Placé sous l’autorité du chef de service, vous assurez la fonction d’officier d’état civil, la gestion de l’état civil, du cimetière, des élections, des autorisations et des documents administratifs délivrés par le service, le marché de commerçants et participez à des opérations spécifiques telles que le recensement de la population.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les autres agents du service, de façon à garantir la polyvalence des tâches. Vous garantissez la continuité du service en l’absence de la responsable de service et assurez que les procédures définies par la responsable sont bien respectées par l’ensemble de l’équipe. Vous représentez la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels vous êtes en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute.

Activités principales :
Missions liées aux Affaires Générales
Etat Civil :
 Recevoir les déclarations d’état civil : naissance, reconnaissance, décès, changement de prénom, de nom...et en assurer le suivi (avis de mentions marginales, enregistrement des récépissés…),
 Apposer les avis de mentions reçues et envoyer les mises à jour au procureur
 Enregistrer les PACS et en assurer le suivi (avis de mentions, modifications, dissolutions)
 Préparer les dossiers de mariage et de parrainage civil (établir le planning des mariages, les demandes aux élus en vue de la célébration, prévoir les auditions si nécessaire et préparer la cérémonie)
 Procéder aux rectifications d’état civil et en assurer le suivi
 Aider le public qui souhaite consulter les registres d’état civil
 Connaître les règles de délivrance des actes.

Elections :
 enregistrer les inscriptions guichet
 enregistrer les retours des cartes et des propagandes
 saisir les nouvelles adresses
 Assurer la veille juridique et informer le reste du service des évolutions
 Mettre à jour la liste électorale : inscrire et radier les électeurs en respectant la procédure et les délais,
 Répertoire électoral unique : veille, suivi et traitement,
 Préparer les réunions de la commission de contrôle
 Préparer les cérémonies de citoyenneté, si nécessaire,
 Organiser et participer au déroulement des scrutins électoraux
 Organiser le tirage au sort annuel du jury d’Assises et en assurer le suivi.

Cimetière :
 Enregistrer les achats et les renouvellements de concessions
 Enregistrer et délivrer les autorisations liées aux opérations funéraires,
 Mettre à jour les dossiers de concessions : recherche des héritiers et réalisation des arbres généalogiques
 Renseigner les entreprises de fossoyage et les entreprises de Pompes Funèbres sur les emplacements des concessions ou des cases lors des inhumations ou des dépôts d’urnes.
 Informer le gardien du cimetière sur les opérations d’inhumation ou d’attribution de concession et des travaux sur les concessions et d’entrées au cimetière.
 Délivrer les autorisations d’entrée dans le cimetière
 Gérer et suivre les demandes de travaux
 Mettre à jour le règlement,
 Suivre les travaux concernant les reprises de concession,

Documents administratifs et divers :
 Recensement militaire : recenser les jeunes et établir les listings trimestriels à transmettre au Ministère de la Défense, gérer les demande effectuées via l’espace citoyen.
 Délivrer les documents relevant du service (attestation d’accueil, certificats de vie, certificats de résidence, certificat de vie commune…)
 Autorisation de stationnement (taxis) : répondre aux demandes,
 Débits de boissons : délivrer les récépissés des déclarations
 Débits de boissons temporaires : enregistrer les demandes et délivrer l’arrêté correspondant
 Gérer les demandes de vides maisons – dressing etc…
 Gérer l’enregistrement des statuts des syndicats
 Assurer les légalisations de signature
 Compléter les tableaux de bord quotidiennement
 Compléter les tableaux de bord,
 Engager les bons de commande et viser les factures,
 Préparer les demandes budgétaires,
 Préparer et gérer le recensement de la population

Activités secondaires :
 Soutenir les agents et les former pour répondre à la demande en matière d’état civil, d’élections et d’affaires générales conformément à la règlementation.
Management en l’absence du responsable de service
 Assurer le remplacement du responsable de service (assister aux réunions, préparer les demandes budgétaires),
 S’impliquer dans les réunions de service.
 Faire respecter le cadre de travail, les règles collectives (règlement intérieur, notes de service)
 Partager les objectifs à atteindre en cohérence avec le projet de service, mobiliser les moyens nécessaires (matériels, humain, formation, budget etc.…)
 Définir les attendus au quotidien et organiser le travail en conséquence
 Mobiliser, dynamiser et développer une cohésion d’équipe.
 S’assurer des bonnes conditions de travail et de l’utilisation du matériel de protection si nécessaire
 Réguler les relations sociales au sein de son équipe, les prévenir en identifiant les premiers signes d’alerte
 Accompagner les agents dans leurs problématiques professionnelles, favoriser la montée en compétence

Missions liées à l’accueil :
 Ouvrir et fermer la mairie
 Réceptionner les appels et les orienter vers les services
 Accueillir les administrés, les renseigner,
 Compléter le tableau de bord des appels et des personnes accueillies
 Remettre les différents documents aux administrés : demande de logement, dossier MDPH, opération tranquillité vacances, demande d’aide juridictionnelle, liste des pièces à fournir CNI/PSP/Attestation d’accueil, liste des conseillers du salarié …
 Gérer le calendrier des salles de réunion de la mairie (via outlook)
 Gérer le calendrier des véhicules en libre-service (via le tableau de suivi)
 Gérer le stock des clés des salles prêtées (via le tableau de suivi),
 Préparer et classer le courrier à transmettre à la Poste pour être affranchi et envoyé (le compter, le peser et compléter la feuille prévue à cet effet)
 Mettre les panneaux d’affichage et les présentoirs régulièrement à jour,
 Gérer les demandes de rendez-vous pour le DR
 Enregistrer les naissances extérieures (MELODIE)
 Enregistrer et remettre les livrets de famille (MELODIE)
 Gérer les demandes d’actes effectuées via COMEDEC, l’espace citoyen et HUBEE
 Gérer les remises d’attestations d’accueil, des autorisations funéraires
 Gérer les inscriptions sur les listes électorales faites en ligne (ADAGIO) et les déclarations de changement de coordonnées via HUBEE
 Réapprovisionner les vignettes « Stop Pub » et celles pour pénétrer dans la déchetterie,
 Réapprovisionner les imprimés des horaires TBM
 Réapprovisionner en matériel divers (gobelets pour la distribution d’eau…)
 Remettre ponctuellement aux utilisateurs, le lundi, la clé, le règlement et diverses informations du refuge « Nuit Américaine »

Missions liées au DR
 Traiter et suivre les demandes de CNI et Passeport
 Traiter et suivre les recueils (compléter le fichier)
 Respecter le classement des dossiers
 Veiller à réapprovisionner les différents documents
 Enregistrer la réception des colis et ranger les CNI et les Passeports
 Assurer une veille sur les dates limites de retrait

Marché dominical et animations diverses :
 Répondre aux courriers,
 Prendre les arrêtés de stationnement pour les animations types cirques et autres,
 Mettre à jour les abonnements du marché,
 Réceptionner la recette du dimanche et des animations types cirques et autres,
 Préparer mensuellement la comptabilité de la régie du marché

Documents administratifs et divers :
 Assurer le renfort et le remplacement de l’accueil de la mairie et du DR,
 Tous travaux à la demande du responsable de service

Missions spécifiques :
 Régie suppléant de la régie de recettes du marché