Assistant (e) de direction
Offre n° O033241003000611
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
38 avenue de la republique, Braud-et-Saint-Louis (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
02/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Quelles que soient vos aspirations et vos projets, en rejoignant nos équipes, vous intégrez une collectivité attentive au bien-être de ses collaborateurs. Le sens donné à votre travail, l'équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, l'accompagnement individuel à la réalisation de votre projet professionnel font partie des priorités des équipes de la communauté.
Située à 25 minutes de Bordeaux par l’autoroute A10, la Communauté de communes de l’Estuaire recherche un(e) assistant de direction pour son Centre de Formation Mutimétiers.
Le Centre de Formation Multimétiers de la Haute Gironde est une plateforme de formation accueillant 3 CFA (BTP CFA, CFAI, CFA Estuaire), divers organismes de formation pour adultes, le service emploi de la CCE et le service de restauration à destination des apprenants et d’écoles du territoire.
Le service est composé de 19 agents répartis en 4 pôles :
- le pôle administratif CFM composé de 2 agents assure la gestion quotidienne du site (occupation des locaux, vie scolaire, transport, restauration, gestion du matériel),
- le CFA Estuaire composé de 2 agents assure le suivi administratif et pédagogique d’une centaine d’apprentis en commerce-gestion-management en lien avec une équipe de 15 formateurs,
- le service emploi composé de 3 agents assure l’accompagnement des publics en recherche d’emploi du territoire et développe des actions favorisant le retour à l’emploi,
- le pôle entretien composé de 3 agents assure quotidiennement l’entretien des locaux,
- le pôle restauration collective composé de 6 agents (production d’environ 600 repas par jour).
La directrice, le directeur adjoint et l’assistant(e) de direction complètent l’effectif du service.
Au sein de cette équipe l’assistant€ de direction appuie la direction dans la diversité des démarches relatives au bon fonctionnement du service et à l’amélioration du service rendu.
Située à 25 minutes de Bordeaux par l’autoroute A10, la Communauté de communes de l’Estuaire recherche un(e) assistant de direction pour son Centre de Formation Mutimétiers.
Le Centre de Formation Multimétiers de la Haute Gironde est une plateforme de formation accueillant 3 CFA (BTP CFA, CFAI, CFA Estuaire), divers organismes de formation pour adultes, le service emploi de la CCE et le service de restauration à destination des apprenants et d’écoles du territoire.
Le service est composé de 19 agents répartis en 4 pôles :
- le pôle administratif CFM composé de 2 agents assure la gestion quotidienne du site (occupation des locaux, vie scolaire, transport, restauration, gestion du matériel),
- le CFA Estuaire composé de 2 agents assure le suivi administratif et pédagogique d’une centaine d’apprentis en commerce-gestion-management en lien avec une équipe de 15 formateurs,
- le service emploi composé de 3 agents assure l’accompagnement des publics en recherche d’emploi du territoire et développe des actions favorisant le retour à l’emploi,
- le pôle entretien composé de 3 agents assure quotidiennement l’entretien des locaux,
- le pôle restauration collective composé de 6 agents (production d’environ 600 repas par jour).
La directrice, le directeur adjoint et l’assistant(e) de direction complètent l’effectif du service.
Au sein de cette équipe l’assistant€ de direction appuie la direction dans la diversité des démarches relatives au bon fonctionnement du service et à l’amélioration du service rendu.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités du poste :
Organisation de la vie professionnelle de l’équipe de direction, en lien avec les élus
Suivre les projets et activités de la direction
Appuyer la direction dans la gestion quotidienne des ressources humaines (planification activité, congés, frais de déplacement, suivi des candidatures et demandes de stage, préparation des entretiens professionnels, etc.)
Gérer le courrier de l’équipe de direction
Gérer la boîte mail générique et les agendas de l’équipe de direction
Organiser et planifier des réunions
Instruction des dossiers et application des procédures administratives, préparer les enquêtes, les bilans et rapports d’activité
-Rédiger les courriers, les comptes rendus, les bilans, délibérations, conventions, etc.
-Mettre en application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
-Assurer une veille règlementaire et réaliser des notes synthétiques
-Mettre en œuvre la démarche qualité en lien avec la direction
Gestion administrative & comptable (CFM, CFA Estuaire, Cuisine centrale)
-Réaliser le suivi administratif des dossiers comptables
-Tenir à jour les documents et tableaux de bord, vérifier la conformité, la complétude et la cohérence des données, assurer la gestion électronique et physique des documents (archivage, etc.)
-Réaliser, en lien avec la direction, le suivi comptable des budgets annexes CFM/CFA/RESTO (demande de devis, suivi des bons de commandes, suivi de la facturation pour mise en paiement)
-Appuyer à la préparation budgétaire (recensement des besoins)
-Elaborer et mettre en place de process (accueil, circuits administratifs, etc.)
-Faire remonter les besoins et difficultés des usagers à sa hiérarchie, en lien avec l’équipe
-Réaliser, en lien avec la direction, le suivi de la réalisation de l’accord-cadre formation
Gestion des équipements et des matériels
-Mettre en place les outils nécessaires à la gestion des équipements et du matériel, en assurer le suivi, veiller au bon fonctionnement et au renouvellement (fournitures administratives, matériel sportif et informatique, consommables, etc.)
-Suivre, en lien avec la direction et l’assistant de prévention, les contrats de maintenance du bâtiment (copieurs, extincteurs, etc.), organiser la mise en œuvre et le suivi des prestations de maintenance
Communication
-Planifier, organiser et participer à des événements (portes ouvertes, remise des diplômes, vernissages, etc.)
-Vérifier le contenu de l’information diffusée sur le site internet et organiser les mises à jour nécessaires, en lien avec la direction
-Gérer les réseaux sociaux du CFM et du CFA Estuaire, avec l’aval de la direction
Activités complémentaires :
-Accueil physique & téléphonique
-Assurer la continuité de l’accueil physique en l’absence de l’agent d’accueil et de l’agent de vie scolaire
-Appuyer l’équipe dans la saisie informatique du parcours des apprenants (compte-rendu de visite entreprise, bulletins scolaires, etc.), réaliser les inscriptions aux examens
-Appuyer l’équipe dans la préparation des dossiers de demande d’aide sociale des apprentis, des projets éducatifs
-Rappeler et faire appliquer les règles de vie en communauté, les règles d’hygiène et faire respecter le travail des agents chargés de l’entretien
Relations fonctionnelles :
Interne à la CCE :
Avec la Présidence, avec la Directrice Générale des services, en appui aux différentes directions de la CCE
Externe à la CCE :
Avec les partenaires institutionnels du programme : Région Nouvelle-Aquitaine (autorité de gestion), et ASP (organisme payeur),
Avec les collectivités partenaires du programme en Haute-Gironde : CCB, GCCC, CCLNG,
Avec les structures impliquées dans la mise en œuvre du programme via les comités d’orientation et de programmation : chambres consulaires, acteurs économiques, acteurs culturels, acteurs agricoles, acteurs associatifs etc…,
Avec les porteurs de projets publics et privés,
Avec les institutions impliquées dans l’accompagnement du déploiement de politiques européennes : Réseau rural régional/national/européen,
Avec les co-financeurs des actions accompagnées : Etat, Région, Département, Fondations ou financeurs privés….
Organisation de la vie professionnelle de l’équipe de direction, en lien avec les élus
Suivre les projets et activités de la direction
Appuyer la direction dans la gestion quotidienne des ressources humaines (planification activité, congés, frais de déplacement, suivi des candidatures et demandes de stage, préparation des entretiens professionnels, etc.)
Gérer le courrier de l’équipe de direction
Gérer la boîte mail générique et les agendas de l’équipe de direction
Organiser et planifier des réunions
Instruction des dossiers et application des procédures administratives, préparer les enquêtes, les bilans et rapports d’activité
-Rédiger les courriers, les comptes rendus, les bilans, délibérations, conventions, etc.
-Mettre en application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
-Assurer une veille règlementaire et réaliser des notes synthétiques
-Mettre en œuvre la démarche qualité en lien avec la direction
Gestion administrative & comptable (CFM, CFA Estuaire, Cuisine centrale)
-Réaliser le suivi administratif des dossiers comptables
-Tenir à jour les documents et tableaux de bord, vérifier la conformité, la complétude et la cohérence des données, assurer la gestion électronique et physique des documents (archivage, etc.)
-Réaliser, en lien avec la direction, le suivi comptable des budgets annexes CFM/CFA/RESTO (demande de devis, suivi des bons de commandes, suivi de la facturation pour mise en paiement)
-Appuyer à la préparation budgétaire (recensement des besoins)
-Elaborer et mettre en place de process (accueil, circuits administratifs, etc.)
-Faire remonter les besoins et difficultés des usagers à sa hiérarchie, en lien avec l’équipe
-Réaliser, en lien avec la direction, le suivi de la réalisation de l’accord-cadre formation
Gestion des équipements et des matériels
-Mettre en place les outils nécessaires à la gestion des équipements et du matériel, en assurer le suivi, veiller au bon fonctionnement et au renouvellement (fournitures administratives, matériel sportif et informatique, consommables, etc.)
-Suivre, en lien avec la direction et l’assistant de prévention, les contrats de maintenance du bâtiment (copieurs, extincteurs, etc.), organiser la mise en œuvre et le suivi des prestations de maintenance
Communication
-Planifier, organiser et participer à des événements (portes ouvertes, remise des diplômes, vernissages, etc.)
-Vérifier le contenu de l’information diffusée sur le site internet et organiser les mises à jour nécessaires, en lien avec la direction
-Gérer les réseaux sociaux du CFM et du CFA Estuaire, avec l’aval de la direction
Activités complémentaires :
-Accueil physique & téléphonique
-Assurer la continuité de l’accueil physique en l’absence de l’agent d’accueil et de l’agent de vie scolaire
-Appuyer l’équipe dans la saisie informatique du parcours des apprenants (compte-rendu de visite entreprise, bulletins scolaires, etc.), réaliser les inscriptions aux examens
-Appuyer l’équipe dans la préparation des dossiers de demande d’aide sociale des apprentis, des projets éducatifs
-Rappeler et faire appliquer les règles de vie en communauté, les règles d’hygiène et faire respecter le travail des agents chargés de l’entretien
Relations fonctionnelles :
Interne à la CCE :
Avec la Présidence, avec la Directrice Générale des services, en appui aux différentes directions de la CCE
Externe à la CCE :
Avec les partenaires institutionnels du programme : Région Nouvelle-Aquitaine (autorité de gestion), et ASP (organisme payeur),
Avec les collectivités partenaires du programme en Haute-Gironde : CCB, GCCC, CCLNG,
Avec les structures impliquées dans la mise en œuvre du programme via les comités d’orientation et de programmation : chambres consulaires, acteurs économiques, acteurs culturels, acteurs agricoles, acteurs associatifs etc…,
Avec les porteurs de projets publics et privés,
Avec les institutions impliquées dans l’accompagnement du déploiement de politiques européennes : Réseau rural régional/national/européen,
Avec les co-financeurs des actions accompagnées : Etat, Région, Département, Fondations ou financeurs privés….
Profils recherchés
Formation et prérequis :
Permis B obligatoire
Qualifications nécessaires :
Connaissance du milieu rural et des enjeux d’aménagement et de développement,
Connaissance du fonctionnement administratif des collectivités et de l'environnement territorial.
Aisance sur le montage financier des projets
Qualités requises :
-Règles et normes de rédaction des écrits professionnels
-Procédures d’instruction, de gestion et de classement des dossiers
-Procédures de gestion comptable et administrative
-Vocabulaire professionnel du service
-Acteurs socio-économiques locaux
-Connaissance de l’outil informatique (Pack Office, internet, logiciels métier, réseaux sociaux)
Savoir-faire :
-Concevoir et mettre en œuvre les procédures administratives
-Réaliser des recherches documentaires et savoir en réaliser des notes succinctes
-Savoir communiquer de manière écrite et orale, savoir rédiger des écrits professionnels (courriers, bilans)
-Savoir assurer le reporting et le suivi de l’activité, mettre en place des indicateurs de suivi
-Savoir gérer et sécuriser des informations
-Savoir construire et appliquer une méthodologie de résolution de problème
-Savoir réaliser le suivi comptable selon les règles de comptabilité publique
Qualités professionnelles :
-Capacité à organiser son travail de façon rigoureuse et méthodique
-Capacité à se positionner comme adulte référent avec discrétion et empathie
-Capacité à développer des relations constructives et proactives avec des publics et acteurs variés
-Capacité à prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
-Capacité à adapter ses pratiques aux évolutions règlementaires et organisationnelles
Permis B obligatoire
Qualifications nécessaires :
Connaissance du milieu rural et des enjeux d’aménagement et de développement,
Connaissance du fonctionnement administratif des collectivités et de l'environnement territorial.
Aisance sur le montage financier des projets
Qualités requises :
-Règles et normes de rédaction des écrits professionnels
-Procédures d’instruction, de gestion et de classement des dossiers
-Procédures de gestion comptable et administrative
-Vocabulaire professionnel du service
-Acteurs socio-économiques locaux
-Connaissance de l’outil informatique (Pack Office, internet, logiciels métier, réseaux sociaux)
Savoir-faire :
-Concevoir et mettre en œuvre les procédures administratives
-Réaliser des recherches documentaires et savoir en réaliser des notes succinctes
-Savoir communiquer de manière écrite et orale, savoir rédiger des écrits professionnels (courriers, bilans)
-Savoir assurer le reporting et le suivi de l’activité, mettre en place des indicateurs de suivi
-Savoir gérer et sécuriser des informations
-Savoir construire et appliquer une méthodologie de résolution de problème
-Savoir réaliser le suivi comptable selon les règles de comptabilité publique
Qualités professionnelles :
-Capacité à organiser son travail de façon rigoureuse et méthodique
-Capacité à se positionner comme adulte référent avec discrétion et empathie
-Capacité à développer des relations constructives et proactives avec des publics et acteurs variés
-Capacité à prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers
-Capacité à adapter ses pratiques aux évolutions règlementaires et organisationnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0557426199
Informations complémentaires
Conditions d’exercices et sujétions particulières :
Poste réparti sur les 3 services (40% CFM, 40% CFA Estuaire, 20% Cuisine centrale)
Déplacements possibles sur le territoire de la Haute-Gironde et de la Haute-Saintonge
Travail en équipe pluridisciplinaire et en réseau
Horaires réguliers, amplitude variable en fonction des obligations de service public et de la disponibilité des acteurs socio-économiques
Agent de catégorie C, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux territoriaux
Recrutement p par voie de mutation, détachement, liste d’aptitude ou éventuellement contractuel(le)
Rémunération statutaire et avantages sociaux (CNAS, chèques cadeaux, titres restaurants, participation employeur, moments conviviaux…)
Télétravail et possibilité d’organisation du temps de travail sur 4 jours
Envoi des candidatures :
Date limite d'envoi des candidatures (lettre de motivation + C.V. mentionnant le diplôme et éventuellement dernière situation administrative ainsi que le dernier compte rendu professionnel) : le 1 er novembre 2024
A l'attention de Madame la Présidente de la Communauté de communes de l’Estuaire, DRH – formulaire à compléter via le lien suivant : recrutement@cc-estuaire.fr
recrutement@cc-estuaire.fr
Renseignements administratifs : rh@cc-estuaire.fr
Renseignements techniques : celine.perin@cc-estuaire.fr
Les entretiens auront lieu au cours du mois de novembre
Poste réparti sur les 3 services (40% CFM, 40% CFA Estuaire, 20% Cuisine centrale)
Déplacements possibles sur le territoire de la Haute-Gironde et de la Haute-Saintonge
Travail en équipe pluridisciplinaire et en réseau
Horaires réguliers, amplitude variable en fonction des obligations de service public et de la disponibilité des acteurs socio-économiques
Agent de catégorie C, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux territoriaux
Recrutement p par voie de mutation, détachement, liste d’aptitude ou éventuellement contractuel(le)
Rémunération statutaire et avantages sociaux (CNAS, chèques cadeaux, titres restaurants, participation employeur, moments conviviaux…)
Télétravail et possibilité d’organisation du temps de travail sur 4 jours
Envoi des candidatures :
Date limite d'envoi des candidatures (lettre de motivation + C.V. mentionnant le diplôme et éventuellement dernière situation administrative ainsi que le dernier compte rendu professionnel) : le 1 er novembre 2024
A l'attention de Madame la Présidente de la Communauté de communes de l’Estuaire, DRH – formulaire à compléter via le lien suivant : recrutement@cc-estuaire.fr
recrutement@cc-estuaire.fr
Renseignements administratifs : rh@cc-estuaire.fr
Renseignements techniques : celine.perin@cc-estuaire.fr
Les entretiens auront lieu au cours du mois de novembre
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.