Secrétaire des responsables
Offre n° O031250131001154
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
MDS de Saint-Jean (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
02/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.
Assister le·la responsable de la MDS et son·sa (ses) adjoint·e(s) en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi des questions logistiques.
Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires
Garantir la mise en œuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.
Assister le·la responsable de la MDS et son·sa (ses) adjoint·e(s) en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi des questions logistiques.
Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires
Missions / conditions d'exercice
Organisation de la vie professionnelle des responsables
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des priorités et échéances (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers...)
- S'assurer du bon déroulement et de la préparation des réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements
- Vérifier en lien avec les responsables la mise en œuvre des consignes de travail et l'application des procédures administratives définies au niveau départemental
Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Préparer différents dossiers (recherche d'information, rédaction, synthèse...)
- Mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de bord, assurer un suivi statistique de l'activité de la MDS et en rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings
Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les parapheurs...
- Rechercher et diffuser des informations (documentation sociale...)
- Rappeler les informations importantes
Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la DTS et la Mission Pilotage et Ressources :
- Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS : les terrains de stages, les demandes de formations (payantes ou non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
- Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements, de réparations importantes.
- Informer le service coordination informatique de la Mission Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale de proximité des changements de référents de la MDS pour mise à jour des droits informatiques
- Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de tampons,...
- Planifier la gestion de l'utilisation du (des) véhicules de service de la MDS
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des priorités et échéances (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers...)
- S'assurer du bon déroulement et de la préparation des réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements
- Vérifier en lien avec les responsables la mise en œuvre des consignes de travail et l'application des procédures administratives définies au niveau départemental
Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Préparer différents dossiers (recherche d'information, rédaction, synthèse...)
- Mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de bord, assurer un suivi statistique de l'activité de la MDS et en rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings
Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les parapheurs...
- Rechercher et diffuser des informations (documentation sociale...)
- Rappeler les informations importantes
Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la DTS et la Mission Pilotage et Ressources :
- Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS : les terrains de stages, les demandes de formations (payantes ou non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
- Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements, de réparations importantes.
- Informer le service coordination informatique de la Mission Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale de proximité des changements de référents de la MDS pour mise à jour des droits informatiques
- Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de tampons,...
- Planifier la gestion de l'utilisation du (des) véhicules de service de la MDS
Profils recherchés
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique
Connaissance des outils de communication
Notions de l'environnement professionnel du domaine d'activité
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Connaissance formalisme des documents administratifs courants
Maîtrise des règles d'organisation du travail et de gestion du temps
Connaissance des outils de communication
Notions de l'environnement professionnel du domaine d'activité
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
Connaissance formalisme des documents administratifs courants
Maîtrise des règles d'organisation du travail et de gestion du temps
Contact et modalités de candidature
Contact
0534331239
Informations complémentaires
Candidature CV + LM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.