale.
Expériences :
Une expérience antérieure significative sur un poste à responsabilités similaires constituerait un plus.
Niveau de diplôme : Baccalauréat + 2
Niveau d'expérience : 1 - 2 ans
Des tests en lien avec la fiche de poste seront organisés lors de l’entretien pour vérifier la maîtrise de ces compétences.
Un webinaire de présentation des missions du poste sera organisé le mardi 22 octobre 2024 de 15h30 à 16h30.
Contact et modalités de candidature
Contact
M.RAUT - Secrétaire général au 02.99.02.35.61
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.