Assistant.e de Direction
Offre n° O033250107000825
Publiée le 07/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place pey-berland rue hotel de ville, Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
06/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Nous recherchons un(e) Secrétaire de direction dynamique et organisé(e) pour intégrer notre équipe administrative.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
-Gestion de l’agenda et secrétariat : prise de rendez-vous, organisation des réunions et rédaction de documents.
-Accueil : gestion des appels et accueil physique des interlocuteurs (enseignants, élèves, partenaires, etc.)
-Gestion du courrier : traitement du courrier entrant et sortant, préparation des parapheurs.
-Examen et jurys : planification, convocation des jurys, gestion des indemnités et réservations.
-Appui RH : suivi des embauches, évaluations des agents et gestion des ordres de mission.
Activités spécifiques :
-Rédaction et mise en forme de courriers officiels.
-Envoi des convocations pour les instances (conseil pédagogique, conseil d’établissement, etc.).
-Gestion des dossiers des entretiens et évaluations des agents : convocations, RDV, préparation des dossiers pour la direction.
-Gestion de la boite mail DGAC-CNR.
-Organisation et suivi des archives du service, préparation des versements et éliminations à l’expiration de la durée d’utilité administrative (DUA).
-Apport d’un soutien ponctuel aux autres services du Conservatoire pour des besoins divers.
-Gestion de l’agenda et secrétariat : prise de rendez-vous, organisation des réunions et rédaction de documents.
-Accueil : gestion des appels et accueil physique des interlocuteurs (enseignants, élèves, partenaires, etc.)
-Gestion du courrier : traitement du courrier entrant et sortant, préparation des parapheurs.
-Examen et jurys : planification, convocation des jurys, gestion des indemnités et réservations.
-Appui RH : suivi des embauches, évaluations des agents et gestion des ordres de mission.
Activités spécifiques :
-Rédaction et mise en forme de courriers officiels.
-Envoi des convocations pour les instances (conseil pédagogique, conseil d’établissement, etc.).
-Gestion des dossiers des entretiens et évaluations des agents : convocations, RDV, préparation des dossiers pour la direction.
-Gestion de la boite mail DGAC-CNR.
-Organisation et suivi des archives du service, préparation des versements et éliminations à l’expiration de la durée d’utilité administrative (DUA).
-Apport d’un soutien ponctuel aux autres services du Conservatoire pour des besoins divers.
Profils recherchés
Savoirs:
- Organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Très bonne expression écrite et orale
- Bonne connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Teams, Sharepoint, ...)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Rôle et missions de l'établissement
Savoirs faire:
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance avec le directeur et les directrices adjointes
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Transmettre les ordres du jour en concertation avec le directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs-être:
- Autonomie
- Rigueur et discrétion professionnelle
- Disponibilité et réactivité
- Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique et la direction
- Organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Très bonne expression écrite et orale
- Bonne connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Teams, Sharepoint, ...)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Rôle et missions de l'établissement
Savoirs faire:
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Établir une relation de confiance avec le directeur et les directrices adjointes
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Transmettre les ordres du jour en concertation avec le directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs-être:
- Autonomie
- Rigueur et discrétion professionnelle
- Disponibilité et réactivité
- Relais d'informations avec le supérieur hiérarchique et la direction
Contact et modalités de candidature
Contact
0556998484
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir cliquer sur le lien ci dessous pour candidater.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.