Assistant·e et gestionnaire administratif·tive
Offre n° O032241114001536
Publiée le 14/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
A1 h des Pyrénées et à 2h de l'océan, Coeur de Gascogne et du Sud-Ouest, le Gers vous ouvre ses portes. Tout au long de l'année, le Gers terre d'accueil et de gastronomie, vous propose ses fêtes traditionnelles, ses festivals, de nombreuses manifestations culturelles qui sauront éveiller vos sens.
L'engagement du Département du Gers est d'agir dans de nombreux domaines et ses compétences s'exercent dans les secteurs qui nous concernent tous : l'action sociale, l'enseignement, l'économie, l'environnement, les routes, la culture, le sport...
Le Département du Gers est une collectivité territoriale, administrée par une assemblée élue au suffrage universel direct. Les 34 conseillers départementaux sont élus à raison de 2 conseillers par canton, et sont sous l'autorité du Président du Conseil Départemental.
Le Département du Gers a une mission de service public. Il intervient dans de nombreux secteurs en lien direct avec la vie quotidienne des Gersois.
L'engagement du Département du Gers est d'agir dans de nombreux domaines et ses compétences s'exercent dans les secteurs qui nous concernent tous : l'action sociale, l'enseignement, l'économie, l'environnement, les routes, la culture, le sport...
Le Département du Gers est une collectivité territoriale, administrée par une assemblée élue au suffrage universel direct. Les 34 conseillers départementaux sont élus à raison de 2 conseillers par canton, et sont sous l'autorité du Président du Conseil Départemental.
Le Département du Gers a une mission de service public. Il intervient dans de nombreux secteurs en lien direct avec la vie quotidienne des Gersois.
Lieu de travail
81 route de pessan BP 20569, Auch (Gers)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département du Gers recrute un·e assistant·e et gestionnaire administratif·tive à temps complet, au sein de sa Direction Organisation des Systèmes d'Information et Numérique (DOSIN).
Résidence administrative : AUCH.
L’Agent·e sera placé·e sous l’autorité hiérarchique du Directeur.
Résidence administrative : AUCH.
L’Agent·e sera placé·e sous l’autorité hiérarchique du Directeur.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et suivi des dossiers transversaux :
• Elaboration et mises à jour de l’intranet de la DOSIN (pages Web relatives aux services numériques)
• Gestion des certificats électroniques nominatifs des agents : analyse des demandes, mises à jour et envoi
• Gestion des conventions (prestations en nature, à incidence financière, Pylônes GSM, etc.) : vérification des reconductions, rédaction des conventions et des avenants
• Rédaction et suivi des rapports et des délibérations (logiciel AIRSDELIB) : centralisation des besoins et rédaction des projets déposés en lien avec les chefs de projets
• Chargée du suivi administratif et de l’exécution de projets transversaux
• Relations avec les partenaires extérieurs pour le don de matériel (réception des demandes, vérification de l’éligibilité des structures et suivi)
Accueil physique et téléphonique :
• Analyse des demandes reçues et évaluation des urgences et dossiers prioritaires
• Visiophone : surveillance et filtrage accès bâtiment des colonnes
• Accueil des commerciaux, transporteurs, agents du Conseil Départemental, rendez-vous du directeur, des chefs de services et responsables de pôles
• Réception des colis
Secrétariat général de la direction :
• Gestion des agendas du directeur et directeur adjoint
• Gestion des parapheurs et du courrier de toute la direction (logiciel HOPI)
• Suivi et enregistrement des absences dans E-Temptation
• Secrétariat des dossiers RH (entretiens professionnels, fiches de postes, avancement et promotions, recrutements….)
• Suivi des délégations de signature de la DOSIN
• Suivi du papier, stocks de fourniture de bureau et consommables informatiques pour la direction
• Gestion des demandes des divers travaux d’entretien des bâtiments de la DOSIN
• Classement et archivage des dossiers de la direction et des services
Gestion des fiches de demandes d’interventions, sur la mobilité des agents et suivi des demandes de matériels obsolètes :
• Enregistrement et suivi des fiches et demandes d’intervention, veille au respect des procédures (demandes matériels obsolètes, fiches mobilité des agents….)
Gestion des tableaux de bord :
• Suivi des véhicules (planning, assurances, vignettes)
• Gestion du planning des salles de la direction
• Correspondant formation DRH
• Elaboration et mises à jour de l’intranet de la DOSIN (pages Web relatives aux services numériques)
• Gestion des certificats électroniques nominatifs des agents : analyse des demandes, mises à jour et envoi
• Gestion des conventions (prestations en nature, à incidence financière, Pylônes GSM, etc.) : vérification des reconductions, rédaction des conventions et des avenants
• Rédaction et suivi des rapports et des délibérations (logiciel AIRSDELIB) : centralisation des besoins et rédaction des projets déposés en lien avec les chefs de projets
• Chargée du suivi administratif et de l’exécution de projets transversaux
• Relations avec les partenaires extérieurs pour le don de matériel (réception des demandes, vérification de l’éligibilité des structures et suivi)
Accueil physique et téléphonique :
• Analyse des demandes reçues et évaluation des urgences et dossiers prioritaires
• Visiophone : surveillance et filtrage accès bâtiment des colonnes
• Accueil des commerciaux, transporteurs, agents du Conseil Départemental, rendez-vous du directeur, des chefs de services et responsables de pôles
• Réception des colis
Secrétariat général de la direction :
• Gestion des agendas du directeur et directeur adjoint
• Gestion des parapheurs et du courrier de toute la direction (logiciel HOPI)
• Suivi et enregistrement des absences dans E-Temptation
• Secrétariat des dossiers RH (entretiens professionnels, fiches de postes, avancement et promotions, recrutements….)
• Suivi des délégations de signature de la DOSIN
• Suivi du papier, stocks de fourniture de bureau et consommables informatiques pour la direction
• Gestion des demandes des divers travaux d’entretien des bâtiments de la DOSIN
• Classement et archivage des dossiers de la direction et des services
Gestion des fiches de demandes d’interventions, sur la mobilité des agents et suivi des demandes de matériels obsolètes :
• Enregistrement et suivi des fiches et demandes d’intervention, veille au respect des procédures (demandes matériels obsolètes, fiches mobilité des agents….)
Gestion des tableaux de bord :
• Suivi des véhicules (planning, assurances, vignettes)
• Gestion du planning des salles de la direction
• Correspondant formation DRH
Profils recherchés
• Maîtrise et connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, HOPI, E-Temptation, Astre et AIRSDELIB) ;
• Organisation et gestion des priorités/urgences ;
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Rigueur, discrétion, sérieux, sens des relations avec le public ;
• Esprit d’équipe ;
• Esprit d’initiative ;
• Pédagogue.
Avantages :
• Adhésion au CNAS ;
• Titres restaurants ;
• Prestations sociales RH ;
• Participation financière à la mutuelle ;
• Possibilité de télétravail sous conditions ;
• Comité des œuvres sociales ;
• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;
• RIFSEEP ;
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.
Contraintes :
• Disponibilité
• Organisation et gestion des priorités/urgences ;
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Rigueur, discrétion, sérieux, sens des relations avec le public ;
• Esprit d’équipe ;
• Esprit d’initiative ;
• Pédagogue.
Avantages :
• Adhésion au CNAS ;
• Titres restaurants ;
• Prestations sociales RH ;
• Participation financière à la mutuelle ;
• Possibilité de télétravail sous conditions ;
• Comité des œuvres sociales ;
• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;
• RIFSEEP ;
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.
Contraintes :
• Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
05.62.67.41.70
Informations complémentaires
Contact : Monsieur Frederic BEON, Directeur (DOSIN) au 05.62.67.41.70
Envoyer lettre de motivation + CV + arrêté de situation administrative pour les candidats·es titulaires de la Fonction Publique à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – Service Emploi Recrutement - 81 Route de PESSAN – BP 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr
Envoyer lettre de motivation + CV + arrêté de situation administrative pour les candidats·es titulaires de la Fonction Publique à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – Service Emploi Recrutement - 81 Route de PESSAN – BP 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.