La ville de Rieumes (Haute-Garonne)
3 616 habitants

Membre de la Communauté de Communes Cœur de Garonne
Recrute par voie statutaire

AGENT ADMINISTRATIF POLYVALENT EN CHARGE DE L'ETAT CIVIL
ET DES ELECTIONS (H/F)

Cadre d'emploi des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux

Sous l'autorité de Madame le Maire et la responsabilité de la Directrice Générale des Services
vous serez chargé (e) des missions suivantes :

Missions principales :

Courrier :
Gestion du courrier arrivé et du courrier départ
Gestion des mails

Etat-Civil : logiciel EGRC
Enregistrement des actes d'état-civil : mariage, décès, transcription de décès, reconnaissance, naissance, changement de nom, changement de prénom, PACS.
Préparations des dossiers associés à ces actes.
Etablissement des actes enregistrés à Rieumes à la demande des notaires et autres : Naissance, mariage, décès.
Mise à jour des actes s d'avis de mentions : mariage, PACS, décès, divorce...
Certification de signatures, délivrance des certificats de vie, certification conforme de documents destinés à l'étranger.
Lien avec les organismes de pompes-funèbres lors de l'enregistrement des décès

Elections : logiciel EGRC
Inscriptions et radiations, gestion des listes électorales
Préparation de toutes les élections : préparation administrative en amont, mise en place des bureaux de vote.

Recensement des jeunes de la commune à partir de 16 ans
Délivrance et enregistrement des attestations d'accueil
Jury d'assises (1 fois par an) : tirage au sort des jurés

Fonctions de secrétariat :
Préparation de courriers divers
Conseil municipal : envoi des délibérations à la légalisation en dématérialisé, préparation du registre, transmission des délibérations aux différentes administrations
Transmission à la dématérialisation des arrêtés et des décisions
Enregistrement des délibérations, des PV du conseil municipal, des arrêtés et des décisions sur le logiciel Berger-Levrault pour la mise en ligne sur le site de la Mairie.
Préparation de la liste des colis des ainés
En l'absence d'agent du CCAS, gestion des dossiers d'aide sociale et de certains courriers

Secrétariat du Maire :
Gestion de l'agenda du Maire


Marché de plein vent
En relation avec la conseillère municipale en charge du commerce et du marché de plein vent, gestion
des demandes d'emplacement (courriers) et préparation des réunions de la commission marché.

Fête locale
Courriers relatifs aux demandes d'emplacement des forains.

Missions secondaires :
Remplacement ou renfort à l'accueil de la mairie en cas d'absence des agents ou des nécessités de service.

Régisseur de recettes :
Encaissement des droits de place, des abonnements médiathèque, des droits d'entrée piscine municipale en été, en suppléance de l'agent comptable

Connaissances des différents domaines d'activité du service (procédures relatives aux élections, à l'état-civil, recensement militaire et de la population, funéraire...)
Aptitude à l'écoute, à l'analyse et à la reformulation des demandes des administrés
Savoir gérer le stress et les cas difficiles avec diplomatie et neutralité
Être ponctuel, disponible et garant d'une confidentialité totale des données
Bonnes connaissances de l'outil informatique et des logiciels dédiés
Sens du service public
Rigueur et organisation du travail
Savoir appliquer les cadres réglementaires et juridiques liés au poste
Présence et participation aux journées électorales et aux mariages

Qualités requises
Connaissances de la règlementation des différents domaines d'activité
Connaissance des logiciels métier
Aptitudes au maniement de l'outil informatique

Renseignements liés au poste

Durée hebdomadaire de travail : 37 heures (RTT)
Rémunération : statutaire + RIFSEEP + CNAS + participation mutuelle et prévoyance