Assistant.e de Direction
Offre n° O031240822001065
Publiée le 22/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place alex raymond, Colomiers (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
22/09/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
LA VILLE DE COLOMIERS (40 627 habitants)
RECHERCHE EN INTERNE/EXTERNE
UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION
CDD DE 6 MOIS
Située à l'ouest de Toulouse, à 10 minutes de la capitale régionale et de l'Aéroport International de Toulouse-Blagnac, Colomiers bénéficie d'une situation géographique déterminante et de la proximité du plus important pôle économique et industriel de la métropole toulousaine.
Animée par un projet environnemental ambitieux et avec l’arrivée prochaine de deux stations de métro, la ville recherche un.e assistante.e de direction pour sa Direction Générale.
Collaborateur.rice direct.e du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe des Services, il.elle est chargé.e d’assurer leur secrétariat et de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de la Direction Générale afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Il.elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité. Il.elle évolue au sein d’un périmètre certifié Qualivilles et contribue, dans le cadre de ses missions, à la tenue des différents engagements du référentiel.
RECHERCHE EN INTERNE/EXTERNE
UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION
CDD DE 6 MOIS
Située à l'ouest de Toulouse, à 10 minutes de la capitale régionale et de l'Aéroport International de Toulouse-Blagnac, Colomiers bénéficie d'une situation géographique déterminante et de la proximité du plus important pôle économique et industriel de la métropole toulousaine.
Animée par un projet environnemental ambitieux et avec l’arrivée prochaine de deux stations de métro, la ville recherche un.e assistante.e de direction pour sa Direction Générale.
Collaborateur.rice direct.e du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe des Services, il.elle est chargé.e d’assurer leur secrétariat et de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de la Direction Générale afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Il.elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité. Il.elle évolue au sein d’un périmètre certifié Qualivilles et contribue, dans le cadre de ses missions, à la tenue des différents engagements du référentiel.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels téléphoniques
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs, agents, élus et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Organisation et planification de l’activité
• Organiser et planifier les réunions
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Préparer les outils nécessaires aux réunions avec les partenaires ou les élus
• Gérer les parapheurs et le courrier
• Gérer le fond documentaire nécessaire à l’information du pôle
• Répartir les documents auprès des membres du pôle et auprès des autres pôles et institutions
• Planifier et organiser l’agenda du responsable, des responsables adjoints (réservation de salle, de véhicule, invitations)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers émanant de la Direction
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Rédiger des bordereaux d’envoi
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Préparer les dossiers et supports de réunions
• Gérer les synthèses de réunion sur la base de prises de notes (mise en forme, enregistrement, envoi)
Tri, classement et archivage de documents
• Classer, trier, organiser les documents internes
• Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
• Réceptionner le courrier, le trier, le classer par ordre de priorité afin de le présenter à sa direction
Gestion Pool véhicules
Gestion du courrier
• Gestion et suivi des dossiers réclamations dans le cadre du label QualivilleS
• Lecture et diffusion quotidiennes de l’ensemble du courrier Mairie avec la maitrise des circuits et des procédures administratives
• Réceptionner les appels téléphoniques
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Renseigner les interlocuteurs, agents, élus et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Organisation et planification de l’activité
• Organiser et planifier les réunions
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Préparer les outils nécessaires aux réunions avec les partenaires ou les élus
• Gérer les parapheurs et le courrier
• Gérer le fond documentaire nécessaire à l’information du pôle
• Répartir les documents auprès des membres du pôle et auprès des autres pôles et institutions
• Planifier et organiser l’agenda du responsable, des responsables adjoints (réservation de salle, de véhicule, invitations)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers émanant de la Direction
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Rédiger des bordereaux d’envoi
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Préparer les dossiers et supports de réunions
• Gérer les synthèses de réunion sur la base de prises de notes (mise en forme, enregistrement, envoi)
Tri, classement et archivage de documents
• Classer, trier, organiser les documents internes
• Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
• Réceptionner le courrier, le trier, le classer par ordre de priorité afin de le présenter à sa direction
Gestion Pool véhicules
Gestion du courrier
• Gestion et suivi des dossiers réclamations dans le cadre du label QualivilleS
• Lecture et diffusion quotidiennes de l’ensemble du courrier Mairie avec la maitrise des circuits et des procédures administratives
Profils recherchés
Baccalauréat dans le domaine administratif ou secrétariat et expérience significative
• Compétences attendues :
o Connaissance des procédures administratives
o Connaissance des règles d’expression orale et écrite
o Connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
o Technique de veille réglementaire et juridique
o Maîtrise de l’outil informatique
• Savoir-être attendus :
o Sens de l’organisation, de la planification du travail
o Sens de l’écoute et discrétion professionnelle
o Sens du travail en équipe
o Adaptabilité et disponibilité
o Force de proposition
• Compétences attendues :
o Connaissance des procédures administratives
o Connaissance des règles d’expression orale et écrite
o Connaissance des règles de grammaire et d’orthographe
o Technique de veille réglementaire et juridique
o Maîtrise de l’outil informatique
• Savoir-être attendus :
o Sens de l’organisation, de la planification du travail
o Sens de l’écoute et discrétion professionnelle
o Sens du travail en équipe
o Adaptabilité et disponibilité
o Force de proposition
Contact et modalités de candidature
Contact
0561152395
Informations complémentaires
• Contrat à durée déterminée d’une durée de 6 mois
• Poste à pourvoir dès que possible
• Lieu de travail : Hôtel de Ville, 1 place Alex Raymond, Colomiers
• Temps complet : 37h30 hebdomadaire (15 jours de RTT)
• Rémunération : statutaire + RIFSEEP
• Participation employeur garantie maintien de salaire
• Accès à un restaurant administratif (participation employeur)
• Transport : remboursement à 75% du titre de transport
CANDIDATURE
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame PETIT Sabrina responsable de service parcours professionnels au 05.61.15.23.95 ou sabrina.petit@mairie-colomiers.fr
Vous voudrez bien adresser un CV, une lettre de motivation ainsi que votre dernier arrêté de carrière le cas échéant à l’attention de Mme Le Maire de la Ville de Colomiers.
Par courrier : 1 place Alex-Raymond – BP 30330 – 31776 COLOMIERS Cedex
Par mail : drh-parcourspro@mairie-colomiers.fr
Dans le cadre de sa charte d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la Ville de Colomiers a signé une convention avec le fonds d’insertion des personnes en situation de handicap afin de favoriser le maintien dans l’emploi et le recrutement.
• Poste à pourvoir dès que possible
• Lieu de travail : Hôtel de Ville, 1 place Alex Raymond, Colomiers
• Temps complet : 37h30 hebdomadaire (15 jours de RTT)
• Rémunération : statutaire + RIFSEEP
• Participation employeur garantie maintien de salaire
• Accès à un restaurant administratif (participation employeur)
• Transport : remboursement à 75% du titre de transport
CANDIDATURE
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame PETIT Sabrina responsable de service parcours professionnels au 05.61.15.23.95 ou sabrina.petit@mairie-colomiers.fr
Vous voudrez bien adresser un CV, une lettre de motivation ainsi que votre dernier arrêté de carrière le cas échéant à l’attention de Mme Le Maire de la Ville de Colomiers.
Par courrier : 1 place Alex-Raymond – BP 30330 – 31776 COLOMIERS Cedex
Par mail : drh-parcourspro@mairie-colomiers.fr
Dans le cadre de sa charte d’accueil et d’intégration des travailleurs handicapés, la Ville de Colomiers a signé une convention avec le fonds d’insertion des personnes en situation de handicap afin de favoriser le maintien dans l’emploi et le recrutement.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.