Secrétaire de Direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O032240910001054
Publiée le 11/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
A1 h des Pyrénées et à 2h de l'océan, C ur de Gascogne et du Sud-Ouest, le Gers vous ouvre ses portes. Tout au long de l'année, le Gers terre d'accueil et de gastronomie, vous propose ses fêtes traditionnelles, ses festivals, de nombreuses manifestations culturelles qui sauront éveiller vos sens.
L'engagement du Département du Gers est d'agir dans de nombreux domaines et ses compétences s'exercent dans les secteurs qui nous concernent tous : l'action sociale, l'enseignement, l'économie, l'environnement, les routes, la culture, le sport...
Le Département du Gers est une collectivité territoriale, administrée par une assemblée élue au suffrage universel direct. Les 34 conseillers départementaux sont élus à raison de 2 conseillers par canton, et sont sous l'autorité du Président du Conseil Départemental.
Le Département du Gers a une mission de service public. Il intervient dans de nombreux secteurs en lien direct avec la vie quotidienne des Gersois.
L'engagement du Département du Gers est d'agir dans de nombreux domaines et ses compétences s'exercent dans les secteurs qui nous concernent tous : l'action sociale, l'enseignement, l'économie, l'environnement, les routes, la culture, le sport...
Le Département du Gers est une collectivité territoriale, administrée par une assemblée élue au suffrage universel direct. Les 34 conseillers départementaux sont élus à raison de 2 conseillers par canton, et sont sous l'autorité du Président du Conseil Départemental.
Le Département du Gers a une mission de service public. Il intervient dans de nombreux secteurs en lien direct avec la vie quotidienne des Gersois.
Lieu de travail
81 route de pessan BP 20569, Auch (Gers)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
12/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Département du Gers recrute un·e secrétaire de direction, à temps complet, pour sa Direction Insertion et Solidarités Actives (DISA)
Résidence administrative : Auch.
Les assistants .tes / secrétaires de direction de la DGAS travaillent en étroite collaboration pour assurer une continuité de service et une fluidité dans la réalisation des missions. La secrétaire de la DISA est incluse dans les membres de ce pool, rattachée hiérarchiquement à la directrice insertion et solidarités actives, et fonctionnellement à l’assistante de la DGAS.
Résidence administrative : Auch.
Les assistants .tes / secrétaires de direction de la DGAS travaillent en étroite collaboration pour assurer une continuité de service et une fluidité dans la réalisation des missions. La secrétaire de la DISA est incluse dans les membres de ce pool, rattachée hiérarchiquement à la directrice insertion et solidarités actives, et fonctionnellement à l’assistante de la DGAS.
Missions / conditions d'exercice
Missions
• Assurer l’accueil et le secrétariat de la direction,
• Collaborer avec la directrice, la directrice adjointe et les 3 chefs de services (Ressources Insertion /Animation Départementale et Coordination territoriale de l’Insertion/ Prévention Santé et Vaccinations) sur l’activité et les projets de la direction,
• Apporter une aide permanente et réactive à la direction, en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités et respect des échéances,
• Prendre en charge des missions exercées par d’autres agents, en cas de besoin,
• Travailler en mode transversal avec les secrétaires de direction de la direction générale adjointe Solidarité (DGAS), des directions de la collectivité et assurer l’interface avec les partenaires.
Activités :
- gestion des courriers, notes, mails…:
Réception et suivi des courriers, notes, mails,
Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, mails, notes, fiches d’information, comptes rendus,…),
Elaboration de supports de communication et de traitement de données statistiques,
Diffusion et transmission des notes et informations internes et externes aux services,
Gestion et suivi des parapheurs et courriers,
Classement, archivage.
- gestion des appels téléphoniques et accueil physique :
Assurer l’accueil, l’information et la réorientation de différents publics : usagers, services et directions de la collectivité, partenaires institutionnels et associatifs…
- tenue réunions / agendas :
Planification et organisation des réunions, préparation et centralisation des dossiers y afférent, réservation des salles,…
Tenue de l’agenda électronique de la directrice, prise de rendez-vous, organisation des déplacements,
Suivi des congés annuels et RTT pour l’ensemble de la direction.
- gestion et suivi de dossiers et procédures :
Suivi de dossiers spécifiques relatifs à la direction : plan de formation, rapports d’activité, notations, fiches de poste,…
Centralisation des arrêts de travail, demandes de formation, interventions service maintenance et informatique, réservation de véhicules et de salles,
Mise à jour du livret insertion,
Création des fiches rapports dans AIRSDélib.
- renfort si nécessaire sur des missions spécifiques :
Procédures de sanctions liées à l’allocation RSA (instruction, suivi et traitement des dossiers présentés en équipe pluridisciplinaire restreinte), instruction et suivi des demandes de subventions, appui à la réalisation de missions ponctuelles.
• Assurer l’accueil et le secrétariat de la direction,
• Collaborer avec la directrice, la directrice adjointe et les 3 chefs de services (Ressources Insertion /Animation Départementale et Coordination territoriale de l’Insertion/ Prévention Santé et Vaccinations) sur l’activité et les projets de la direction,
• Apporter une aide permanente et réactive à la direction, en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités et respect des échéances,
• Prendre en charge des missions exercées par d’autres agents, en cas de besoin,
• Travailler en mode transversal avec les secrétaires de direction de la direction générale adjointe Solidarité (DGAS), des directions de la collectivité et assurer l’interface avec les partenaires.
Activités :
- gestion des courriers, notes, mails…:
Réception et suivi des courriers, notes, mails,
Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, mails, notes, fiches d’information, comptes rendus,…),
Elaboration de supports de communication et de traitement de données statistiques,
Diffusion et transmission des notes et informations internes et externes aux services,
Gestion et suivi des parapheurs et courriers,
Classement, archivage.
- gestion des appels téléphoniques et accueil physique :
Assurer l’accueil, l’information et la réorientation de différents publics : usagers, services et directions de la collectivité, partenaires institutionnels et associatifs…
- tenue réunions / agendas :
Planification et organisation des réunions, préparation et centralisation des dossiers y afférent, réservation des salles,…
Tenue de l’agenda électronique de la directrice, prise de rendez-vous, organisation des déplacements,
Suivi des congés annuels et RTT pour l’ensemble de la direction.
- gestion et suivi de dossiers et procédures :
Suivi de dossiers spécifiques relatifs à la direction : plan de formation, rapports d’activité, notations, fiches de poste,…
Centralisation des arrêts de travail, demandes de formation, interventions service maintenance et informatique, réservation de véhicules et de salles,
Mise à jour du livret insertion,
Création des fiches rapports dans AIRSDélib.
- renfort si nécessaire sur des missions spécifiques :
Procédures de sanctions liées à l’allocation RSA (instruction, suivi et traitement des dossiers présentés en équipe pluridisciplinaire restreinte), instruction et suivi des demandes de subventions, appui à la réalisation de missions ponctuelles.
Profils recherchés
• Intérêt pour les politiques d’insertion et les dispositifs d’aide pour les publics en difficulté ;
• Connaissance des compétences de la collectivité en matière sociale ;
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur ;
• Qualités rédactionnelles et capacités d’analyse et de synthèse ;
• Aptitude pour le travail en équipe ;
• Capacité à anticiper et gérer les priorités ;
• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
• Connaissance des logiciels métiers (SOLIS, AIRSDélib, ASTRE) et extranets RSA (DUDE, CDAP, MSA …) ;
• Qualités relationnelles et sens de la communication ;
• Polyvalence et capacité d’adaptation ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• Esprit d’initiative ;
• Réactivité et disponibilité ;
• Sens des responsabilités.
Prés-requis Contrainte(s):
- Permis de conduire VL ;
- Flexibilité des horaires en fonction des nécessités du service.
• Connaissance des compétences de la collectivité en matière sociale ;
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur ;
• Qualités rédactionnelles et capacités d’analyse et de synthèse ;
• Aptitude pour le travail en équipe ;
• Capacité à anticiper et gérer les priorités ;
• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
• Connaissance des logiciels métiers (SOLIS, AIRSDélib, ASTRE) et extranets RSA (DUDE, CDAP, MSA …) ;
• Qualités relationnelles et sens de la communication ;
• Polyvalence et capacité d’adaptation ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• Esprit d’initiative ;
• Réactivité et disponibilité ;
• Sens des responsabilités.
Prés-requis Contrainte(s):
- Permis de conduire VL ;
- Flexibilité des horaires en fonction des nécessités du service.
Contact et modalités de candidature
Contact
0562674203
Informations complémentaires
Contact : Maryse BAURES, directrice adjointe insertion et solidarités actives, au n° de tel. 05.62.67.31.39
Envoyer lettre de motivation + C.V. à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – Service Emploi Recrutement - 81 Route de Pessan - BP 20569 - 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr avant le 11 octobre 2024.
Envoyer lettre de motivation + C.V. à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – Service Emploi Recrutement - 81 Route de Pessan - BP 20569 - 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr avant le 11 octobre 2024.
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU GERS
>81 route de pessan BP 20569
32022 Auch cedex 9
>81 route de pessan BP 20569
32022 Auch cedex 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.