ASSISTANT.E DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O035240712001988
Publiée le 12/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 avenue de la préfecture, Rennes (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
15/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Assistant·e de direction à pourvoir pour le secrétariat général pôle dynamiques territoriales. Référence du poste n°3269.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions :
Collaborateur·trice direct·e de la secrétaire générale de pôle, vous assurerez son assistance à titre principal et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers, élaboration et actualisation du guide interne qualité).
Vous assurerez également l'assistance du Coordinateur RH et logistique.
Missions générales :
À ce titre vous assurerez les missions suivantes :
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
- Organiser l’accueil physique des partenaires
- Gérer l'agenda, conception et suivi de rétroplannings
- Gérer la boite mail du N+1, lien courriel / agenda
- Réceptionner, trier et réorienter le courrier de l'ensemble du pôle
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : rapports, courriers, tableaux de suivi, documents de présentation
- Préparer et organiser les réunions (réalisation de supports, convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Préparer un fonds de dossier pour la Secrétaire Générale en fonction des réunions programmées à l’agenda
- Diffuser la documentation et les informations dans les directions et services
- Trier, classer et archiver des documents
- Établir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Coanimer le réseau des assistants·e·s du pôle en contribuant à leur formation (classement, Post Office, Parapheur électronique, Delib35)
- Être garant·e des échéances et de la qualité des écrits (notes à la Commission Permanente, notes internes, courriers, actualisation et application des recommandations du guide qualité)
À titre subsidiaire vous assurerez le remplacement ponctuel de l’assistante du Directeur Général de Pôle.
Missions spécifiques :
En liaison directe avec le.la Secrétaire général.e du Pôle et le coordinateur Rh et logistique l‘assistant.·e les assiste dans les fonctions de RH déléguée :
- Assurer les tâches liées aux recrutements dans l’outil NUAGE (création des demandes, des jurys, convocations et courriers)
- Recensements formations et besoins saisonniers
- Gestion administrative pour arbitrage des avancements / promotions (dossier en propre)
- Évaluations
- Être l'interface RH pour Labocea pour les affaires RH courantes.
- Dialogue annuel sur l'aménagement du temps de travail
- Mise à jour de l’organigramme et répertoires / annuaires du pôle, suivi des effectifs, guide qualité.
Vous copiloterez avec l'assistante du Directeur Général de Pôle l'organisation logistique et matérielle des événementiels du pôle (journées de pôle) : recherche d'activités, devis, bons de commandes.
Il·elle a en charge la mise à jour de l'intranet sur la partie informations du Pôle et concours à l'accueil des nouv·eaux·elles arrivant·e·s.
L'assistant·e est référent·e classement / archivage pour la direction du pôle.
Supervision de l'accueil (organisation des fermetures, remplacements),pour garantir la continuité de service et la sécurité, l'assistant·e pourra effectuer des remplacements ponctuels à l'accueil du bâtiment Cucillé 1.
Spécificités du poste :
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.
Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire
Collaborateur·trice direct·e de la secrétaire générale de pôle, vous assurerez son assistance à titre principal et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (notes à l'exécutif, notes internes, courriers, élaboration et actualisation du guide interne qualité).
Vous assurerez également l'assistance du Coordinateur RH et logistique.
Missions générales :
À ce titre vous assurerez les missions suivantes :
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques
- Organiser l’accueil physique des partenaires
- Gérer l'agenda, conception et suivi de rétroplannings
- Gérer la boite mail du N+1, lien courriel / agenda
- Réceptionner, trier et réorienter le courrier de l'ensemble du pôle
- Réaliser des travaux de bureautique dans votre domaine d'intervention : rapports, courriers, tableaux de suivi, documents de présentation
- Préparer et organiser les réunions (réalisation de supports, convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Préparer un fonds de dossier pour la Secrétaire Générale en fonction des réunions programmées à l’agenda
- Diffuser la documentation et les informations dans les directions et services
- Trier, classer et archiver des documents
- Établir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Coanimer le réseau des assistants·e·s du pôle en contribuant à leur formation (classement, Post Office, Parapheur électronique, Delib35)
- Être garant·e des échéances et de la qualité des écrits (notes à la Commission Permanente, notes internes, courriers, actualisation et application des recommandations du guide qualité)
À titre subsidiaire vous assurerez le remplacement ponctuel de l’assistante du Directeur Général de Pôle.
Missions spécifiques :
En liaison directe avec le.la Secrétaire général.e du Pôle et le coordinateur Rh et logistique l‘assistant.·e les assiste dans les fonctions de RH déléguée :
- Assurer les tâches liées aux recrutements dans l’outil NUAGE (création des demandes, des jurys, convocations et courriers)
- Recensements formations et besoins saisonniers
- Gestion administrative pour arbitrage des avancements / promotions (dossier en propre)
- Évaluations
- Être l'interface RH pour Labocea pour les affaires RH courantes.
- Dialogue annuel sur l'aménagement du temps de travail
- Mise à jour de l’organigramme et répertoires / annuaires du pôle, suivi des effectifs, guide qualité.
Vous copiloterez avec l'assistante du Directeur Général de Pôle l'organisation logistique et matérielle des événementiels du pôle (journées de pôle) : recherche d'activités, devis, bons de commandes.
Il·elle a en charge la mise à jour de l'intranet sur la partie informations du Pôle et concours à l'accueil des nouv·eaux·elles arrivant·e·s.
L'assistant·e est référent·e classement / archivage pour la direction du pôle.
Supervision de l'accueil (organisation des fermetures, remplacements),pour garantir la continuité de service et la sécurité, l'assistant·e pourra effectuer des remplacements ponctuels à l'accueil du bâtiment Cucillé 1.
Spécificités du poste :
Le Département propose :
- des plages de travail variables élargies : (Prise de poste entre 7h30 et 9h30) pause méridienne entre 11h30 et 14h00 (départ entre 16h30 et 19h00)
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont le cycle 1 qui pour 7h50 par jour soit 39h10 par semaine ouvre droit à 34 jours de congés annuels et 15 jours de RTT.
- le télétravail régulier (2 jours maximum par semaine) ou ponctuel (25 jours par an) dès trois mois d’ancienneté sur les fonctions,
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)
- l'accès à un parking voiture vélo.
Des avantages et prestations sociales :
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département)
- des offres de prestations culturelles et de loisirs
- une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.
Connaissances :
- Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire montre d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs·trices.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.
- Capacités d’organisation et d’adaptation
Formation :
Idéalement issue·e d'une formation en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique,
Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.
Connaissances :
- Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l'informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique.
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
Aptitudes requises :
- Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
- Vous êtes polyvalent·e et savez gérer simultanément plusieurs activités.
- Vous savez faire montre d'une grande agilité dans la gestion des agendas.
- Vous êtes doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- Vous êtes rigoureux·se, autonome, méthodique et êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais,
- Vous avez le sens du contact et disposez de qualités relationnelles qui vous permettent de communiquer en vous adaptant à différentes catégories d'interlocuteurs·trices.
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe, orthographe).
- Vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.
- Capacités d’organisation et d’adaptation
Formation :
Idéalement issue·e d'une formation en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique,
Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance de direction constituerait un plus.
Contact et modalités de candidature
Contact
Mme JOSSE, Secrétaire Générale du Pôle Dynamiques Territoriales au 02.99.02.20.02
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.