Assistant de direction
Offre n° O033250204001179
Publiée le 04/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
137 Avenue Pasteur, Le Haillan (Gironde)
Poste à pourvoir le
05/05/2025
Date limite de candidature
07/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située au sein de la Métropole de Bordeaux, la Ville du Haillan (33) est une ville à taille humaine de 12 000 habitants. Bénéficiant à la fois d’un dynamisme économique avec l’Aéroparc (Ariane, Dassault, Thalès) au sud de la commune et d’un cadre de vie naturel avec le Parc des Jalles au nord, Madame la Maire et son équipe portent un projet politique ambitieux de transition écologique et solidaire, qui est reconnu avec l’obtention en juin dernier du label international cittaslow.
L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente à la Maire, à la directrice de cabinet et à la directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il/elle coordonne les agendas de la Maire, de la DGS et de la directrice de cabinet, en lien avec les services, pour assurer la transversalité des dossiers.
Vous souhaitez participer à un service public à taille humaine, dynamique et de qualité, n’hésitez pas à candidater avant le 07 mars 2025. Vous trouverez ci- dessous la description des missions, les compétences requises ainsi que le savoir-être.
L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente à la Maire, à la directrice de cabinet et à la directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il/elle coordonne les agendas de la Maire, de la DGS et de la directrice de cabinet, en lien avec les services, pour assurer la transversalité des dossiers.
Vous souhaitez participer à un service public à taille humaine, dynamique et de qualité, n’hésitez pas à candidater avant le 07 mars 2025. Vous trouverez ci- dessous la description des missions, les compétences requises ainsi que le savoir-être.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Accueil du cabinet :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du cabinet et de la direction générale des services.
• Assurer un rôle d’interface entre les élus et les services.
• Gérer les agendas de la Maire, de la directrice de cabinet et de la directrice générale des services.
Assemblées :
• Convoquer les commissions municipales et les conseils municipaux par le logiciel i-delibre.
• Assurer la préparation en amont des délibérations en lien étroit avec les services et la directrice générale des services.
• Transmettre les délibérations au contrôle de légalité et les rendre exécutoire.
• Rédiger les décisions municipales et en assurer leur diffusion (préfecture).
• Réaliser les registres des actes administratifs trimestriels.
Gestion du courrier :
• Organiser le traitement du courrier entrant et sortant en lien avec l’agent affecté à cette mission.
• Préparer les réponses aux courriers adressés au Maire selon les indications du Maire (récupérer les éléments de réponse auprès des différents services) avant de les soumettre à la validation du Cabinet.
• Enregistrer les courriers arrivés et les réponses.
• Suivre les interventions des services selon les cas.
Gestion des courriels :
• Dispatcher les mails reçus sur la boite générique aux bons interlocuteurs dans les services pour réponse et s’assurer de la réponse apportée, et, le cas échéant, préparer les réponses.
Administratif :
• Rédiger des comptes rendus de réunions et des notes synthétiques d'information si besoin.
• Mise à jour du classeur d'astreinte des élus et organisation des astreintes.
• Créer, mettre à jour et classer différents fichiers et dossiers.
• Gérer les médailles du travail (réception, transmission des diplômes et gestion des cérémonies de remise des médailles).
Relations publiques :
• Organiser les évènements du ressort du cabinet, notamment les cérémonies protocoles.
• Assurer les interfaces avec les partenaires institutionnels et associatifs de la Ville.
• Envoyer les invitations aux différentes inaugurations.
• Créer des fichiers informatiques pour l'envoi d'invitations officielles et les mettre à jour.
• Réaliser quelques courses pour les besoins du cabinet (café, softs, viennoiseries …).
Finances :
• Gérer et suivre le budget du cabinet (édition de bons de commande et suivi de la facturation).
• Gérer la commande des fournitures pour le cabinet et le papier « officiel ».
Documentation :
• Diffuser les sommaires des différentes revues reçues au cabinet.
• Transmettre aux services les articles demandés.
Accueil du cabinet :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du cabinet et de la direction générale des services.
• Assurer un rôle d’interface entre les élus et les services.
• Gérer les agendas de la Maire, de la directrice de cabinet et de la directrice générale des services.
Assemblées :
• Convoquer les commissions municipales et les conseils municipaux par le logiciel i-delibre.
• Assurer la préparation en amont des délibérations en lien étroit avec les services et la directrice générale des services.
• Transmettre les délibérations au contrôle de légalité et les rendre exécutoire.
• Rédiger les décisions municipales et en assurer leur diffusion (préfecture).
• Réaliser les registres des actes administratifs trimestriels.
Gestion du courrier :
• Organiser le traitement du courrier entrant et sortant en lien avec l’agent affecté à cette mission.
• Préparer les réponses aux courriers adressés au Maire selon les indications du Maire (récupérer les éléments de réponse auprès des différents services) avant de les soumettre à la validation du Cabinet.
• Enregistrer les courriers arrivés et les réponses.
• Suivre les interventions des services selon les cas.
Gestion des courriels :
• Dispatcher les mails reçus sur la boite générique aux bons interlocuteurs dans les services pour réponse et s’assurer de la réponse apportée, et, le cas échéant, préparer les réponses.
Administratif :
• Rédiger des comptes rendus de réunions et des notes synthétiques d'information si besoin.
• Mise à jour du classeur d'astreinte des élus et organisation des astreintes.
• Créer, mettre à jour et classer différents fichiers et dossiers.
• Gérer les médailles du travail (réception, transmission des diplômes et gestion des cérémonies de remise des médailles).
Relations publiques :
• Organiser les évènements du ressort du cabinet, notamment les cérémonies protocoles.
• Assurer les interfaces avec les partenaires institutionnels et associatifs de la Ville.
• Envoyer les invitations aux différentes inaugurations.
• Créer des fichiers informatiques pour l'envoi d'invitations officielles et les mettre à jour.
• Réaliser quelques courses pour les besoins du cabinet (café, softs, viennoiseries …).
Finances :
• Gérer et suivre le budget du cabinet (édition de bons de commande et suivi de la facturation).
• Gérer la commande des fournitures pour le cabinet et le papier « officiel ».
Documentation :
• Diffuser les sommaires des différentes revues reçues au cabinet.
• Transmettre aux services les articles demandés.
Profils recherchés
Compétences requises :
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Techniques d'écoute active et de médiation
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail, tableaux de bord, outils de planification et suivi
• Maîtrise avancée des outils bureautiques suite Office (Word, Excel, PPT)
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Principes rédactionnels de la note de synthèse
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Techniques d'écoute active et de médiation
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail, tableaux de bord, outils de planification et suivi
• Maîtrise avancée des outils bureautiques suite Office (Word, Excel, PPT)
Contact et modalités de candidature
Contact
0557931111
Informations complémentaires
Conditions statutaires :
Catégorie : C / B
Filière : Administrative
Cadre d’emplois : Adjoint administratif / Rédacteur
Régime indemnitaire mensuel rattaché au poste de l'agent.
CNAS
Association du personnel
Travail du lundi au vendredi
Droit à congés : 25 jours de congés annuels + 13 jours de RTT + 2 jours de fractionnement + 2 jours de ponts.
Une lettre de candidature et un CV devront être adressés au plus tard le 07 mars 2025 par mail à : service.ressourceshumaines@ville-lehaillan.fr
Ou par voie postale à l’adresse suivante :
Mme La Maire
Services des Ressources Humaines
137 avenue Pasteur BP 9
33185 Le Haillan Cedex
Poste à pourvoir le 05 mai 2025.
🛈 Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous 4 semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Catégorie : C / B
Filière : Administrative
Cadre d’emplois : Adjoint administratif / Rédacteur
Régime indemnitaire mensuel rattaché au poste de l'agent.
CNAS
Association du personnel
Travail du lundi au vendredi
Droit à congés : 25 jours de congés annuels + 13 jours de RTT + 2 jours de fractionnement + 2 jours de ponts.
Une lettre de candidature et un CV devront être adressés au plus tard le 07 mars 2025 par mail à : service.ressourceshumaines@ville-lehaillan.fr
Ou par voie postale à l’adresse suivante :
Mme La Maire
Services des Ressources Humaines
137 avenue Pasteur BP 9
33185 Le Haillan Cedex
Poste à pourvoir le 05 mai 2025.
🛈 Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous 4 semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.