Chef de projets évenementiels
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Offre n° O031240913000905
Publiée le 16/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
16/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Développement économique et emploi >
Politiques d'emploi, de formation professionnelle et de l'apprentissage
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Grandes lignes d'activités de la direction
La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
Le pôle protocole : organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques...) et traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers (échanges interinstitutionnels, constitution de dossiers...).
Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
Le service relations presse : gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
Le service Editorial-Digital-Images : pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental
Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
Enjeux et objectifs du poste
Concevoir et organiser des évènements portés par la collectivité ou auxquels la collectivité participe.
Coordonner toutes les étapes de la mise en oeuvre en lien avec les services du Conseil départemental, les prestataires et les partenaires du projet.
La Direction de la Communication, sous l'autorité du DGS et en lien avec l'exécutif, définit la stratégie globale de communication du département et procède à sa mise en oeuvre sur l'ensemble du territoire Haut-Garonnais. Elle assure ainsi le pilotage de l'ensemble des actions de communication découlant de cette stratégie. Pour cela, elle se compose des entités suivantes :
Le pôle événementiel et visibilité institutionnelle : coordination et organisation de manifestations internes ou évènements externes
Le pôle protocole : organisation d'événements (inaugurations, visites du président, colloques...) et traitement des représentations des élus, des invitations officielles et des fichiers (échanges interinstitutionnels, constitution de dossiers...).
Le pôle communication institutionnelle : définition et mise en oeuvre de plans de communication
Le service relations presse : gestion des relations avec les journalistes afin de renforcer l'image de la collectivité
Le service Editorial-Digital-Images : pilotage et suivi magazine départemental, des réseaux sociaux et de la communication digitale
Le studio graphique : conception et productions graphiques de supports de communication
Le service imprimerie - reprographie : impression et finition des documents et supports de communication destinés au fonctionnement de la collectivité
Le service courrier : réception et tri de l'ensemble des courriers et des colis entrants et sortants du Conseil départemental
Enjeux , Missions, Conditions particulières d'exercice
Enjeux et objectifs du poste
Concevoir et organiser des évènements portés par la collectivité ou auxquels la collectivité participe.
Coordonner toutes les étapes de la mise en oeuvre en lien avec les services du Conseil départemental, les prestataires et les partenaires du projet.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Elaborer le planning des évènements annuels et des actions à mener et établir les cahiers des charges correspondants
Analyser les demandes de mise à disposition du Pavillon République et faire le lien avec le régisseur et les services techniques pour s'assurer de la viabilité technique du projet
Coordonner les différentes étapes liées à la préparation de l'évènement : organisation et animation de réunion avec tous les intervenants, choix du lieu et des locaux, choix des fournisseurs et intervenants...
Rédiger des supports de communication (programmes, invitations etc.)
Après avis de la direction des moyens généraux et validation de la hiérarchie, assurer le suivi administratif (rédaction et signature des conventions de mise à disposition du Pavillon) et budgétaire ainsi que la coordination technique des événements accueillis au Conseil départemental.
Assurer coordination et le suivi technique des événements accueillis au Conseil départemental : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, montage etc.
Garantir le respect des exigences de sécurité et de qualité des évènements
Participer aux évènements et assurer leur bon déroulement et être force de proposition en cas de dysfonctionnements
Exercer un rôle de conseil auprès des organisateurs et des services et proposer des moyens et des outils pour mettre en oeuvre l'événement
Evaluer l'impact des évènements mis en oeuvre.
Conditions particulières d'exercice :
Télétravail possible (sous réserve des nécessités de service)
Déplacements (environ 15 fois/an) en fonction des évènements sur le territoire départemental ou national
Horaires variables en fonction des évènements
Travail régulier le soir et le week-end
Temps de travail et avantages :
Trois organisations de temps de travail proposées à temps complet : 41.25h/semaine (60 jours de repos annuels) ou 39h/semaine (48 jours de repos annuels)ou 37,5h/semaine (40 jours de repos annuels).
Participation restauration collective
Participation au transport (75%)
Participation mutuelle, prévoyance
Prestation sociales, crèche (chèques vacances...)
Prime de 815,91EUR net versée en mai et en novembre (x2) (calculé au prorata en fonction de votre arrivée)
Processus de recrutement :
Fin de publication le 16/10/2024
Analyse et présélection des candidatures à partir du 17/10/2024
Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 28/10/2024
Jury de recrutement aux alentours du 04/11/2024
Date de prise de poste à partir du 01/01/2025
Modalités de recrutement : Contractuel ou titulaire
Autres :
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF.
Elaborer le planning des évènements annuels et des actions à mener et établir les cahiers des charges correspondants
Analyser les demandes de mise à disposition du Pavillon République et faire le lien avec le régisseur et les services techniques pour s'assurer de la viabilité technique du projet
Coordonner les différentes étapes liées à la préparation de l'évènement : organisation et animation de réunion avec tous les intervenants, choix du lieu et des locaux, choix des fournisseurs et intervenants...
Rédiger des supports de communication (programmes, invitations etc.)
Après avis de la direction des moyens généraux et validation de la hiérarchie, assurer le suivi administratif (rédaction et signature des conventions de mise à disposition du Pavillon) et budgétaire ainsi que la coordination technique des événements accueillis au Conseil départemental.
Assurer coordination et le suivi technique des événements accueillis au Conseil départemental : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, montage etc.
Garantir le respect des exigences de sécurité et de qualité des évènements
Participer aux évènements et assurer leur bon déroulement et être force de proposition en cas de dysfonctionnements
Exercer un rôle de conseil auprès des organisateurs et des services et proposer des moyens et des outils pour mettre en oeuvre l'événement
Evaluer l'impact des évènements mis en oeuvre.
Conditions particulières d'exercice :
Télétravail possible (sous réserve des nécessités de service)
Déplacements (environ 15 fois/an) en fonction des évènements sur le territoire départemental ou national
Horaires variables en fonction des évènements
Travail régulier le soir et le week-end
Temps de travail et avantages :
Trois organisations de temps de travail proposées à temps complet : 41.25h/semaine (60 jours de repos annuels) ou 39h/semaine (48 jours de repos annuels)ou 37,5h/semaine (40 jours de repos annuels).
Participation restauration collective
Participation au transport (75%)
Participation mutuelle, prévoyance
Prestation sociales, crèche (chèques vacances...)
Prime de 815,91EUR net versée en mai et en novembre (x2) (calculé au prorata en fonction de votre arrivée)
Processus de recrutement :
Fin de publication le 16/10/2024
Analyse et présélection des candidatures à partir du 17/10/2024
Convocation à l'entretien de recrutement à partir du 28/10/2024
Jury de recrutement aux alentours du 04/11/2024
Date de prise de poste à partir du 01/01/2025
Modalités de recrutement : Contractuel ou titulaire
Autres :
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative / diplômes / attestation et liste d'aptitude concours /attestation RQTH ...)) doivent être transmises en PDF.
Profils recherchés
Profil recherché
Profil attendu :
Bac +4/5 en communication et évènementiel
Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Technologies de l'information, de la communication et du multimédia
Méthodologie de conduite de projet
Réglementation des établissements recevant du public (ERP)
Techniques d'organisation et de planification
Consignes et procédures de sécurité en vigueur
Savoir-faire :
Concevoir et gérer une action de communication (évènement)
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Coordonner l'ensemble des activités développées dans le cadre d'un projet
Anticiper les dysfonctionnements et réagir rapidement en cas d'imprévu
Concevoir et mettre en oeuvre des tableaux de bord et indicateurs d'évaluation et de suivi
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire
Savoir-être :
Organisation, travail en équipe
Relationnel, curiosité
Créativité, réactivité
Force de proposition
Profil attendu :
Bac +4/5 en communication et évènementiel
Savoirs :
Environnement administratif, institutionnel et politique
Technologies de l'information, de la communication et du multimédia
Méthodologie de conduite de projet
Réglementation des établissements recevant du public (ERP)
Techniques d'organisation et de planification
Consignes et procédures de sécurité en vigueur
Savoir-faire :
Concevoir et gérer une action de communication (évènement)
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Coordonner l'ensemble des activités développées dans le cadre d'un projet
Anticiper les dysfonctionnements et réagir rapidement en cas d'imprévu
Concevoir et mettre en oeuvre des tableaux de bord et indicateurs d'évaluation et de suivi
Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire
Savoir-être :
Organisation, travail en équipe
Relationnel, curiosité
Créativité, réactivité
Force de proposition
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333231
Informations complémentaires
Les candidatures (toutes les pièces composant votre dossier de candidature lettre de motivation + CV + pièces justificatives de votre statut (arrêté de position administrative ou copie du diplôme le plus élevé / attestation et liste d’aptitude concours /attestation RQTH …)) doivent être transmises en PDF.
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (24-0325)
Merci de rappeler la référence de la vacance d’emploi selon le format publié (24-0325)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.