Enjeux et objectifs du poste
Dans le cadre de la poursuite de la modernisation de la collectivité et de l'amélioration de ses relations aux publics, la MPAG pilote un projet stratégique et transversal visant à optimiser la traçabilité des sollicitations (courriers, saisines par voie électronique, formulaires en ligne, etc.), en lien étroit avec la Direction des Systèmes d'Information et du Numérique (DSIN) et la Direction de la Vie Institutionnelle et des Relations au Public (DVIRP) qui pilote la démarche de l'amélioration des relations au public.

Dans ce contexte, les missions du poste sont les suivantes :
Dans un premier temps, participer, en lien avec la cheffe de projets transverses et la Directrice de Mission, aux actions de suivi et de pilotage de la démarche de projet ayant pour objectif de poser une nouvelle organisation, de nouveaux process et des règles institutionnelles relatifs à la traçabilité des sollicitations des publics.
Ce projet intègre notamment une composante technique liée au déploiement de l'outil de gestion électronique du courrier dans la collectivité.

Dans un second temps, et de façon pérenne, intervenir dans deux périmètres d'action afin de :
garantir la bonne application des règles institutionnelles et des nouvelles organisations posées pour assurer la traçabilité des sollicitations du public ;
gérer l'administration fonctionnelle de l'outil de gestion électronique du courrier (GEC) en lien avec la DSIN qui assure l'administration technique et le service courrier.

Activités principales :
Volet appui au projet :
Assister la cheffe de projet et la directrice de projet dans la mise en oeuvre stratégique et opérationnelle du projet : coordination des différentes parties prenantes, dont les chef.fe.s de projet opérationnel de la DSIN, animation de réunions, d'ateliers ou de comités de pilotage ou technique, suivi du plan de communication et conception des supports d'information, mise en oeuvre d'actions d'accompagnement au changement.
Participer à l'élaboration d'outils de suivi (tableaux de bord) nécessaires au pilotage du projet, et notamment à son évaluation.
Participer aux actions de reporting relatives au projet, notamment dans le cadre du suivi assuré par le comité d'audit interne composé notamment d'élu.e.s et de directrices et directeurs.

Volet organisationnel :
Garantir le respect et le suivi des règles institutionnelles et nouveaux process par les directions.
Accompagner les directions dans l'appropriation de ces nouvelles règles : actions de sensibilisation, communication, formation.
Proposer des évolutions aux process et règles institutionnelles posés en fonction des besoins et des opportunités et accompagner les directions dans l'appropriation de ces évolutions.
Travailler en coordination avec les chef.fe.s de projet et les administrateurs fonctionnels de la collectivité en lien avec la gestion de sollicitations du public.

Volet administration fonctionnelle de l'outil de GEC :
Identifier et analyser les besoins des utilisateur·rice·s ainsi que les problèmes rencontrés.
Assurer une maintenance de proximité en lien avec les autres services de la DSIN.
Veiller à la bonne utilisation de l'outil et à la complémentarité des différents modules.
Cibler et analyser les dysfonctionnements.
Procéder à l'assistance des utilisateur·rice·s en lien avec les autres services de la DSIN.
S'informer et se former aux pratiques des modules existants ou à venir.
Pratiquer une veille sur l'utilisation et l'évolution du système d'information, en lien avec les autres services de la DSIN.
Assurer et mettre à jour le paramétrage de l'outil.
Traiter, mettre en forme des statistiques, des graphiques et des tableaux de bord à partir des données extraites du logiciel de gestion. Editer et diffuser les données.
Etre l'interlocuteur privilégié des utilisateur·rice·s sur toutes les demandes relatives à l'outil de GEC.
Effectuer un reporting régulier auprès de la directrice de Mission.

Activités secondaires :
Participer aux projets numériques et transversaux pilotés par la MPAG.